Llevar un seguimiento del trabajo

Artículo original publicado el jueves, 26 de julio de 2012

Eilene Hao Klaka es administradora de programas en el equipo de aplicaciones para la administración del trabajo.

Casi todos los proyectos en los que trabajamos hoy en día son colaborativos. El dueño de un restaurante necesita trabajar con empleados y publicistas para desarrollar y publicitar un nuevo menú. Una organizadora de bodas necesita trabajar con floristas y propietarios de salones para que los sueños de los novios se hagan realidad. Usted necesita una manera de coordinar las tareas pendientes, de comunicar su estado con facilidad y de mantener una sincronización con el equipo sin dejar de usar sus herramientas preferidas.  

En la nueva versión de SharePoint, hemos creado una experiencia única para que el equipo en su conjunto pueda organizarse y para que los usuarios particulares hagan un buen trabajo en sus proyectos. Sus dos núcleos principales los constituyen las características nuevas de administración de tareas para los sitios de grupo, y Mis tareas, que encontrará en el núcleo Suministro de noticias. Echemos un vistazo.

Trabajo en equipo en un proyecto

En la nueva versión de SharePoint, puede agregar características para la organización de tareas que le permitirán mejorar los sitios de grupo. De este modo, sus miembros podrán organizar el trabajo, programar tareas y hacer un seguimiento de las mismas, y comunicar las fechas límite en el mismo lugar en el que almacenan los documentos y las notas. Solo tiene que hacer clic en el mosaico "¿Trabaja con fechas límite?" que aparece en la página principal de su nuevo sitio.  

Estos elementos le proporcionarán algunas herramientas para ayudarle con su trabajo: 

• una lista de tareas para capturar acciones, tareas pendientes y fechas límite
• un calendario para hacer un seguimiento de las reuniones y las fechas importantes, y
• un resumen del proyecto para que el equipo esté al tanto de todo.

Coordine el trabajo y las fechas límite con la Lista de tareas

La nueva Lista de tareas es el lugar en el que se podrán crear y editar rápidamente las tareas de su equipo. La vista inicial de la Lista de tareas se ha diseñado para permitirle capturar el tipo de información que suele anotar en un bloc de notas durante una llamada telefónica: tarea, fecha de vencimiento y persona a quien se le asigna. Si hace clic en “editar esta lista”, aparecerá una cuadrícula en la que puede realizar modificaciones en cadena como lo haría en Excel. Para permitir el reajuste de los proyectos cuando se realicen cambios o surjan nuevas mejoras, este método también ofrece una gran flexibilidad a la hora de organizar tareas, como la habilidad de arrastrar y colocar tareas para volver a ordenarlas y de aplicarles sangría para organizarlas jerárquicamente. ¿Olvidó agregar una tarea que se debe realizar entre otras dos? Haga clic en Insertar y agréguela directamente en el medio.

En la página superior de la página, encontrará una escala de tiempo interactiva con una representación visual de las tareas y los hitos más importantes. De esta manera, todas las personas implicadas en el proyecto podrán visualizar cómo encaja su trabajo en el contexto de las otras tareas. Las tareas con fechas se pueden agregar a la escala de tiempo haciendo clic en un botón, bien desde la cinta de opciones, bien desde el globo de la tarea.  

Con la Lista de tareas, es muy sencillo organizar el trabajo que el equipo debe realizar y ver cómo se desarrolla.

Conozca el estado del proyecto de un vistazo

La Lista de tareas es genial para la persona encargada de dirigir el proyecto, pero las personas que visiten el sitio (como miembros del equipo u otros interesados) necesitan conocer el estado del proyecto de un solo vistazo. Para ello, tenemos un Resumen del proyecto en la página principal del sitio que permite saber cómo va el proyecto, anuncia el próximo hito y muestra dos modos de visualización. El primer modo es la escala de tiempo (desde la Lista de tareas), que muestra información general a los visitantes ocasionales sobre cómo marchan las cosas. El segundo es una lista con las fechas límite de tareas y los eventos de calendario próximos, que ofrece una perspectiva de los pasos que se tienen que realizar a aquellos que necesiten detalles más específicos. De este modo, cualquier persona que visite el sitio podrá hacerse una idea del progreso de las tareas y de quién se encarga de realizarlas. En Microsoft nos gusta utilizar nuestras propias herramientas, es decir, usamos lo que producimos. Con el Resumen del proyecto en la página principal, están surgiendo muchos sitios nuevos en Office. Los comentarios al respecto han sido muy positivos: los usuarios nos cuentan que tener el Resumen del proyecto en su sitio les permite sentirse y mostrarse organizados y mantiene al equipo sincronizado.

Amplíe las herramientas en función de las necesidades

La Lista de tareas es un lugar magnífico para organizar el trabajo del equipo, pero a veces el ámbito de un proyecto se puede ampliar y es posible que se necesite un mayor nivel de control, estructura y organización de informes. Para estos casos, puede abrir una lista de tareas en Microsoft Project 2013. Haga clic en el botón “Abrir en Project” que aparece en la cinta de opciones para obtener fantásticas características de creación de informes y un nivel de organización aún mayor para que pueda hacer un seguimiento de las fechas límite y de la programación del proyecto. Cuando guarde los cambios en Project, se sincronizarán directamente en la lista para que todo el mundo los pueda compartir.  

Todo el trabajo en un único lugar

De media, los usuarios llevan entre cinco y siete proyectos al mismo tiempo. Por ejemplo, es posible que la organizadora de bodas tenga varios clientes para los que está planificando bodas, con un sitio de administración de tareas de SharePoint para cada uno. En este caso, tendrá que realizar tareas que le habrán asignado desde lugares distintos, además de otras tareas personales que tenga al margen de dichos proyectos.  

En lugar de consultar cada sitio individualmente para ver sus tareas, ahora puede utilizar una característica nueva llamada Mis tareas, disponible desde el núcleo Suministro de noticias, para ver de un solo vistazo y en un único lugar todo lo que tiene que hacer en los proyectos.  

Con Mis tareas, se pueden agregar todas las tareas que tenga asignadas en SharePoint, Outlook y Project en un mismo lugar, lo que le permitirá organizar y administrar del mismo modo sus tareas personales y las que le hayan asignado. 

No se trata solamente de mostrarle sus tareas, sino de que también pueda trabajar con ellas desde un único lugar. A continuación se muestran algunas cosas con las que le puede ayudar.

Organice las tareas y trabaje con ellas

Para ver Mis tareas, vaya al núcleo Suministro de noticias y haga clic en "Tareas", situado en el inicio rápido. La primera vez que lo abra, importaremos todas sus tareas y se las mostraremos organizadas por proyecto. Así podrá saber en qué contexto se encontraban.

Cuando vea sus tareas, intente recordar otras cosas importantes que tenga que hacer. Con Mis tareas es muy rápido y sencillo capturar tareas con controles para agregarlas en cadena.  

Para priorizar tareas, puede arrastrarlas y colocarlas donde desee para cambiar su orden. También puede resaltar las tareas en las que quiere centrarse más si las marca como importantes. De este modo, aparecerán en la vista "Importantes y próximas", de la que hablaremos en la siguiente sección.

Para completar una tarea, active la casilla como lo haría en cualquier lista de tareas y disfrute viendo cómo se tacha con una cruz antes de desaparecer. (Podrá seguir viendo las tareas completadas en la vista Completadas.) También puede editar tareas en cadena o abrir el formulario de tareas directamente; todos los cambios se guardarán en el sitio del proyecto para que el equipo pueda conocer de forma inmediata su estado y las actualizaciones.

Para facilitar la realización de las tareas, puede obtener más información de contexto, como un vínculo al sitio del proyecto en el que se encuentran los componentes relacionados abriendo el globo. 

Use "Importantes y próximas" para decidir lo que hará luego

Mis tareas ofrece una vista llamada "Importantes y próximas" que le ayudará a elegir cuál será la siguiente tarea de todas las que tiene asignadas. En este lugar dispone de una escala de tiempo personal para visualizar todas las tareas que vencen durante las semanas siguientes, todas las tareas que marcó como "importantes" y una lista de las próximas tareas que vencen en poco tiempo. Se trata de una lista cuyos contenidos se actualizan constantemente para evitar que la lista de tareas resulte abrumadora. Aunque las tareas importantes permanecen, gradualmente van perdiendo importancia en la lista, con lo que se evita que las tareas antiguas en las que no ha trabajado últimamente y que no son demasiado relevantes saturen la lista.

Llévese las tareas a todas partes

Por último, aunque no por ello menos importante, puede sincronizar las tareas con Outlook. No solo podrá ver las tareas en Outlook y en Outlook Web App, sino también en su aplicación de tareas de Outlook preferida de su teléfono móvil, como el núcleo Calendario de Windows Phone o la aplicación de avisos de iOS. Para activarlo, vaya a la cinta de opciones en Mis tareas y haga clic en “Sincronizar con Outlook”. Sincronizaremos sus tareas periódicamente.

Esto es solo una muestra de cómo le puede ayudar la nueva versión de SharePoint a organizarse y a mantener su equipo sincronizado sin dejar de usar sus herramientas preferidas. Pruébelo y cuéntenos si ha aumentado su productividad y ha mejorado sus proyectos. 

Esta entrada de blog es una traducción. Puede consultar el artículo original en Keep track of your work