Introducción a la exhibición de documentos electrónicos en SharePoint, Exchange y Lync 2013

Artículo original publicado el viernes 9 de noviembre de 2012

Probablemente su organización posea, al igual que muchas otras, una inmensa cantidad de datos en forma de mensajes de correo electrónico y documentos electrónicos. Pero esto no solo se reduce a documentos y correos electrónicos, ya que seguramente tenga otros tipos de contenido, como datos sociales, mensajes instantáneos y páginas web. Existen riesgos legales muy considerables asociados con la conservación, búsqueda y generación de datos cuando surge un asunto legal. ¿Cómo hay que efectuar búsquedas en este contenido y exportarlo a un formato que permita distribuirlo para las solicitudes de exhibición de documentos electrónicos? ¿Cómo se puede proveer a los usuarios de las mejores tecnologías de colaboración y, al mismo tiempo, proteger el negocio? Las nuevas funciones de exhibición de documentos electrónicos de SharePoint Server 2013, Exchange Server 2013 y Lync 2013 sirven exactamente para eso.

En caso de no estar familiarizado con la exhibición de documentos electrónicos, se trata de un proceso de búsqueda, conservación, análisis y generación de contenido en formatos electrónicos por motivos de litigio o investigación. Ahora puede ahorrar tiempo y contribuir a mitigar los riesgos legales con características como Conservación local, búsquedas prácticamente en tiempo real y la posibilidad de administrar más tipos de contenido. Nos hemos basado en nuestro trabajo de exhibición de documentos electrónicos en SharePoint 2010 y Exchange 2010 para permitirle realizar exhibiciones de documentos electrónicos en SharePoint, Exchange, Lync y recursos compartidos de archivo, y todo ello desde una única ubicación. Ayudará a proteger el contenido en SharePoint y Exchange con la característica Conservación local, identificará y reducirá la cantidad de contenido con consultas de exhibición de documentos electrónicos y exportará los resultados en un formato sin conexión que pueda entregarse para revisarlo legalmente.

Pasemos a hacer una breve descripción general de la exhibición de documentos electrónicos en SharePoint 2013, Exchange 2013 y Lync 2013:

• Conservación local: proteja el contenido de manera local y en tiempo real con mayor fidelidad y un menor coste de almacenamiento, y sin que afecte además a la labor cotidiana de los usuarios.
• Consulta: obtenga rápidamente estadísticas y contenido relevantes y actualizados que den respuesta instantánea a sus preguntas. Exportar: transfiera contenido relevante desde el sistema a un formato portátil y sin conexión.
• Más contenido: conserve, busque y exporte documentos, mensajes de correo electrónico, archivos de OneNote, páginas web, publicaciones de la comunidad, microblogs, mensajes instantáneos de Lync y mucho más.

SharePoint 2013 incorpora la colección de sitios de centro de exhibición de documentos electrónicos, que contiene características que le serán de ayuda con la primera mitad del modelo de referencia de exhibición de documentos electrónicos (EDRM), esto es, la detección, conservación, colección, procesamiento y análisis. El centro de exhibición de documentos electrónicos está disponible localmente y en Office 365, y se puede conectar a Exchange, lo que hace que la exhibición de documentos electrónicos sea posible también en el contenido de SharePoint, Exchange y Lync que haya archivado en Exchange. En este centro de exhibición de documentos electrónicos se pueden crear sitios de casos de exhibición de documentos electrónicos, que sirven para organizar las conservaciones locales, consultas y exportaciones relativas a un caso concreto. Los sitios de casos de exhibición de documentos electrónicos están diseñados por equipos legales internos, que los usan para realizar sus tareas de exhibición de documentos electrónicos.

Figura 1. Página principal del sitio de caso de exhibición de documentos electrónicos

Usar la Conservación local para conservar datos

Nuestros clientes nos han comentado que, cuando surge una cuestión legal, muchas veces es preciso asegurarse de que no se altere o destruya el contenido potencialmente importante que pueda constituir una prueba. El contenido está repartido entre muy diversas ubicaciones, como servidores de correo electrónico, recursos compartidos de archivo, sistemas de administración de contenido y equipos de usuario. Las versiones anteriores de SharePoint suponían todo un reto para la exhibición de documentos electrónicos, porque son muchos los tipos de contenido (como las páginas y las listas) que son difíciles de exportar a una copia sin conexión. La protección del contenido en SharePoint 2013 es mucho más sencilla con los conjuntos de exhibición de documentos electrónicos, una nueva característica que sirve para identificar los buzones de Exchange y sitios de SharePoint, agruparlos, aplicarles criterios de filtro y colocar el contenido en Conservación local.

Figura 2. La página de conjuntos de exhibición de documentos electrónicos es donde se administran las conservaciones locales de los buzones de Exchange y los sitios de SharePoint.

Con Conservación local, los usuarios pueden seguir modificando y eliminando contenido mientras el sistema, de forma interna, garantiza la conservación de las versiones originales para la exhibición de documentos electrónicos. De este modo, los metadatos y el contexto de cada elemento se preserva, dado que se guarda de forma local.

Con Conservación local:

• Se preserva el contenido localmente, incluidos blogs, páginas Wiki, contenido de microblogs, mensajes instantáneos de Lync archivados, mensajes de correo electrónico, elementos de calendario, contactos, etc.
• Se reducen los riesgos, ya que el contenido (los sitios de SharePoint y buzones de Exchange) se protegen de forma amplia y rápida, en lugar de pasar semanas o meses haciendo copias de todo el contenido que pueda ser importante.
• Disminuyen los costes de almacenamiento, puesto que solo se preserva el contenido que se haya modificado o eliminado y se emplean filtros para reducir la cantidad de contenido que se conserva.

Identificar los datos relevantes mediante consultas

Las revisiones legales pueden suponer miles de dólares por gigabyte, de modo que reducir el contenido que se suministra para revisarlo legalmente es parte esencial dentro del proceso de exhibición de documentos electrónicos. La nueva página de consultas de exhibición de documentos electrónicos ayuda a identificar y reducir el conjunto de datos, usando para ello sintaxis de palabras clave, restricciones de propiedades y refinamientos. La experiencia de consulta se centra en estadísticas de fragmentos de consulta y orígenes individuales que le serán de ayuda a la hora de tomar decisiones sobre el contenido que está buscando. Asimismo, podrá obtener una vista previa del contenido de SharePoint y Exchange para constatar que se ha identificado el conjunto de resultados adecuado.

Figura 3. La página de consultas permite identificar el contenido importante mediante palabras clave, refinadores y estadísticas.

La experiencia de consulta de exhibición de documentos electrónicos ayuda a reducir el contenido a únicamente los elementos que importen, con especial atención a las estadísticas y la vista previa. Estas son algunas de las características principales con ejemplos:

• Búsqueda por proximidad: por ejemplo, con zapato NEAR(30) marketing se identifican los resultados en los que "zapato" está en 30 palabras clave de "marketing"
• Filtro de dominio de Exchange: por ejemplo, obtener todos los resultados con @contoso.com
• Búsquedas en Exchange, contenido de Lync archivado en Exchange, SharePoint y recursos compartidos de archivo desde una única página de búsqueda Obtener estadísticas de consulta desgranadas para ver de qué forma las partes de la consulta contribuyen en el conjunto de resultados

Exportar datos

Uno de los principales retos de la exhibición de documentos electrónicos con SharePoint y Exchange consiste en extraer los datos del sistema en un formato fuera de línea portátil. Esta situación puede darse tanto localmente como en Office 365. Ahora la exportación no es más que hacer clic en unos cuantos botones. Tras finalizar la consulta, puede hacer clic en el botón de exportación, seleccionar algunas opciones y descargar los resultados de la búsqueda directamente en el equipo local. Si usa nuestra exportación, tendrá la posibilidad de quitar contenido de Exchange duplicado (como las versiones de documento de SharePoint) e, incluso, incluir elementos en los que no se pueden realizar búsquedas (elementos donde se han producido errores de indización).

Figura 4. Con la exportación resulta muy fácil descargar los resultados de contenido desde Exchange y SharePoint, independientemente de si los datos son locales o están en Office 365.

La exportación incluye un manifiesto XML del modelo de referencia de exhibición de documentos electrónicos donde encontrará metadatos sobre los elementos exportados. Tras la exportación:

• El contenido de Exchange (incluido el contenido de Lync archivado) se almacena en archivos PST.
• El contenido de SharePoint y de los recursos compartidos de archivo se descarga en su formato nativo.
• Las páginas de SharePoint se capturan como archivos MHT.
• Las listas de SharePoint se almacenan como archivos CSV.

Una vez completada la exportación, se puede importar en herramientas de revisión conocidas o enviarla para su revisión legal.

En resumen…

Las nuevas funciones de la exhibición de documentos electrónicos reportan tres ventajas que ayudan a realizar las tareas pertinentes cuando hay que hacer frente a investigaciones legales:

1. Conservación local: el contenido se puede buscar y preservar en almacenes nativos. Esto es más rápido y fácil, y proporciona una mayor fidelidad que los procesos actuales. Además, con nuestro método local podrá reducir el espacio de almacenamiento en uso.
2. Búsqueda prácticamente en tiempo real: como usamos el sistema de búsqueda integrado de SharePoint y Exchange, el contenido siempre estará actualizado y podrá efectuar búsquedas siempre que lo desee. Obtendrá respuesta en minutos al buscar en contenido en directo y actualizado.
3. Más contenido: puede conservar, buscar y exportar archivos de OneNote, páginas web, comunidades, microblogs, mensajes instantáneos de Lync y reuniones de Lync, entre otras muchas cosas.

SharePoint 2013, Exchange 2013 y Lync 2013 ayudan a mitigar los riesgos legales y a ahorrar tiempo. Ya puede disfrutar de las herramientas que necesita para atender solicitudes legales con rapidez y, de este modo, proteger a la organización sin interferir en las tareas de los usuarios.

Para empezar, cree una colección de sitios de centro de exhibición de documentos electrónicos y, después, cree sitios de casos de exhibición de documentos electrónicos. Para que todo esté conectado a Exchange, es necesario configurar algunas opciones (consulte el artículo de TechNet Planear la exhibición de documentos electrónicos en SharePoint Server 2013 para comenzar).

Gracias por leer este artículo y no dude en indicarme si tiene alguna pregunta.

Quentin Christensen
Administrador de programas, Administración de contenido empresarial

Esta entrada de blog es una traducción. Puede encontrar el artículo original en Intro to eDiscovery in SharePoint, Exchange, and Lync 2013