El nuevo sitio de grupo

Artículo original publicado el jueves, 26 de julio de 2012

Nathaniel Granor es administrador de programas en el equipo de ingeniería de SharePoint, que se encarga de la experiencia de usuario.

Algún día espero remodelar mi cocina. El problema es que no tengo cocina. Ese pequeño armario que alberga un frigorífico y una minúscula cocina a gas en el bloque de edificios sin ascensor de Manhattan no cuenta. Así que, por el bien de esta publicación, imaginemos que vivo en un encantador rancho en las afueras de Seattle, que tiene cocina y que he decidido remodelarla.

Me entusiasman los proyectos: me dan energía, me aceleran el corazón y a veces hasta me da la risa fácil. Remodelar una cocina es, sin duda, un proyecto. A lo largo de los próximos meses, acumularé montones de bocetos, notas, información de contactos, programaciones, contratos, anteproyectos y fotografías. Si lo dejo sobre mi escritorio, todo este material no servirá para nada. He de compartirlo, hablar sobre él y mencionarlo cuando esté en la oficina del contratista o hablando por teléfono con mi madre (¡hola, mamá!).

Nos encontramos ante un martillo de oro: este es un trabajo para el sitio de grupo de SharePoint.

Vale, de acuerdo, trabajo creando SharePoint, así que podría tener cierta tendencia a creer que todo es competencia del sitio de SharePoint, pero ahí radica su flexibilidad. Un sitio de grupo es un lugar para trabajar en equipo con un grupo de personas. En esta versión de SharePoint, nos hemos centrado en convertirla en una herramienta tan útil y tan cómoda que deseará utilizarla para una gran variedad de situaciones. Permítame iniciar la presentación.

Introducción 

Cuando visita un sitio de grupo nuevo por primera vez, lo primero que se encuentra son los mosaicos de Introducción. Estos explican algunos de los modos de adaptar el sitio al proyecto que se tiene entre manos.

Lo primero que me gustaría hacer con el sitio es cambiar su aspecto. Tengo un montón de proyectos y darle a cada uno un aspecto único me facilita su seguimiento, además de ser una tarea muy divertida. El título que lleva por nombre "¿Cuál es su estilo?" le conduce a una galería en la que puede consultar un conjunto de bonitas plantillas para el sitio.

Una vez seleccionada una plantilla, puede ajustarla manipulando el diseño, la paleta de color, las fuentes y la imagen de fondo. Tras una breve vista previa, ya ha aplicado su propio tema personalizado de SharePoint.

Más adelante retomaremos el resto de los mosaicos. Un consejo para profesionales: cuando haya terminado de configurar el sitio, haga clic en "Quitar esto" y los mosaicos desaparecerán. Puede volver a agregarlos a la página si lo desea o ir al comando Introducción del menú de configuración .

Cuando los mosaicos hayan desaparecido, en la página se habrá creado espacio para lo que haya de estar en primer plano y en el centro. Haga clic en "Editar", en la esquina superior derecha, para agregar su propio contenido. Puede agregar texto, vínculos e imágenes o incrustar vídeos, mapas y demás contenido enriquecido de la web.

Documentos

"Documentos" es una manera pomposa de llamar a los archivos. Un sinfín de investigaciones y datos nos confirman que los documentos son el alma de la mayoría de proyectos. Todos los sitios de grupo cuentan con una biblioteca para el almacenamiento de documentos que se comparte automáticamente con todos los usuarios que tienen acceso al sitio.

El nuevo SharePoint ofrece importantes mejoras en la experiencia de documentos. He aquí una rápida demostración:

• Trate de arrastrar archivos del escritorio o explorador de archivos a la biblioteca de documentos.

• Haga clic en el icono "..." que hay junto al título del documento para obtener una vista previa rápida del mismo, además de otra información útil, como la dirección del archivo o quién fue el último en modificarlo. Esto se llama Globo del documento y encontrará globos similares a medida que utilice SharePoint.

• Cuando esté viendo una biblioteca, busque el icono "Sincronización" en la esquina superior derecha de la página: este botón sincronizará la biblioteca con el PC. Una vez sincronizada una biblioteca, puede obtener acceso a todos los archivos que contiene desde el Explorador de Windows y Office incluso si no dispone de conexión a internet.

Bloc de notas

Un pequeño paréntesis:  si nunca ha oído hablar de Microsoft OneNote, le compadezco un poco en secreto. Si ha oído hablar de él y ha visto su icono ahí plantado en la carpeta de Microsoft Office pero nunca la ha abierto, entonces lo que siento es pura decepción. Se trata de un ejemplar de software fantástico, y no lo digo solo porque trabaje aquí. OneNote es un bloc de notas digital compuesto por secciones y páginas. Puede escribir en él, agregar imágenes y vídeos y pegar recortes de sitios web o documentos. Si tiene un bolígrafo digital, OneNote captura lo que dibuje, escriba o garabatee.

Cuando coloca un bloc de notas en un sitio de SharePoint, sucede la magia: el bloc de notas pasa a estar ahora en la nube. Puede obtener acceso a él desde cualquier PC o dispositivo móvil con una aplicación de OneNote nativa o un explorador, y lo que es aún mejor: puede compartirlo con otros usuarios. Verá las notas que escriban en tiempo real y ellos verán las suyas.

Pensamos que OneNote es una tan herramienta formidable que hemos incluido un bloc de notas de uso compartido en cada nuevo sitio de grupo. Todos los usuarios que tengan acceso a su sitio podrán utilizar este bloc de notas. Para abrirlo en OneNote Web App, haga clic en el vínculo "Bloc de notas" de Inicio rápido (el menú de navegación de la izquierda). Desde ahí, puede abrir el bloc de notas del sitio en OneNote en su PC, Mac o dispositivo móvil y estará disponible sin conexión además de sincronizarse automáticamente.

Suministro de noticias

El trabajo en equipo se basa en la comunicación. Existen muchas herramientas diferentes que favorecen la comunicación, cada una de ellas destinada a un uso en particular. El suministro de noticias del sitio es un modo sencillo de tener conversaciones ad hoc con las personas implicadas en el proyecto. En él pueden incrustarse imágenes, vídeos y vínculos, @mencionar a personas en particular y utilizar #etiquetas.

Yo trabajo en un montón de proyectos, cada uno de ellos con su propio grupo de personas asociado (y su propio sitio de grupo). El núcleo Suministro de noticias de SharePoint me muestra una vista consolidada de las conversaciones relativas a cada uno de estos proyectos.

Para obtener información detallada sobre suministros de noticias en SharePoint, consulte la publicación de Ben Wilde.

Otra información útil

Cada proyecto es distinto. Se ha creado una plantilla de sitio de grupo sencilla a propósito. Al principio, en el Inicio rápido del sitio solo hay unos pocos elementos: Inicio, Bloc de notas, Suministro de noticias, Documentos. Se incluyeron estos elementos porque se consideran aplicables universalmente y todos los proyectos requerirán estas características (aunque, si no desea incluirlas, puede quitarlas libremente). El resto son aplicaciones que puede agregar si las necesita.

¿Recuerda los mosaicos de Introducción? Varios de ellos representan aplicaciones comunes que podría desear agregar al sitio:

• "¿Trabajando con plazos de entrega?" instala las aplicaciones Tareas y Calendario. Estas facilitan la organización de la programación y llevan un seguimiento de quién está haciendo qué. Para obtener información sobre estas características, lea la publicación de Eilene.
• "Conservar el correo electrónico en contexto" instala una aplicación totalmente novedosa sobre la que existe mucha expectación, llamada "Buzón de sitio". Se trata de una bandeja de entrada de uso compartido de Microsoft Exchange a la que pueden obtener acceso todos los miembros del sitio, pero este asunto se tratará en profundidad en publicaciones futuras.
• "Agregar listas, bibliotecas y otras aplicaciones" es un método abreviado que lleva a la página "Agregar una aplicación", que muestra una lista de todas las aplicaciones disponibles que pueden instalarse en el sitio y que contiene un vínculo a la Tienda de SharePoint en la que puede encontrar más aplicaciones aún que le faciliten el trabajo; 

(Si está familiarizado con SharePoint, puede que el término "aplicación" le resulte confuso. En SharePoint 2013, "Aplicación" hace referencia a una función que puede agregarse a un sitio. Las listas y las bibliotecas son aplicaciones, pero existen también otros nuevos tipos de aplicaciones. Por ejemplo, la aplicación Buzón de sitio no es una lista ni una biblioteca.)

A medida que agrega nuevas aplicaciones al sitio, pasan a estar disponibles en la página "Contenido del sitio". Las cinco aplicaciones que se han instalado más recientemente también se mostrarán en Inicio rápido con el encabezado "Recientes". Puede editar el Inicio rápido para mantenerlo organizado y asegurarse de que los elementos más importantes del sitio estén disponibles. Por ejemplo, después de instalar la aplicación Tareas, yo edito la navegación y la arrastro hacia arriba porque es importante.

En el futuro, más y mejor

A medida que el proyecto avanza, el sitio puede adaptarse a sus necesidades. En el caso de la remodelación de mi cocina, compartiré el sitio con el contratista para que tenga acceso a toda la información del proyecto y pueda agregar actualizaciones. Más adelante compartiremos ciertos documentos en el sitio con subcontratistas (pero no les daremos acceso al proyecto entero). La experiencia de compartir sitios y documentos se ha simplificado drásticamente. Recomendamos que esté al tanto de una futura publicación al respecto.

Cuando la construcción de mi cocina esté en proceso, agregaré una Biblioteca de imágenes y cargaré fotografías que lo muestren. Puede que lo comparta con mis amigos y familia.

Este es solo el principio del uso de sitios y de la nueva experiencia de Sharepoint. Para comprobar por sí mismo que un sitio de grupo de SharePoint es un animado espacio donde llevar a cabo el trabajo, consulte Office 365 Preview.

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Esta entrada de blog es una traducción. Puede consultar el artículo original en The New Team Site