Módulo de gestión de gastos: Anticipos

El módulo de gestión de gastos, es uno de los más desconocidos en España, o al menos de los menos utilizados. Este módulo se añadió a AX2009 y posiblemente por haber sido incluido hace relativamente poco tiene ciertas limitaciones que hay que tener en cuenta aunque su utilidad y su relevancia en otros países europeos es clara. 

En este artículo vamos a hablar de la gestión y contabilización de los anticipo ya que no es tan intuitiva como se puede esperar especialmente en ciertos procesos de negocios. 

Existen dos formas de anticipos:

1.- Pago del anticipo a través de cheque o depósito. Según el cual el anticipo se contabiliza a una cuenta contable de anticipos.

2.- Pago directo en efectivo dese el módulo de gestión de gastos. 

Debido a las limitaciones tiempo y recursos, hubo que decidir implementar sólo una de estas dos opciones. Para tomar esta decisión se recurrió a análisis de mercado que concluyeron que la mayoría de los clientes registraban las entregas de efectivo a través del módulo de proveedores, por lo que se decidió implementar el primer escenario y dejar el segundo como un escenario no soportado. La razón principal por la que los clientes prefieren utilizar una cuenta contable de liquidación como medio de gestión de los anticipos es porque la mayoría lleva la gestión de pagos desde el módulo de proveedores y clientes, que es el procedimiento estándar para el resto de pagos y cobros. Esto no ha cambiado en AX2012 

A continuación vamos a mostrar un ejemplo paso a paso de este proceso:

EXPLICACIÓN DEL ESCENARIO DE NEGOCIO

Un empleado solicita un anticipo de 2000 euros para una comida de negocios con todos sus socios, el cual es aprobado y contabilizado

A continuación la compañía hace efectivo el anticipo y se lo paga al empleado

El empleado devuelve 500 euros ya que estima que no va a necesitar esta cantidad (la devolución también podría tener lugar al final del proceso). La solicitud de devolución es registrada, aprobada y contabilizada.

A continuación la compañía hace efectivo el anticipo y se lo paga al empleado

La comida tiene lugar y tiene un coste 1750€ . El empleado registra la hoja de gastos que es aprobada y contabilizada. La contabilización de los gastos se divide en dos:

-1500 tiene como contrapartida el anticipo restante (2000 anticipo -500 devolución=1500)

- 250 tiene como contrapartida al proveedor asociado al empleado, ya que la empresa le debe ese dinero que ha pagado de su bolsillo

A continuación la compañía hace efectiva la deuda con el empleado 

CONFIGURACIÓN PREVIA NECESARIA PARA PODER CONSEGUIR LOS RESULTADOS ESPERADOS:

1.- Tipo de cuenta y cuenta que se tendrá en cuenta siempre que se contabilicen anticipos y los gastos/devoluciones en caso de que el tipo de cuenta de contrapartida del método de pago esté configurado como empleado (punto 3 de la configuración) Pasos 4, 5, 9, 10, 14 y 15.

Gestión de gastos> Configuración> Detalles del empleado> Pestaña configurar: Sección Gestión de gastos. Para este escenario selecciona al empleado para el que se va a gestionar el gasto> Pestaña configurar:

- Tipo de cuenta= Proveedor

-Cuenta = Cuenta de proveedor que se asociará a este empleado 

2.- Configuración de la cuenta contable que se utilizará en la contabilización de todo tipo de transacciones relacionadas con anticipos, determinada para cada una de las divisas Pasos 4, 9 y 14.

AX>Gestión de gastos> Configurar> Anticipos> Cuentas de Anticipo:

Nota: Aunque podemos seleccionar diferentes tipos de cuenta, se recomienda utilizar "contabilidad", ya que no todos están soportados

3.- Definición de cómo queremos que se liquiden los gastos asociados a cada método de pago definida en este módulo (no confundir con los métodos de pago de proveedores y clientes) Paso 14.

AX>Gestión de gastos> Configurar> Entradas de gastos> Métodos de pago. Los métodos de pago creados para poder desarrollar nuestro ejemplo son los siguientes:

- EMPL_CASH: Propietario del gasto=empleado, tipo de cuenta de contrapartida= empleado. Cuando registremos gastos con este tipo de método de pago se liquidarán con los anticipos pendientes de liquidar y si no con la cuenta o proveedor asociado al empleado

- ADVANCE: Propietario del gasto= Compañía; tipo de cuenta de contrapartida = empleado (cuenta contable, proveedor… asociado al empleado). Lo utilizaremos en la devolución del anticipo para que se realice con cargo a la cuenta del empleado y a abono a la cuenta contable de liquidación

Nota: No todos los tipos de contrapartida están soportados. Y no hay combinación que nos permita contabilizar directamente desde la gestión de gastos la salida del banco con cargo al proveedor

PASOS:

1.- Solicitud de anticipo. Enterprise portal> Servicios de empleado> Solicitar anticipos> Nuevo> Solicitud de anticipo: Importe solicitado= 2000> Aceptar> Enviar> Enviar

2.- Aprobación de anticipo. Enterprise portal> Servicios de empleado> Solicitar anticipos> Selecciona el anticipo solicitado> Acciones> Aprobar> Aprobar

3.- Transferencia a contabilidad. AX> Gestión de gatos> Detalles de anticipo> Pagar y transferir> Aceptar. Tomamos nota del diario registrado

4.- Contabilización del anticipo. Contabilidad general> Diarios> Diario general> Selección diario creado en el paso anterior> Líneas> Registrar> registrar. Contabilización:

- Registramos la deuda que tenemos con el empleado por la que debemos de pagarle el anticipo (mayor pasivo)

- Registramos el anticipo a una cuenta contable de anticipo a través de la cual gestionaremos estos movimientos (mayor activo)

>Registrar> registrar

5.- Contabilidad de los movimientos de tesorería generados por el anticipo cuando éste se hace efectivo a través del módulo de proveedores. Proveedores> Diarios> Pagos/Cobros> ctrl+N> Botón líneas:

- Cuenta = proveedor asociado al empleado

- Débito= 2.000 (Importe del anticipo)

- Tipo de Cuenta de contrapartida= Banco

- Cuenta= Banco

>Registrar> registrar

6.- Solicitud de devolución de anticipo. Enterprise portal> Servicios de empleado> Gestionar gastos> Nuevo> Nuevo informe de gastos> Añade la información necesaria en la cabecera> Aceptar> En la sección anticipos:

- Devolución= Sí

- Categoría de gastos= Return Cash

> Botón devolución:

- Método de pago= ADVANCE

- Importe de la transacción = 500

> Enviar> Enviar

7.- Aprobación de solicitud de devolución de anticipo. Enterprise portal> Servicios de empleado> Aprobar informes del gastos> Selecciona la devolución creada en el paso anterior> Acciones> Aprobar> Aprobar

8.- Transferencia a contabilidad de la devolución. AX> Gestión de gastos> Formularios comunes> Detalles de informes de gastos> Botón listo para transferencias> Transferir al diario> Transferir> Aceptar

>Toma nota del diario creado

9.- Contabilidad de la devolución. Contabilidad general> Diarios> Diario general> Selecciona el diario creado en el paso anterior> Líneas> Revisar> Registrar> Registrar. Contabilización:

- Registramos la deuda que tiene el proveedor asociado al empleado con la empresa (menor pasivo)

- Registramos la devolución del anticipo a la cuenta contable de anticipo (menor activo) a través de la cual gestionaremos estos movimientos

10.- Contabilidad de los movimientos de tesorería generado por la devolución del anticipo cuando éste se hace efectivo a través del módulo del proveedores. Proveedores> Diarios> Pagos/Cobros> ctrl+N> Botón líneas:

- Cuenta = proveedor asociado al empleado

- Crédito= 500 (Importe del anticipo)

- Tipo de Cuenta de contrapartida= Banco

- Cuenta= Banco

>Registrar> registrar

11.- Reporte de gastos. Enterprise portal> Servicios de empleado> Gestionar gastos> Nuevo> Nuevo informe de gastos> Añade la información necesaria en la cabecera> Aceptar> En la sección Informes de gastos\Transacciones: Agregar fila nueva= Meals (seleccina una categoría)> Botón ir> Una nueva línea se crea:

- Fecha= Hoy o fecha anterior

- Método de Pago =EMPL_CASH

- Importe de la transacción= 1.750

> Botón Enviar

12.- Aprobación de gastos. Enterprise portal> Servicios de empleado> Aprobar informes del gastos> Seleccionar el informe de gastos creado en el paso anterior> Acciones> Aprobar> Aprobar

13.- Transferencia de gastos a contabilidad. AX> Gestión de gastos> Formularios comunes> Detalles de informes de gastos> Selecciona el informe de gastos creado en el paso anterior> Botón listo para transferencias> Transferir al diario> Transferir> Aceptar

>Toma nota del diario creado

14.- Contabilidad de gastos. Contabilidad general> Diarios> Diario general> Selecciona el diario creado en el paso anterior> Líneas> Revisar> Registrar> Registrar. Contabilización. Se ha dividido el gasto y contabilizado en dos líneas con las siguientes contrapartidas:

- Cuenta contable de anticipo: La parte del gasto que se ha pagado con el anticipo que aún no ha sido devuelto. Por lo que se ha cancelado la cuenta contable (menos activo) del anticipo que quedaba pendiente

- Proveedor asociado al empleado: La parte del gasto que no ha cubierto el anticipo y que ha pagado el empleado, por lo que la empresa se lo debe. Por tanto, se ha contabilizado un aumenta de la deuda (mayor pasivo) que tiene la empresa pendiente con el proveedor asociado al empleado

15.- Contabilidad de los movimientos de tesorería generado por el pago de la deuda que la compañía tiene con el empleado a través del módulo del proveedores. Proveedores> Diarios> Pagos/Cobros> ctrl+N> Botón líneas:

- Cuenta = proveedor asociado al empleado

- Débito= 500 (Importe del anticipo)

- Tipo de Cuenta de contrapartida= Banco

- Cuenta= Banco

>Registrar> registrar

RESULTADOS EN CONTABILIDAD

Natalia Fernández de la Garma

Microsoft Dynamics AX Support Escalation Engineer