Workflow en AX2012

Workflow es una de las grandes novedades de AX2012. Algunas de las mejoras que podemos ver son las siguientes:

Instalación más sencilla y mejor rendimiento

Los componentes del servidor de workflow no tienen que ser instalados en un servidor web que se está ejecutando en Internet Information Services (IIS), son instalados automáticamente cuando instalas Dynamics AX Application Object Server (AOS). Por este motivo se ejecutarán con mayor rapidez que en versiones anteriores.

Informes de análisis de rendimiento

Microsoft Dynamics AX2012 incluye un cubo OLAP para workflow. Utilizando este cubo, podemos generar informes que muestran el funcionamiento de un workflow. De este modo, nos será más fácil identificar cuellos de botella en el proceso. También podemos determinar si éste está añadiendo eficiencia al proceso de negocio, y compara el workflow automatizado con el proceso manual que el workflow está reemplazando. El análisis está enfocado en la cantidad de trabajo realizado por el workflow y el tiempo requerido para realizar la tarea que compone el workflow. Utilizando estos informes puedes modificar tus workflows y mejorar su rendimiento.

Historia del workflow

En AX2012 podemos ver la historia y estado de un workflow activo o completado, así como de sus elementos. Este historial incluye información sobre las nuevas funcionalidades incluidas en AX2012, tales como controles de flujo, tareas automatizadas, flujos de trabajo de artículos, y colas de elementos de trabajo. Además esta información estará disponible desde el cliente de AX y desde el Enterprise portal.

Más gráficos y fáciles de configurar

La interface del formulario de workflow es una interface gráfica (GUI) que se utiliza para configurar Microsoft Dynamics workflow seleccionando (arrastrando y soltando), conectando y configurando elementos en un área de diseño. El formulario de creación de workflows está compuesto por 4 partes principalmente:

A.- La parte superior donde tenemos todas las opciones disponibles para trabajar con los nuevos elementos disponibles.

B.- La parte izquierda donde podemos ver todos los elementos disponibles para configurar los workflows y que podemos combinar de infinitas maneras para conseguir los resultados esperados.

C.- El área de trabajo o área de diseño del workflow que es el área en la que combinaremos y conectaremos los elementos y configuramos sus propiedades.

D.- En la parte inferior derecha tenemos un grupo de herramientas de visualización que nos permite ver el diseño del workflow de diferentes maneras y nos da la opción de que AX nos proponga automáticamente conexiones entre los elementos, facilitando de este modo incluso esta tarea.

Más flexibles

Con la nueva estructura de elementos podemos hacer workflows tan complejos como queramos sin una estructura básica fija que representen exactamente el modelo de proceso de negocio que queremos automatizar. Los tipos de elementos que podemos encontrar en las diferentes plantillas de workflow y que combinándolos nos ayudaran a dirigir el flujo de aprobación/tareas de acuerdo a nuestras necesidades son los siguientes:

A.- Aprobaciones: el flujo y opciones de aprobación sólo aparecerán si incluimos este elemento en nuestro workflow. Las aprobaciones contienen como mínimo un paso y su configuración es muy similar a la existente en AX2009 pero con una interface más intuitiva

B.- Controles de Flujo:

a.- Actividad paralela: Nos permitirá crear dos o más workflow que se ejecutarán al mismo tiempo y de forma paralela

b.- Decisión condicional: Podemos establecer condiciones que dependiendo de que la transacción involucrada en el workflow las cumpla o no harán que automáticamente el proceso siga por un camino u otro

c.- Decisión condicional: Podemos establecer condiciones que dependiendo de la decisión que tome/n el/los usuario/s asignado/s hará que el proceso siga por un camino u otro.

d.- Subflujo de trabajo. Esta funcionalidad ya existía en AX2009 y nos permite incluir un workflow dentro de otro.

C.- Flujos de trabajo de artículos: Este elemento nos permite ejecutar workflows a nivel de líneas.

D.- Tareas: Las tareas permiten asignar tareas (no de aprobación) a otros usuarios, son similares a las aprobaciones pero no contienen pasos y contienen diferentes opciones.

E.- Tareas automatizadas: Son tareas que AX hará automáticamente. Estas tareas son muy limitadas y se ejecutan siempre y cuando la transacción cumpla las condiciones necesarias para que la tarea sea ejecutada. Por ejemplo, ahora es posible registrar automáticamente facturas una vez ha sido aprobada o ha pasado por ciertas revisiones, pero para ello tiene que tener toda la información obligatoria.

Disponibles por defecto en más formularios

Los workflows ahora están disponibles en formularios tales como facturas (a nivel documento y línea), pedidos de compras (a nivel documento y línea), nuevo proceso de solicitud de proveedores, facturas de servicios, facturas recurrentes, presupuestos, activos fijos, catálogos, notificaciones, presupuestos de proyectos… y más.

Además algunos workflows podrán estar disponibles en todas las organizaciones (Workflow types)

Notificaciones

Las notificaciones pueden ser enviadas cuando sucedan los eventos relacionados con el workflow. Se han realizado las siguientes mejoras en el sistema de notificación:

· Notificaciones por workflow – En AX2012 podemos definir plantillas específicas para cada workflow que se utilizarán para el envío de notificaciones. De este modo podemos personalizar el texto en función del propósito de cada workflow.

· Agrupación de notificaciones – En Microsoft Dynamics AX 2012, como ya hemos dicho podemos crear workflow para cada una de las líneas de un documento (factura, pedido de compra,…). Esto puede hacer que la cantidad de notificaciones recibidas incremente sustancialmente, por lo que en AX2012 tenemos la posibilidad de agrupar las notificaciones de los workflows correspondientes a líneas en una sola notificación.

Para más información puedes acceder a https://technet.microsoft.com/en-us/library/gg751343.aspx

Natalia Ferandez de la Garma
Microsoft Dynamics AX 2012 Escalation Engineer III