Dynamics AX 2012 – Estrategia de 2 asientos para Distribuciones de Compras


Hola a todos,

Desde el lanzamiento de Microsoft Dynamics AX 2012, hemos recibido varias incidencias preguntandonos acerca de las nuevas transacciones que se generan automáticamente en los asientos contables cuando se registran los Pedidos de Compra. Debido a que estas nuevas transacciones aparecen con las cuentas de Costes de bienes vendidos (en la configuración pre-establecida en las empresas demo), surgian dudas acerca del motivo de estas nuevas transacciones. Este comportamiento se debe  una funcionalidad implementada en AX 2012, la Estrategia de dos asientos para Distribuciones de Compras. Aquí encontrareis la explicación funcional de esta nueva funcionalidad y los motivos de su implementación:

Estrategia de 2 asientos para Distribuciones de Compras

Esta estrategia de dos asientos para distribuciones de compras se ha creado por la limitación de la funcionalidad de Distribuciones, solo para compras no abastecidas (no en stock). Esto quiere decir que cuando los costes adicionales se añadían a artículos de coste estándar inventariados, no era posible representar cualquier desviación sin una re-escritura completa de los registros de InventTrans. Para buscar una alternativa a este escenario, se ha desarrollado esta estrategia de dos asientos. Se crearán nuevos registros contables adicionales a la nueva cuenta de contabilización: Gasto de Compra para Producto (para el importe que va a ser facturado dicho pedido). La desviación puede ser tratada en un asiento aparte y considerada para ello. Este enfoque significa que cuando un artículo en stock es facturado en Microsoft Dynamics AX 2012, se generará un asiento adicional.

CONFIGURACIÓN 

Se requerirá la configuración de dos nuevos perfiles de contabilización, Gasto de Compra para el Producto (Purchase expenditure for product) y Gasto de compra, no facturado (Purchase expenditure, uninvoiced). El segundo de estos perfiles de contabilización solo se usa cuando la compra es un realiza la recepción de producto. Estas cuentas necesitan ser configuradas para procesar todos los artículos en stock independientemente de si utilizan coste estándar o no. El Gasto de Compra para Producto se utiliza para el registro de la factura, mientras que el Gasto de compra, no facturado se utiliza para el registro de la recepción de artículo. Si no se configuran correctamente estas cuentas, el usuario recibirá un error cuando intente registrar la factura y/o la recepción del artículo.

 

Figura 1 - Gestión del inventario y almacenes > Configuración > Registro > Registro

El propósito de estas nuevas cuentas de contabilización es permitir a Microsoft Dynamics AX escribir un registro contable para el valor completo de la compra, sin ninguna desviación, y así permitir el manejo de las desviaciones en un asiento separado. Esta nueva cuenta de contabilización registra temporalmente el coste en una cuenta de control y entonces mueve dicho coste a una cuenta contable para el artículo. De manera efectiva, en InventTrans se hace un apunte en el Haber de la cuenta de Gasto de Compra para Producto y se realiza un apunte en el Debe para la cuenta de Recepción de inventario. En un escenario complejo, donde se compra un artículo de coste estándar con una desviación del coste estándar, y el artículo es primero recepcionado y posteriormente facturado, se generarán un gran número de transacciones. En un escenario más simple, no todas las cuentas serán utilizadas. En el escenario que encontramos abajo, sin impuestos o ningún tipo de costes adicionales o descuentos, se generarán las siguientes transacciones de diario. Se han remarcado las nuevas transacciones contables para Microsoft Dynamics AX 2012:

Cuentas contables usadas para la recepción:

Asiento 1

DEBE Gasto de compra, no facturado - para el importe completo del pedido de compra

HABER Acumulación de compras - para el   importe completo del pedido de compra

 

EFECTO: Crea pasivo para los bienes recibidos no facturados (compensado debido a el Gasto de compra, no facturado)

 

Asiento 2

DEBE Desviación en el precio de compra - para el importe de la desviación

DEBE Existencias producto terminado - para el importe del coste estándar

HABER Gasto de compra, no facturado - para el importe completo del pedido de compra

 

EFECTO: Creación de un incremento en el valor de los bienes recibidos y registra la desviación del coste estándar (compensado por Gasto de compra, no facturado)

 

EFECTO NETO DE LOS 2 ASIENTOS:

HABER para la cuenta de Acumulación de compra (GRNI)

DEBE para la cuenta de Existencias de producto terminado

DEBE para la cuenta de Desviación en el precio de compra (PPV)

 

Cuentas usadas para la factura:

Asiento 1

HABER Gasto de compra, no facturado - para el importe completo del pedido de compra

DEBE Acumulación de compras - para el importe completo del pedido de compra  

 

EFECTO: Compensado el primer asiento de la Recepción de producto

 

Asiento 2

DEBE Gasto de Compra para Producto - para el importe completo del pedido de compra

HABER Saldo del proveedor - para el importe completo del pedido de compra

 

EFECTO: Crea el registro del Gasto de Compra para Producto y genera el pasivo para el proveedor.

 

Asiento 3

HABER Recepción de producto - para el importe del coste estándar 

DEBE Gasto de compra, no facturado - para el importe completo del pedido de compra

DEBE Compras, Recepción del inventario - para el importe del coste estándar 

HABER Gasto de Compra para Producto - para el importe completo del pedido de compra

 

EFECTO: Crea un incremento en el valor del inventario y una desviación del coste estándar y compensa la recepción del producto

 

EFECTO NETO EN LOS 3 ASIENTOS

DEBE a la cuenta de Provisiones de compra (GRNI).

HABER a la cuenta de Saldo del proveedor.

HABER a la cuenta de Recepción de producto.

DEBE a la cuenta de Inventario.

NOTA: El efecto global permanece que el valor del inventario es incrementado y cualquier desviación es registrada y al mismo tiempo se crea el pasivo para pagar al proveedor.

Para entender la estrategia de dos asientos, es bastante útil ver más ejemplos, ya que en escenarios complejos es donde mayor número de cuentas son usadas, sin embargo hay situaciones donde se requieren menos entradas de diario.

He aquí varios ejemplos (simples y algo más complejos):

Compra de un artículo de coste estándar sin desviación o Compra de un artículo FIFO - Factura

 

Asiento 1

606300 - DEBE Gasto de Compra para Producto

211100 - HABER Saldo del proveedor

 

Asiento 2

140820 - DEBE Compras, recepción del inventario

606300 - HABER Gasto de Compra para Producto 

Compra de un artículo de coste estándar con desviación - Factura

Asiento 1

606300 - DEBE Gasto de Compra para Producto

211100 - HABER Saldo del proveedor

 

Asiento 2

510310 - DEBE Desviación del precio de compra

140820 - DEBE Compras, recepción del inventario

606300 - HABER Gasto de Compra para Producto

Compra de un artículo FIFO con Recepción de producto y Factura:

Asientos de la recepción de producto


 

Asiento 1

211250 - DEBE Gasto de compra, no facturado

150690 - HABER Acumulación de compras

 

Asiento 2

142100 - DEBE Recepción de producto

211250 - HABER Gasto de compra, no facturado

 

Asientos de factura

Asiento 1

211250 - HABER Gasto de compra, no facturado

150690 - DEBE Acumulación de compras

 

Asiento 2

606300 - DEBE Gasto de Compra para Producto

211100 - HABER Saldo de proveedor

 

Asiento 3

142100 - HABER Recepción de producto

211250 - DEBE Gasto de compra, no facturado

140820 - DEBE Compras, recepción del inventario

606300 - HABER Gasto de Compra para Producto

 

Compra de artículo de coste estándar con desviación, con Recepción de producto y Factura

 Asientos de la recepción de producto


 

Asiento 1

211250 - DEBE Gasto de compra, no facturado

150690 - HABER Acumulación de compras

 

Asiento 2

510310 - DEBE Desviación de precio de compra

142100 - DEBE Recepción de producto

211250 - HABER Gasto de compra, no facturado

 

Asientos de factura

Asiento 1

211250 - HABER Gasto de compra, no facturado

150690 - DEBE Acumulación de compras

 

Asiento 2

606300 - DEBE Gasto de Compra para Producto

211100 - HABER Saldo del proveedor

 

Asiento 3

142100 - HABER Recepción de producto

211250 - DEBE Gasto de compra, no facturado

140820 - DEBE Compras, recepción del inventario

606300 - HABER Gasto de Compra para Producto 

Conclusión

Cualquiera que sea el escenario usado, el efecto neto seguirá siendo el mismo: El valor del inventario se incrementara (para una compra "normal") y donde el artículo de coste estándar esté siendo utilizado, si existe una desviación, ésta será registrada en la cuenta PPV, y el pasivo para pagar al proveedor será generado en la cuenta de saldo del proveedor. Las nuevas cuentas Gasto de Compra para Producto y Gasto de compra, no facturado simplemente hacen posible el proceso en Microsoft Dynamics AX 2009 en conjunción con la nueva funcionalidad del subdiario de contabilidad.

 

Como nota final acerca de esta funcionalidad, simplmente informar que no hay ningún control sobre la activación o no de la misma. No se puede acceder a ningún parametro de sistema que permita habilitarla o deshabilitarla, de ahí que consideráramos importante el explicar de una manera clara como funciona y el motivo de su implementación. Espero que esta información os sea de utilidad,

Un cordial saludo,

Antonio

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