SharePoint の活用方法


  1. SharePoint におけるさまざまな活用場面
  2. 例1 : InfoPath と Forms Services を使ったデータベース連携
  3. 例2 : Excel と Excel Services を使ったデータベース連携 
  4. こんにちは。

    昨日、実際に業務適用を検討されている皆さんと SharePoint の勉強会を実施し、当方からは SharePoint を使用したさまざまな活用シーンや、実際の設定方法などいくつかをご紹介させて頂きました。

    ここでは、その中でご紹介した、データベース上のデータと組み合わせた業務活用の一例を記載しようと思いますが、その前に、まずは補足として、SharePoint そのものの活用シナリオについて本投稿で記載しておきましょう。(皆さんはどのようにお使いでしょうか ? 今回ご紹介する使用方法以外にも、さまざまな観点で活用が行われています)
    無論、これが「すべて」ではありません、、、

    お馴染み、ファイルデータの管理

    まずは、皆さんご存じ (今さらですが) バイナリファイルの管理DBとしての役割です。SharePoint では、登録したファイル、カスタマイズしたページなどは、SQL Server 上に一元管理されるため、アプリケーションサーバーの負荷分散、データベースのクラスタ構成やバックアップなどの管理性を考慮したシステムレイヤ分割が可能です。(下図)

    こうしたシステムをベースに、ユーザーレイヤも意識したいくつかのツールや仕組みが提供されています。例えばバックアップでは、サーバー管理者/IT Pro によるサーバー環境のバックアップ/復元 (大規模向けには DPM、中小規模は SharePoint の管理コマンド) と、現場の各サイトなどの管理者向けには SharePoint Designer を使用したサイトレベルのバックアップ/復元の機能が提供されているといった具合です。

    内部統制、ECM、、、 "きちんと" 管理

    ファイルなどが保管庫に管理されているということは、 当然これらの『管理』についても豊富な機能を提供できます。

    例えば、「情報管理ポリシー」と呼ばれるものを設定することで、ドキュメントの作成・変更などがあった場合のログの記録 (監査) や、監査項目の設定 (どのタイミングを監査するか) といった設定が可能です。つまり、勝手な閲覧や削除はすべて管理されています。ドキュメントの有効期限なども設定できます。これらは、「コンテンツタイプ」と呼ばれるドキュメントの「型」に相当するものを定義して、使用するテンプレートや情報管理ポリシーなどのコンテンツポリシーをまとめて管理、階層化することもできます。
    また、RMS (Rights Management Services) と連携させて、フォルダ (ドキュメントライブラリ) 単位の IRM (Information Rights Management) の管理を設定し、閲覧、編集、印刷などを細かく制御することができます。

    さらに、レコード管理 と呼ばれる仕組みを使用することで、仕掛中のドキュメントと完成済みの管理ドキュメントを分割管理することができます。(タイマーによる定期的な収集のための仕組みも持っています)

    コンテンツ管理システム (CMS) としての SharePoint

    Microsoft Office SharePoint Server 2007 では、かつての Microsoft Content Management Server の仕組みが「発行インフラストラクチャー」という機能 (フィーチャー) として統合されています。

    例えば、文中の固有名詞やリンク先などを HTMLやプレーンテキストとして統合管理することで、ページの本文はこの管理された情報とリンクした形で構成することができます (一箇所を修正すれば、その情報を参照しているすべてのページが変更されます)。
    ページの作成も、ロゴの掲載、本文の配置位置など、「ページレイアウト」と呼ばれるテンプレートをベースとしたオーサリング (例:「社内お知らせページ」の標準テンプレート、など) が可能で、ページレイアウトの独自開発も可能です。
    無論、各ページの外観の統一的な管理や、こうした外観の自作も可能です。

    CMS のもう 1 つの側面であるオーサリング業務の管理機能も勿論提供されています。発行機能を使用すると、現場で作成されたページの承認依頼や、承認/スケジューリングによる公開作業 (それまでは未公開とする) などが可能です。

    「たかが情報共有 . . .」と思われるかもしれませんが、情報公開を専門とするような部門では、こうしたプロフェッショナルオーサリング業務で必要とされる機能を活用して情報の整理/管理/統合が可能です。

    サイトコレクションの「発行インフラストラクチャー」の機能を有効にし (デフォルトでは無効になっています)、利用サイトで「発行機能」の機能を有効にすることで利用できます。

    コラボレーション、インテリジェンス、EUC、、、

    使い慣れた Office 製品のほとんどと連携して、情報収集やビジネスインテリジェンスの仕組みをエンドユーザーが Non コードで構築することができます。より複雑なものについては、プロフェッショナル開発者がコンポーネントを構築し、エンドユーザーはそれと組み合わせて利用することもできます。 

    こちらは、以前の Post でもご紹介していますので、同じ説明は省略しましょう、、、

    今回ご紹介しようとしているサンプル (上記) は、まさにこの利用シナリオになります。

    強力なエンタープライズ検索

    検索機能は「おまけの機能」ではありません。この目的だけで使用しているユーザーも居ます。

    Microsoft Office SharePoint Server 2007、もしくは Microsoft Search Server 2008 では、単なるサイト検索を超えた強力な機能を持っています。
    リモートの SharePoint サイト、共有ファイル、Exchange パブリックフォルダ、Lotus Notes データベースなどの企業に散在するコンテンツソースのインデックス収集を統合的におこない、全社の統合検索ポータルを提供することができます。このポータルでは、カスタムな検索ページの作成、検索専用サイトの提供が可能です。また、プロトコルハンドラー、IFilter を追加で組み込んで、検索対象を追加することも可能です (例:Lotus Notes データベースや Documentum を検索する、One Note や PDF を対象に含める、など)。
    さらに、独自のスコープ、独自の管理プロパティを使って企業独自の視点で対象を絞り込んだり、インターネット検索サイトなどと統合したフェデレーションを構成することも可能です。
    閲覧情報はセキュリティトリマーで ”適切な人に適切な情報を” 表示させることができます。

    さらに、Microsoft Office SharePoint Server 2007 を使用すると、検索対象に企業内のリレーショナルデータベースや Web サービスも追加することができます。また、Active Directory (AD)、LDAP と連携した「人」の検索や、RDB (独自なデータベース) と AD の情報を統合させて独自な「人のノウハウ」の情報を検索可能にするなど、よりエンタープライズ目的の検索体験の拡張が可能です。

    マイクロソフトでも社内のイントラ検索の仕組みとしてこの SharePoint によるエンタープライズ検索の機能を使用しています (多数の RDB も検索対象です。この内容は こちら でも紹介しています)。インデックスサーバー (クロールをおこなうサーバー) とクエリサーバー (エンドユーザーの要求した検索を処理するサーバー) は分離されており、クエリサーバーはロードバランス、データベースはクラスタなど、膨大なデータと大量のトランザクションを処理できるよう拡張可能です。

    無償版で試したい方は、構成などに制限がありますが、Microsoft Serach Server 2008 の Express Edition を使用することができます (ただし、Microsoft Serach Server 2008 では、リレーショナルデータベースとの統合、人の検索などはできません)。

    Community !

    Blog 専用サイト、Wiki 専用サイトを提供できます。これらは RSS 2.0  に準拠しているため、Outlook, Google Reader など、専用リーダーによる購読も可能です。
    ポスト、コメント、カテゴリごとなどの細かな権限設定や、承認設定による公開が可能で (スパム防止、Executive Note、など)、勿論、UIカスタマイズや、これらの情報のエンタープライズ検索との統合も対象となります。(CodePlex では、さらに便利な Blog 拡張、Wiki 拡張のモジュールなども提供されています。)
    例えば、どこの会社でも新人にとってきびしい 「社内専門用語」、「省略語」 の辞書みたいなものを Wikipedia のように従業員全員で作り上げていくこともできるでしょう。(マイクロソフト社内でも、こうした用語は遠慮なく飛び交っています . . .)

    さらに Microsoft Office SharePoint Server 2007 では、個人用サイト/仕事仲間Webパーツ(およびプレゼンス)や、上述した「人」の検索を組み合わせて、簡易な機能ではありますが、ソーシャルネットワーク的なサイトを構成することができます。

     

    SharePoint は、皆さんのニーズにあわせてさまざまな形で活用することができます。活用のコンセプトや実際の手順については、以下でも紹介されていますので、是非ご活用ください。

    http://www.microsoft.com/japan/sharepoint/scenario/default.mspx

    http://technet.microsoft.com/ja-jp/office/sharepointserver/cc952469.aspx

     

Comments (5)

  1. SharePoint におけるさまざまな活用場面 InfoPath と Form Services を使ったデータベース連携 Excel と Excel Services を使ったデータ表示 こんにちは。

  2. SharePoint におけるさまざまな活用場面 InfoPath と Forms Services を使ったデータベース連携 Excel と Excel Services を使ったデータベース連携 こんにちは。

  3. こんにちは。 NHK の番組のようなタイトルになってしまいましたので、NHK の解説風味で進めていきたいと思います。 最近は、 IT Pro エバンジェリスト 奥主 が開発系の話をよく書いてくれるので、私もたまには、管理系の話をしたいと思います。(03/13

  4. こんにちは。 例えば、教育現場などでお仕事をされている方にとっては、教育システムなどの情報システムは「道具」であり、かかりっきりでのソフトウェア開発! 度重なる受託開発! とは行かないでしょう。 教育現場に限りませんが、こうした生の現場では、エンドユーザーによるフォーム作成が可能な

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