Búsqueda híbrida en SharePoint 2013

Artículo original publicado el martes, 6 de noviembre de 2012

Uno de nuestros principios fundamentales a la hora de diseñar esta versión de SharePoint fue el de proporcionar a los clientes una experiencia en la nube coherente. Somos conscientes de las enormes prestaciones que ofrece la nube, aunque a distintos niveles para los clientes individuales y de distintas maneras. Y hemos creado esta aplicación pensando en que nuestros clientes no tengan que sacrificar las capacidades enriquecidas de las que esperan disfrutar en la nube a través de Office.

Nuestros clientes usan SharePoint de modos muy distintos y han creado complejos ecosistemas en torno a nuestras herramientas para satisfacer las necesidades de sus negocios. Ya se trate de aplicaciones de línea de negocio, de integración de sistemas ERP o de otros sistemas y soluciones, sabemos que elegir un conjunto de aplicaciones de productividad es mucho más complejo que decidir qué herramienta vamos a usar. Una simple estrategia de "desinstalar y reemplazar" no va a funcionar. Y por ello hacemos especial hincapié en garantizar a nuestros clientes que podrán pasar a la nube de acuerdo con sus propias condiciones. Hemos aplicado tres principios fundamentales:

1. Algunos clientes no pasarán a la nube de forma integral: creemos que la base del futuro previsible consiste en una combinación de soluciones locales y en la nube. Ambos tipos de soluciones deben coexistir.
2. La nube no es un sistema cerrado: gran parte del valor que los clientes encuentran en SharePoint radica en el modo en que interactúa con otros sistemas de los que dependen (CRM, ERP, Big Data, etc.). Ninguna solución que recorte la interacción con estos sistemas puede tener éxito.
3. Los clientes deben apreciar rápidamente el valor de la nube, ya pasen a ella desde sus sistemas actuales o no. Debemos habilitar la exploración de nuevas capacidades para los clientes en la nube y la experimentación con las mismas, incluso en los casos en los que el grueso de la infraestructura existente se mantenga en instalaciones locales.

Todos los servicios de Office 365 pueden controlar una combinación de instancias locales y en la nube. Por ejemplo, un cliente puede mover todos los buzones a la nube (o solo algunos de ellos) y mantener el resto de la infraestructura de SharePoint en instalaciones locales. Este grado de flexibilidad es un punto de diseño clave para nosotros.

La incorporación a la nube ha sido otra área de enfoque fundamental. Por ejemplo, Exchange ofrece un conjunto de herramientas completo para migrar los buzones a y desde la nube, y para controlar una combinación de buzones en ambos entornos.

En cuanto a SharePoint, el reto de controlar entornos mixtos tiene truco. En Exchange se dispone de un solo contenedor, el buzón, que pertenece a un único usuario. Para que todo funcione correctamente basta con ejecutar el redireccionamiento hacia la configuración regional correcta del buzón. Los servicios y los sitios de SharePoint implican la colaboración de muchas personas en un mismo sitio, la integración de datos desde distintos orígenes y la búsqueda a través de colecciones completas de documentos. Los límites entre las instalaciones locales y en la nube no están demasiado claros por naturaleza, así que el reto para nosotros consistió en decidir cómo enfocar todas estas consideraciones. ¿Ir en primer lugar a lo más amplio y habilitar la compatibilidad con entornos híbridos en cualquier ubicación? ¿O centrarnos en los escenarios donde apreciamos mayor valor? Finalmente optamos por esta segunda opción y concretamente nos centramos en crear una capa OAuth para habilitar la comunicación y la autenticación entre servicios, y habilitar una amplia compatibilidad híbrida con relación a la búsqueda.

Si ha dedicado recursos a instalaciones locales y en la nube de SharePoint, una de las primeras necesidades de sus clientes consistirá en encontrar contenido, independientemente de su ubicación. Los usuarios desean encontrar lo que buscan rápida y fácilmente, sin necesidad de aprender nuevos conceptos ni de realizar pasos adicionales. Para solucionar este problema, agregamos la funcionalidad híbrida de búsqueda. Concretamente, habilitamos a los usuarios para ejecutar búsquedas y ver los resultados más relevantes desde ubicaciones locales de SharePoint 2013 y SharePoint Online.

A lo largo del proceso, hemos tenido que enfrentarnos a ciertos problemas de diseño:

• Cómo recuperar resultados nuevosdesde un sistema remoto de un modo escalable.
• Cómo integrar varios conjuntos de resultados en una única experiencia de búsqueda.
• Cómo ofrecer un rendimiento de consultas excelente.

Para el primer problema, evaluamos la federación de consultas en tiempo de ejecución, y las posibilidades de rastreo e indización del sistema remoto. Finalmente, nos centramos en el primer enfoque por varios motivos, como la eficacia en cuanto a resultados nuevos, y porque confiábamos más en nuestra capacidad de ofrecer una experiencia rápida y predecible. Imagine decenas de miles de rastreadores de búsqueda de clientes haciendo ping a SharePoint Online al mismo tiempo y solicitando cambios.

A continuación, tuvimos que decidir el modo más eficaz de presentar los resultados al usuario. Con las nuevas capacidades de reglas de consulta de SharePoint 2013, presentamos un bloque de resultados con los n resultados principales de la búsqueda del sistema remoto incluidos en la página de resultados de la búsqueda. Los usuarios pueden ver los resultados principales en esa ubicación y hacer clic en el bloque de resultados si desean ver más opciones. Además, el sistema de búsqueda va aprendiendo sobre la marcha: si los resultados del bloque resultan útiles y los usuarios hacen clic en ellos, todo el bloque se "mueve hacia arriba" en la página de resultados conforme va pasando el tiempo. Si los usuarios no hacen clic en los resultados del bloque de una consulta determinada, el bloque se desplaza hacia abajo.

Por último, nos centramos en cómo simplificar la ejecución de las consultas remotas para optimizar el rendimiento. Al cambiar a la representación del lado del cliente de los resultados de la búsqueda en SharePoint 2013 (después de cargar la página inicial), partíamos de una base muy sólida. Diseñamos estas consultas remotas lo más similares posible a las consultas habituales de un índice de búsqueda local, con la lógica adicional mínima para habilitar el cruce seguro del firewall corporativo (al presentar los resultados locales en SharePoint Online).

Al diseñar las consultas de búsqueda híbrida lo más similares posible a las consultas de búsqueda habituales, pudimos minimizar la complejidad del código subyacente y garantizar una experiencia de búsqueda completa fluida en escenarios híbridos, desde los refinadores gráficos hasta la vista previa enriquecida de los documentos de Office en el panel activable.

Para terminar, planteamos algunas de las preguntas más frecuentes. Muchas gracias por su tiempo y, si planea usar una implementación híbrida, cuéntenoslo con algunos comentarios en el blog.

¿Qué posibilidades me ofrece la búsqueda híbrida?

• Desde un sitio de SharePoint Online, puede obtener resultados de la búsqueda de contenido tanto en la nube como en instalaciones locales.
• Desde un sitio de una instalación local de SharePoint 2013, puede obtener resultados de la búsqueda de contenido tanto en la nube como en instalaciones locales.
• Habilite condicionalmente los resultados "híbridos" para tipos específicos de consultas.

Deseo intentar la búsqueda híbrida. ¿Cuáles son los requisitos previos?

• Cualquier arrendamiento de SharePoint Online que se haya actualizado a SharePoint 2013 (las actualizaciones se realizarán conforme a una programación gradual en la primavera de 2013).
• Implementaciones locales de SharePoint Server 2013.
• Perfiles de usuario de instalaciones locales de Active Directory sincronizados con Office 365 a través de la herramienta Microsoft Online Services – Sincronización de directorios.
• Dispositivo F5 o proxy inverso para exponer de forma segura la granja de servidores locales de SharePoint 2013 en SharePoint Online (necesario solo para habilitar a los usuarios en SharePoint Online para buscar contenido en las instalaciones locales).

¿Dónde puedo encontrar instrucciones?

Nuestros redactores trabajan duro para recopilar todos los pasos necesarios para configurar la confianza entre las instancias locales y SharePoint Online, y también para configurar los conceptos específicos de la búsqueda (los orígenes de resultados, las reglas de consulta, los bloques de resultados y las credenciales de almacenamiento seguro) necesarios para habilitar los escenarios de búsqueda híbrida. Esperamos haber publicado instrucciones en TechNet a tiempo para la conferencia de SharePoint (del 12 al 15 de noviembre de 2012).

Esta entrada de blog es una traducción. Puede consultar el artículo original en Hybrid Search in SharePoint 2013.