Sacar el máximo partido de SharePoint 2013 al actualizar
Artículo original publicado el sábado 15 de diciembre de 2012
Bojana Duke es administradora de programas en el equipo de SharePoint. Ha trabajado en las características de uso compartido, así como en las características heredadas, de llamada y de rendimiento.
Es sabido que la gente recurre con frecuencia a los sitios de SharePoint cuando se trata de información y procesos críticos, de manera que es absolutamente fundamental que las actualizaciones de nuestro producto y servicio sean cuanto más rápidas e imperceptibles, mejor. Cuando un sitio se actualiza de SharePoint 2010 a SharePoint 2013, ponemos todo nuestro empeño en garantizar que el contenido y la estructura del sitio se conservan. Pero aquí se produce una descompensación: dado que no queremos interferir en la forma en que un usuario ha personalizado su sitio, algunas de las nuevas características no estarán habilitadas de forma predeterminada en el sitio actualizado. En este artículo nos centramos en esas características y en cómo habilitarlas.
Su sitio, antes y después de actualizarlo
Antes de adentrarnos en las características que NO están presentes de forma predeterminada, veamos las diferencias que podemos apreciar en un sitio de ejemplo antes y después de actualizarlo:
Figura 1. Sitio antes de actualizarlo de SharePoint 2010 a SharePoint 2013
Figura 2. Sitio después de actualizarlo de SharePoint 2010 a SharePoint 2013
Página maestra y estilo visual nuevos
El cambio más evidente tras la actualización es la nueva página maestra predeterminada: es nítida y sencilla, diseñada para ayudar a mostrar el contenido del sitio. La nueva página maestra incluye los estilos que se han usado para dar formato al texto del sitio, por lo que verá que las fuentes, los colores y los tamaños de texto pueden haber cambiado.
La mayoría de los componentes principales del sitio sigue ahí y en los mismos lugares, solo que con una apariencia ligeramente distinta.
Logotipo del sitio
En SharePoint 2010, el logotipo del sitio estaba limitado a un cuadradito de 60x60 píxeles. En SharePoint 2013, el tamaño óptimo del logotipo del sitio (siempre y cuando se haya usado la página maestra predeterminada) es de 180x64 píxeles. Así, probablemente quiera cargar un nuevo gráfico de logotipo para aprovechar el nuevo espacio.
Cinta
SharePoint 2010 presentó la cinta como el lugar central en el que se podían encontrar los comandos para interactuar con SharePoint. Esta cinta sigue teniendo un papel muy importante en SharePoint 2013, pero la hemos minimizado de forma predeterminada para que los usuarios centren su atención en el contenido de sus sitios. Para abrir la cinta, bastará con seleccionar una pestaña de cinta (por ejemplo, haga clic en "PÁGINA" en la esquina superior izquierda).
Barra de navegación global
La barra de navegación global azul (de forma predeterminada) ahora aparece en todas las páginas de todos los sitios de SharePoint, ya que de esta forma los usuarios sabrán cómo orientarse.
Menú Acciones del sitio
El menú conocido como "Acciones del sitio" en SharePoint 2010 se ha trasladado a la esquina superior derecha de la pantalla. Está representado con un icono de "engranaje" y ahora se conoce simplemente como "Configuración". Este menú es coherente con otros productos del conjunto de aplicaciones de Office, como Outlook Web App.
Acciones promocionadas
En SharePoint 2010 había una serie de iconos "Acción rápida" en la esquina superior izquierda de la pantalla, justo entre el menú Acciones del sitio y la cinta. En SharePoint 2013, hemos ampliado este conjunto de iconos y lo hemos desplazado a la derecha de la página.
Comando Editar vínculos
También verá que hay un nuevo comando EDITAR VÍNCULOS al final de los menús Inicio rápido y de navegación superior. Use este comando para entrar en un modo de edición rápida, que permite organizar la navegación del sitio.
Diferencias entre sitios actualizados y sitios nuevos
Si crea un sitio de equipo de nuevo en SharePoint 2013, apreciará varias diferencias muy evidentes en comparación con el sitio actualizado.
Mosaicos de introducción
Probablemente la diferencia más obvia sea la presencia de mosaicos de introducción en los sitios de equipo recién creados en SharePoint 2013.
Figura 3. Mosaicos de introducción
Estos mosaicos son acceso directos a varias acciones habituales, como compartir el sitio o aplicar un tema. Los mosaicos sustituyen a los vínculos "Introducción" de SharePoint 2010.
Los mosaicos se agregan automáticamente al sitio actualizado, pero no a la página principal, ya que no queremos interferir en el contenido. Puede acceder a estos mosaicos eligiendo Introducción en el menú Configuración.
Figura 4. Acceso a los nuevos mosaicos de introducción a través de la opción Introducción del menú Configuración
Sobra decir que puede modificar su página principal para eliminar los vínculos "Introducción", ya desfasados, y agregar los mosaicos. Para simular por completo la página principal de SharePoint 2013, deberá hacer algunos cambios:
- Cambiar el diseño de la página
Edite la página principal y, después, en la pestaña Aplicar formato al texto de la cinta, elija Diseño del texto. A continuación, seleccione Dos columnas con encabezado.
Figura 5. Uso de la cinta para cambiar el diseño de la página
- Agregar los mosaicos
Coloque el cursor de texto en el área de texto de encabezado y, en la pestaña INSERTAR de la cinta, inserte el elemento web Introducción al sitio.
Figura 6. Insertar el elemento web Introducción al sitio para agregar los nuevos mosaicos de introducción
- Eliminar el contenido antiguo
Si lo desea, puede quitar el contenido antiguo o innecesario de las dos columnas de la página.
Figura 7. Eliminación del contenido antiguo de manera opcional
- Mover documentos compartidos
En SharePoint 2013, hay un suministro de noticias del sitio en la columna izquierda de la página de inicio. Más adelante explicaremos cómo agregarla. Por el momento, arrastraremos el elemento web Documentos compartidos (Shared Documents) de la columna izquierda a la derecha. - Guardar la página y dejar de editar
Característica de bloc de notas del sitio
Los sitios de equipo en SharePoint 2013 tienen ahora un bloc de notas de OneNote. Para agregar este bloc de notas a un sitio actualizado, sencillamente active la característica de bloc de notas del sitio (observe que para esta característica es necesario disponer de un servidor de WAC).
Para activar el bloc de notas del sitio:
- Configuración (engranaje) -> Configuración del sitio -> Administrar características del sitio
En el menú Configuración, seleccione Configuración del sitio y, después, Administrar las características del sitio. - Activar el bloc de notas del sitio
Elija la opción Activar relativa al bloc de notas del sitio.
Figura 8. La característica de bloc de notas del sitio
Característica de suministro de noticias del sitio
Los sitios vienen ahora con un suministro de noticias del sitio en SharePoint 2013. Existen algunos requisitos previos que se deben cumplir para poder agregar un suministro al sitio actualizado:
- SharePoint Server es necesario
- Host de Mi sitio debe estar implementado
- El sitio debe estar en la misma aplicación web que Host de Mi sitio
Para agregar un suministro de noticias del sitio:
- Configuración (engranaje) -> Configuración del sitio -> Administrar características del sitio
En el menú Configuración, seleccione Configuración del sitio y, después, Administrar las características del sitio. - Active la característica de suministro del sitio
Elija la opción Activar relativa al suministro de noticias del sitio. - Agregue el elemento web de suministro del sitio a la página principal
Coloque el cursor de texto en el área de texto de encabezado y, en la pestaña INSERTAR de la cinta, inserte el elemento web Suministro de noticias.
Estructura de navegación
Tal y como he mencionado antes, nuestra filosofía en SharePoint 2013 es hacer hincapié en el contenido de los sitios en lugar de en las herramientas y la estructura de SharePoint. Esta filosofía se refleja en nuestra decisión de quitar encabezados (como Bibliotecas y Listas y debates) del menú de navegación.
Quitaremos encabezados para que el menú de navegación del sitio se pueda actualizar fácilmente para cumplir con nuestra nueva convención, y así:
- En el menú de navegación, seleccione EDITAR VÍNCULOS.
- Arrastre elementos para quitarlos de sus encabezados.
- Elimine los encabezados que no necesite.
En los nuevos sitios de SharePoint también hacemos todo lo posible por no saturar la navegación de sitios con cada lista, biblioteca, aplicación o página que hay en el sitio. Le animamos a que depure el menú de navegación y elimine todos aquellos elementos que no se usen con asiduidad.
Y, de este modo, hemos hecho varios cambios que no son tan obvios como los anteriores, pero que siguen marcando la diferencia en nuestra experiencia de SharePoint.
Páginas frente a cuadros de diálogo en los formularios
Con SharePoint 2013 y gracias a parte del increíble trabajo de rendimiento que hemos realizado, hemos logrado que la transición entre páginas sea mucho más suave. Hemos optado por abrir los formularios Lista y Biblioteca de forma predeterminada en una página completa, en lugar de hacerlo en un cuadro de diálogo. De este modo, nos concentraremos en el contenido del formulario y evitaremos distraernos con el fondo, aparte de que dispondremos de más espacio para ver la información con la que estamos trabajando.
Para hacer que los formularios se abran en una página completa, puede cambiar la configuración de Lista o Biblioteca:
- En la pestaña Lista o Biblioteca de la cinta, elija Configuración de lista o Configuración de biblioteca.
- En la primera columna, elija Configuración avanzada.
- Vaya hasta el final para ver la opción Cuadros de diálogo:
Figura 9: Opción Cuadros de diálogo
- Seleccione No y, después, Aceptar para guardar esta configuración.
Permisos predeterminados
Nuestro objetivo era lograr que SharePoint se abriera aún más a todos los usuarios, por lo que nuestro nuevo nivel predeterminado de permisos (Editar) contempla la posibilidad de crear y administrar las listas y bibliotecas. En el caso de los sitios ya existentes, tendrá que cambiar el nivel de permisos del grupo Miembros para establecerlo en Editar:
- En el menú Configuración (el engranaje), elija Compartido con.
- Elija Opciones avanzadas.
- Active la casilla al lado del grupo Miembros correspondiente a su sitio.
- En la cinta, elija Editar permisos de usuario.
- Seleccione la opción Editar y, después, Aceptar.
Los usuarios existentes en el grupo Miembros disfrutarán así de estos nuevos permisos, mientras que los nuevos usuarios que se agreguen al grupo los recibirán de manera automática.
Uso compartido con todos
A fin de ayudar a los usuarios a aprender a compartir ampliamente sin tener que preocuparse de administrar permisos complicados, hemos cambiado el nombre de las notificaciones "Todos los usuarios autenticados" y "Todos los usuarios inquilinos" a términos más fáciles: "Todos" y "Todos excepto los usuarios externos". De esta forma, los usuarios solo tendrán que escribir "todos" para buscar estas notificaciones en el selector de personas.
Modo en que los usuarios actualizados obtienen estas cadenas
"Todos los usuarios autenticados" ahora se llama "Todos" y "Todos los usuarios inquilinos", "Todos excepto los usuarios externos", pero estos cambios no se reflejan automáticamente durante la actualización. Para recibir estos cambios, es necesario activar (mediante Windows PowerShell) la característica con el GUID 10F73B29-5779-46b3-85A8-4817A6E9A6C2.
$siteUrl = "https://www.contoso.com/" #Dirección URL de la colección de sitios
$site = Get-SPSite $siteUrl $site.Features.Add([System.Guid]"10F73B29-5779-46b3-85A8-4817A6E9A6C2")
Todos frente a Todos excepto los usuarios externos
En las implementaciones locales de SharePoint, la notificación "Todos" es el nuevo nombre para lo que antes se conocía como "Todos los usuarios autenticados". SharePoint Online incorpora esta notificación "Todos", que incluirá a los usuarios externos si la característica está habilitada (ya que los usuarios externos también son "usuarios autenticados"). SharePoint Online cuenta igualmente con una segunda notificación, "Todos excepto los usuarios externos", que se corresponde con la antigua notificación "Todos los usuarios inquilinos" y que incluye a todos los usuarios autenticados, salvo los externos.
Activar la estrategia de descarga mínima
La estrategia de descarga mínima sirve para que el rendimiento de las páginas sea más rápido y fluido, para lo cual se descarga únicamente el contenido que haya cambiado cuando se pasa de una página a otra.
Dado que esta estrategia no es compatible con todas las personalizaciones de SharePoint, la hemos dejado sin activar de forma predeterminada. Cuando actualice, puede decidir si activarla o no. Si no tiene ninguna personalización, puede activar la estrategia de descarga sin ningún problema en Características del sitio:
- En el menú Configuración (el engranaje), elija Configuración del sitio y, después, Administrar las características del sitio.
- Elija la opción Activar relativa a la estrategia de descarga mínima.
En caso de que sí haya personalizaciones, conviene que lea la documentación detallada de orientación que saldrá próximamente para confirmar que sus personalizaciones son compatibles con la estrategia de descarga mínima. Entre las personalizaciones se cuentan los elementos web de terceros, los temas o páginas maestras personalizados y tener la característica Publicación activada.
Esperamos que esto le permita aprovechar al máximo todas las nuevas características que hemos reunido en SharePoint 2013. Estamos entusiasmados con lo que hemos logrado y deseamos conocer su experiencia con el producto y saber el uso que le está dando.
Esta entrada de blog es una traducción. Puede encontrar el artículo original en Making the most of SharePoint 2013 when you upgrade