Las diez novedades principales de SharePoint Online

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05/08/2013

Artículo original publicado el miércoles, 3 de abril de 2013

Mark Kashman (@mkashman) es jefe administrador de productos de SharePoint del equipo de SharePoint y centra su trabajo en SharePoint Online.

SharePoint Online (SPO) tiene cantidad de mejoras de innovación bien recibidas. El principal servicio de uso compartido se ha actualizado con una nueva interfaz de usuario fluida, uso compartido de archivos personales activo, límites de almacenamiento más amplios para sitios personales y de equipo, un modelo de desarrollo de aplicaciones en la nube de calidad superior y más herramientas sólidas para administradores que les permiten controlar su entorno de SharePoint Online de modo más sencillo y eficiente. Todo el mundo sale ganando con la nueva versión de SharePoint Online.

Los usuarios sacan provecho de los nuevos métodos para compartir interna y externamente de forma anónima; de cómo compartir y detectar la información y las personas correctas; y de cómo crear sitios y experiencias de forma más autónoma.
Los jefes de proyectos tiene mejores formas de organizar documentos, detalles del proyecto y escalas de tiempo.
Los desarrolladores ya no tienen limitados los tipos de solución que pueden ofrecer en la nube de Office 365.
Los profesionales de TI pueden administrar con mayor facilidad los sitios y los permisos en nombre de toda la empresa.

En este artículo se tratan las diez innovaciones principales de SharePoint Online con indicaciones al final sobre la descripción del servicio de SharePoint Online, el lugar donde se originan todas las características de SharePoint de todas las ofertas (en línea o locales).

1. Nueva interfaz de usuario (UI)

Se ha rediseñado toda la UI desde Office 365 hasta SharePoint Online. Su aspecto es muy atractivo, es fácil de explorar y permite realizar las tareas habituales con facilidad. Y seguro que a todo el mundo le encantará su rápido rendimiento. Echemos un vistazo a algunos ejemplos de las nuevas mejoras de la UI:

Un sitio de ejemplo en el que se muestra la UI de un sitio de equipo completo con una versión insertada de PowerPoint Web App, una lista de resumen de los documentos mejor valorados, un gráfico de KPI y los nuevos botones envolventes de navegación y de compartir/seguir/sincronizar.

Arrastrar.
Ahora se pueden cargar documentos, imágenes y otros tipos de archivos en el sitio con la acción de arrastre desde el ordenador a una biblioteca del sitio web, como la biblioteca Documentos o SkyDrive Pro.

Arrastrar un archivo directamente desde el escritorio hasta una biblioteca de documentos del explorador.

Mantener el mouse. Utilice esta nueva característica de globo con cualquier documento de una biblioteca o desde dentro de los resultados de búsqueda para ver un conjunto de comandos enriquecidos e información contextual. Puede abrir, compartir o seguir documentos, consultar la vista previa de un documento y usar vínculos profundos para ir directamente a contenido dentro de un documento.

Mouse mantenido en una biblioteca de documentos en la que se muestra una vista previa de un documento de Word con la versión insertada de Word Web App. Observe la capacidad de compartir y seguir incluida en la misma tarjeta que aparece al mantener el mouse.

Táctil. Un área de inversión clave en todos los productos de la nueva versión de Office. Las áreas táctiles grandes facilitan el filtrado, la navegación y el trabajo con documentos, de forma que se aumenta la accesibilidad en todos los dispositivos, grandes y pequeños.
Llamadas asíncronas. Actualice el contenido en el que se quiera centrar. La navegación y el filtrado a través de listas y bibliotecas suponen una menor cantidad de actualizaciones de toda la página (es decir, menos tiempo de espera y más tiempo de acción).
Modificación de Office Web Apps. Ahora todos, incluso aquellas personas que invite por uso compartido externo, pueden modificar los documentos de Office en su nombre en el explorador. Puede estar seguro de que los colaboradores tendrán las mejores herramientas para ayudarle a crear su empresa.
Navegación superior de Office 365 universal. Ahora puede moverse sin tener que recordar (o agregar a marcadores) el camino que ha seguido hasta llegar. Además, la experiencia de explorador se ha simplificado: ya no hay elementos emergentes ni se sentirá perdido.

La nueva navegación superior de Office 365 simplifica la navegación desde el correo electrónico de Outlook hasta SkyDrive Pro, el nuevo almacenamiento en la nube para el trabajo.

2. SkyDrive Pro

SkyDrive Pro es almacenamiento en la nube para empleados que ha pasado a ser una pieza fundamental en SharePoint Online. SkyDrive Pro está diseñado para satisfacer sus criterios de uso y proporciona control organizativo. Todas aquellas personas que tengan derechos de uso para un sitio personal (lo que antes se llamaba "Mis sitios") obtienen SkyDrive Pro, junto con 7 GB de cuota de almacenamiento personal (cuando antes se proporcionaban 500 MB). Los sitios personales están disponibles en más planes de Office 365 que antes (vea el nuevo sitio de comparación de planes de Office 365).

Una vista de la biblioteca de SkyDrive Pro dentro de Office 365, cuando se obtiene acceso con un explorador de Internet.

Con SkyDrive Pro, los empleados pueden:

Sincronizar y compartir documentos
Colaborar en documentos con personas dentro y fuera de su organización
Obtener acceso a contenido y a información desde cualquier sitio y desde multitud de dispositivos

Mientras que los administradores pueden:

Controlar el ciclo de vida y las versiones del contenido
Proteger ante pérdidas de datos y realizar exhibición de documentos electrónicos
Administrar permisos de acceso

Más información sobre SkyDrive Pro en esta página.

Además, antes de finales de junio de 2013, podrá obtener acceso a SkyDrive Pro en más sitios todavía con aplicaciones de cliente móvil nativas para Windows 8 y iOS. El acceso a SkyDrive Pro ya está insertado en Windows Phone en el hub de Office.

3. Yammer

Estamos muy emocionados con Yammer. Se está convirtiendo en la capa social en muchos productos de Microsoft, sobre todo en SharePoint y CRM en estos momentos (es nuestra gran apuesta para los servicios sociales empresariales). Office 365 es el siguiente paso, donde Yammer se incluirá con las inversiones de SharePoint Online u Office 365 (comparar planes). Recientemente anunciamos más detalles sobre los elementos que estarán disponibles y cuándo.

Cuando empiece a ver conexiones cada vez más profundas, descubrirá todas las ventajas de Yammer:

El modelo de adopción único se dirige directamente a usuarios finales y facilita que las organizaciones se vuelvan sociales "al momento".
Utilice el poder de los grupos (internos y externos) y de las fuentes.
Cree notas y conversaciones sobre sus archivos.
Use potentes herramientas de administración que le ayuden a crear marca, a analizar y a administrar la propiedad intelectual social de su empresa.
Obtenga acceso a Yammer desde varios exploradores, sistemas operativos y dispositivos.
Descubra todas las características que Yammer ofrece.

Una vista de la página principal de Yammer. Se ve la fuente principal con entradas, archivos y conversaciones, además de la navegación a personas y grupos.

Un nota sobre SharePoint Newsfeed

A corto plazo, SharePoint Newsfeed seguirá siendo la experiencia social predeterminada de Office 365, pero la opción de cambiarla por Yammer será un valioso primer paso.

La página de Newsfeed proporciona acceso rápido a las listas de personas, documentos, sitios y etiquetas que sigue. Si está familiarizado con sitios de conexión social populares, se sentirá como en casa con las nuevas características de microblogs, que le permiten entablar conversaciones en Newsfeed.

Una vista de usuario de Newsfeed donde se muestran las personas a las que Garth sigue y sus actividades en SharePoint.

Estas son las acciones más habituales que puede llevar a cabo en Newsfeed:

Publicar información e ideas en el suministro de noticias de la empresa o del sitio
@mencionar a compañeros de trabajo e incluir #hashtags
Marcar que le gustan entradas, incluir imágenes, vídeos, vínculos a documentos y URL web
Más información sobre Office.com relacionada con las ofertas de Newsfeed.

Seleccione el servicio que seleccione, puede obtener acceso a Yammer o a SharePoint Newsfeed allá donde esté con las aplicaciones de cliente nativas:

Visite la página sobre cómo obtener acceso a Yammer para averiguar que Yammer está allí donde lo necesite y en el momento oportuno.
Más información sobre SharePoint Newsfeed y otras ofertas para móviles.
Si es cliente local de SharePoint y no puede usar Yammer, vea las instrucciones que hay hacia el final de la entrada de blog sobre Yammer y SharePoint: actualización sobre la hoja de ruta social empresarial.

4. Vínculos de invitado

El uso compartido externo acaba de mejorar. Ahora puede compartir sitios, carpetas y documentos concretos con la nueva característica de vínculos de invitado, que permite a los usuarios invitar a otras personas de dentro y fuera de la empresa para que colaboren en documentos de Office concretos. Para compartir y colaborar, los invitados escriben un nombre de usuario y una contraseña o, simplemente, pueden utilizar la co-autoría anónima. Además, puede controlar las contribuciones por el nivel de permiso que decida conceder. Puede que quiera que algunos usuarios tengan permisos de lectura, mientras que para otros quiera permisos de escritura. También puede revocar el uso compartido en cualquier momento.

Para divertirse, pruebe este vínculo de invitado que he creado. Le llevará a un documento de Word que he creado con uno de mis chistes preferidos sobre la nube. @mkashman si sabe la respuesta.

Con un solo documento compartido, se muestra el nuevo cuadro de diálogo de uso compartido para invitar a usuarios nuevos a que colaboren. También puede controlar si pueden ver o modificar y si exige que inicien sesión.

Nota: basándonos en comentarios directos de los clientes, también hemos simplificado la nueva experiencia de inicio de sesión de invitados externos para que los usuarios externos a los que invite no se pierdan en el proceso.

5. Sitio web público nuevo y mejorado

El sitio web público de SharePoint Online incluye un nuevo diseño y características nuevas para personalizar el sitio y páginas concretas. Como el sitio web está creado en la plataforma SharePoint, ahora obtiene funciones de publicación, más elementos web (complementos de medios sociales, creación de blogs y comentarios, nuevas aplicaciones para SharePoint de la Tienda Office), opciones de propiedad SEO y opciones de diseño avanzadas. Ahora también puede deshabilitar el sitio web público para que no esté visible en Internet hasta que usted lo decida. Esto resulta útil cuando el sitio está en construcción o en aquellos casos extraordinarios en los que el sitio web se tenga que quitar de Internet. En ese caso, puede habilitar el sitio web cuando esté preparado para volver a la web.

Si quiere cambiar completamente el diseño del sitio web desde cero o usar un diseño que ya tenga, puede utilizar el Administrador de diseño. Este conjunto de características le permite convertir una página web HTML convencional en una página principal de SharePoint con diseños de página, vistas para móvil, hojas de estilos en cascada y más elementos. Puede usar sus propias herramientas de edición de sitios web (como Adobe DreamWeaver^TM) para realizar el trabajo de diseño antes de cargar los archivos en el Administrador de diseño de SharePoint Online. No es necesario ser experto en SharePoint.

Sitio web de ejemplo diseñado y hospedado en SharePoint Online. Puede verlo publicado en https://www.contosobistro.com/

Para más información, vea el vídeo sobre cómo empezar con un sitio web público y lea el artículo Introducción a los sitios web públicos.

6. Exhibición de documentos electrónicos

SharePoint Online ofrece nuevas formas mejoradas de ayudarle a proteger la empresa con exhibición de documentos electrónicos. Desde un solo sitio de administración de exhibición de documentos electrónicos, puede agregar fuentes y crear consultas para detectar contenido en sitios y bibliotecas de documentos, buzones y conversaciones y mantenerlos controlados, en SharePoint Online, en Exchange Online y en Lync Online. Por ejemplo, puede llevar a cabo su caso judicial o realizar una auditoría con potentes herramientas activadas con la búsqueda desde dentro de SharePoint Online desde el centro de exhibición de documentos electrónicos. Después, puede conservar todos los elementos en su sitio, retener aquellos que coincidieran con las consultas y explorar elementos en el formato estándar del sector: la especificación del modelo de referencia de exhibición de documentos electrónicos (EDRM). Cada caso judicial o auditoría es un sitio de colaboración que incluye una biblioteca de documentos que puede utilizar para almacenar documentos relacionados con la administración del caso. Para información sobre cómo trabajar con casos, vea Planear y administrar casos de exhibición de documentos electrónicos. Cuando se cierra el caso, se liberan todas las retenciones asociadas al caso. Para información sobre consultas de exhibición de documentos electrónicos, vea Crear e iniciar consultas de exhibición de documentos electrónicos.

Un sitio de exhibición de documentos electrónicos en el que se muestran resultados de consultas de SharePoint Online y Exchange Online, además de la experiencia al mantener el mouse de un elemento detectado.

7. Buzón del sitio

Cuando dos servicios de calidad internacional aúnan fuerzas, se obtienen las ventajas de ambos mundos. Combine los puntos fuertes de la administración de documentos de SharePoint Online con las potentes soluciones de correo electrónico de Exchange Online y obtendrá buzones del sitio, potentes "buzones" basados en proyectos que ayudan a los equipos a organizar el contenido y el correo electrónico relacionados con los proyectos en una única vista, a la vez que todo se conserva en su ubicación original como documentos en SharePoint Online y como correo electrónico en Exchange Online.

Puede obtener acceso a buzones del sitio a través de Outlook 2013 y de SharePoint Online. Si no tiene Outlook 2013, puede ver el mismo contenido desde el sitio de SharePoint Online que se carga en una versión de Outlook Web App específica del sitio. Tan solo aquellas personas que tengan permiso para entrar al sitio del proyecto pueden ver el buzón del sitio.

Un buzón del sitio abierto desde un sitio de proyecto de SharePoint Online.

El mismo buzón del sitio abierto en Outlook 2013 (nota: la sección titulada "SharePoint Reviewer's Team Site" que aparece en el recuadro de carpetas de la izquierda de Outlook es el buzón del sitio).

Más información sobre buzones del sitio en la ayuda de Office.com.

8. Motor de búsqueda Enterprise Search

Identifique rápidamente si ha encontrado a la persona o el documento correcto antes de invertir tiempo "buscando más allá de los resultados de la búsqueda". Los usuarios pueden mover el cursor por encima de un resultado de búsqueda y, al mantener el mouse, pueden echar un vistazo detallado al elemento sin abrirlo. La característica de mantener el mouse muestra la tarjeta de contacto de una persona o la vista previa de un documento con la versión insertada de Office Web Apps (por ejemplo, desplácese por un documento de Word o haga clic en diapositivas de una presentación de PowerPoint). También verá vínculos profundos dentro de la tarjeta al mantener el mouse. Estos vínculos están basados en sus palabras clave de la búsqueda y le llevan directamente a las páginas y dispositivas correspondientes dentro del contenido.

En la capa de arquitectura central, la búsqueda de SharePoint Online ha mejorado enormemente la relevancia de los resultados de búsqueda. Como resultado, tiene mayor seguridad de encontrar lo que busca. Y la búsqueda de SharePoint Online tiene más opciones de programación que nunca. Puede controlar la experiencia del usuario con potentes resultados guiados por metadatos y opciones de filtrado. Además, el centro de búsqueda general se puede ampliar a su diseño preferido de empresa.

Cuanto más use el sistema, la búsqueda activa sugerencias ajustadas a personas, sitios y contenido que quizá también le interesen.

Experiencia de búsqueda enriquecida con refinadores, vista previa al mantener el mouse, vínculos profundos y más elementos.

Búsqueda híbrida
Ya ha pasado la época del aislamiento del repositorio de contenido. Los usuarios que trabajen en varios entornos locales y de Office 365 a la vez podrán obtener resultados de búsqueda que incluyan contenido de ambas ubicaciones. Los entornos de SharePoint híbridos está formados por un SharePoint Server, normalmente desplegado localmente, y la versión más reciente de Microsoft Office 365 Enterprise, que incluye la nueva versión de SharePoint Online. Los entornos híbridos se pueden configurar para proporcionar uno de varios niveles de interoperabilidad, en función de la finalidad, ya sea unidireccional o bidireccional en el que una granja local de SharePoint Server 2013 y SharePoint Online obtienen acceso a información de resultados de búsqueda del otro. Como se ha mencionado anteriormente, la experiencia de búsqueda es ampliable; en lo referido a la búsqueda híbrida, puede diseñar el aspecto de la fuente en la que reside el contenido.

En el gráfico anterior se muestra un bloque de resultados de programación que un administrador puede configurar para distinguir resultados provenientes de SharePoint Online o de SharePoint locales.

Más información sobre todas las novedades que ofrece la búsqueda en SharePoint.

Infórmese sobre la amplitud de escenarios híbridos entre SharePoint Online y SharePoint locales, además de una serie de nuevas notas del producto sobre híbridos.

9. Modelo de aplicación de nube

Hola, aplicación. Es un placer conocerla. Es tal el placer que ahora puede iniciarse donde mejor se escalan las aplicaciones, en servicios como Windows Azure. Las soluciones de espacio aislado, aplicaciones personalizadas de nivel de recopilación de sitios, se siguen aplicando, pero ya no le limitan. Ahora puede crear o comprar potentes soluciones que habiliten escenarios enriquecidos que superen la restricción del espacio aislado.

El modelo de aplicación de nube de SharePoint Online le permite crear aplicaciones para SharePoint con herramientas familiares y un conjunto de características enriquecido. Para el público de desarrolladores y de profesionales de TI, ahora SharePoint Online en Office 365 incluye este nuevo modelo de programación para el desarrollo, instalación, administración y uso de aplicaciones. Los usuarios pueden detectar y descargar aplicaciones de la Tienda SharePoint o del catálogo corporativo perteneciente a su organización. El administrador de SharePoint Online puede utilizar la configuración del centro de administración de SharePoint para administrar el catálogo de aplicaciones, para obtener aplicaciones de la Tienda SharePoint, para administrar licencias para aplicaciones compradas en la Tienda SharePoint y para supervisar aplicaciones en uso.

Aplicación para el modelo de programación de SharePoint

Visite https://dev.office.com/ para seguir explorando el nuevo modelo de aplicación de nube.

Para empezar a explorar aplicaciones de terceros, visite la Tienda Office y consulte las aplicaciones para SharePoint.

10. PowerShell para SharePoint Online

¿Qué es mejor que hacer una cosa a la vez? Correcto, las acciones masivas. Ahora, en SharePoint Online, puede mascar chicle, caminar Y crear scripts con PowerShell a la vez.

Ahora, los administradores de SharePoint Online pueden utilizar Windows PowerShell para administrar su suscripción. Conéctese a SharePoint Online desde el escritorio y cree recopilaciones de sitios, realice actividades de actualización, agregue y elimine usuarios y grupos de SharePoint Online, repare sitios y recicle la administración de papelera, todo de forma remota. Estos tipos de tareas de administración se pueden englobar en scripts para automatizarlos y realizarlos de forma masiva, de modo que ahorre tiempo y minimice la posibilidad de errores provocados por errores de repetición habituales. Para más información, vea Introducción al Shell de administración de SharePoint Online.

El Shell de administración de SharePoint Online en el que se muestran resultados de un cmdlet Get-SPOSite ejecutado teniendo un arrendamiento de SharePoint Online como referencia.

Para que el nuevo Shell de administración de SharePoint Online sea más accesible para usuarios expertos (las personas que no son expertas en la administración de TI), hemos desarrollado una herramienta acompañante basada en web llamada la herramienta de generación de comandos de Windows PowerShell. Le ayuda a entender y usar rápidamente los cmdlets de Windows PowerShell diseñados para SharePoint Online. Si quiere crear un sitio, utilice la herramienta de generación de comandos para crear un cmdlet, y puede crear un sitio desde la línea de comandos en vez de pasar por varias páginas de la interfaz de usuario.

Windows PowerShell para el generador de comandos de SharePoint en el que se muestra un comando de ejemplo que se genera para realizar un cmdlet New-SPOSite.

Y para llamar a la buena suerte: 11. Mejoras de almacenamiento y de carga de archivos

Los límites se establecen para poder sobrepasarlos. Hemos recibido muchos comentarios durante el lanzamiento de Office 365 Preview y hemos podido mejorar gran cantidad de solicitudes habituales. El almacenamiento de los usuarios, SkyDrive Pro, se ha aumentado hasta 7 GB (desde 500 MB de partida). Los límites de las recopilaciones de sitios se han aumentado de 300 a 3.000. Y hemos adaptado el diseño para cargas de archivos de hasta 2 GB. Toda la historia del almacenamiento se muestra en la tabla siguiente en los principales planes de Office 365, además de elementos de fila adicionales que ayudan a mejorar la planificación del uso y la migración de SharePoint Online.

La tabla del almacenamiento de SharePoint Online se mantiene aquí con actualizaciones en tiempo real referidas a numerosos límites de SharePoint Online.

Danos tu opinión sobre la nueva versión de SharePoint Online

Office 365 se encuentra en constante evolución. Microsoft se toma los comentarios muy seriamente y se esfuerza por proporcionarle una tecnología que cumpla e incluso supere sus requisitos; además, esperamos que aumente su experiencia de sorpresas. Para más información aparte de estas nuevas características principales, visite la descripción del nuevo servicio de SharePoint Online, donde puede comparar todas las características nuevas en todos los planes de Office 365 y las ofertas locales de SharePoint.

Pruebe Office 365 hoy mismo, pruebe de primera mano todo lo que SharePoint Online ofrece ahora y díganos lo que opina.