Valores predeterminados de metadatos en SharePoint Server 2010

Artículo original publicado el martes, 13 de octubre de 2011

SharePoint Server 2010 lanza nuevas características como los metadatos administrados y la navegación de metadatos que hacen que los metadatos sean aún más importantes. Sin embargo, un gran problema para muchos proyectos de SharePoint es la inclusión de metadatos en documentos. Es importante tener en cuenta la compensación de metadatos frente a la carga que soporta el usuario. Conforme aumenta el número de columnas de metadatos que se deben rellenar, resulta menos probable que los usuarios rellenen metadatos ya que supone mucho trabajo adicional que realizar y ver qué columnas se aplican realmente. Si se usa una gran cantidad de columnas requeridas, la adopción del usuario puede ser lenta porque resulta demasiado pesado cargar el contenido. En un escenario de colaboración muy abierto, esto puede ser perjudicial. Sin embargo, conforme aumentan el valor del contenido y el esfuerzo por crear dicho contenido, será más probable que los usuarios dediquen tiempo a rellenar los campos adecuados, especialmente cuando esta operación no es frecuente.

Para cualquier proyecto de SharePoint debería pensar detenidamente qué metadatos se necesitarán para llevar a cabo las operaciones requeridas y para que los usuarios encuentren contenido. Evalúe cuánto tiempo tardarán los usuarios en rellenar dichos metadatos así como el impacto del usuario. Si se requieren muchos metadatos pero los usuarios finales no adoptan el sistema porque la sobrecarga de la creación de contenido es alta, resultará difícil tener una implementación correcta.

Lo valores predeterminados de los metadatos ayudan con este problema porque puede rellenar automáticamente los metadatos para los usuarios. Si un campo concreto tiene el mismo valor del 50% o superior del tiempo, debería especificar un valor predeterminado de metadatos para ayudar a los usuarios a rellenar formularios con mayor rapidez. Los valores predeterminados de metadatos se pueden especificar para cada columna en el nivel de sitio, nivel de lista y nivel de carpeta. Los valores predeterminados de metadatos heredan entre sí y el valor predeterminado secundario siempre invalidará. Por ejemplo, si un valor predeterminado se establece en una carpeta y hay valores predeterminados para la lista y la columna de sitios, se aplicará el valor predeterminado para la carpeta. Si hay valores predeterminados para una columna y una lista, pero ningún valor predeterminado para una carpeta, cuando se agregue un elemento a esa carpeta, obtendrá el valor predeterminado de la lista. Cuando los usuarios crean o cargan un nuevo elemento, se aplicará el valor predeterminado de los metadatos y se mostrará en el formulario para editar propiedades. El usuario puede cambiar a continuación la propiedad según sea necesario. Al planificar para los valores predeterminados de metadatos y establecerlos, resultará más sencillo evaluar cuáles deberían ser los valores predeterminados de los metadatos y cómo se pueden usar para contribuir a que sea más sencillo obtener metadatos aplicados a elementos.

Los valores predeterminados de metadatos se admiten en los siguientes tipos de columnas:

· Una línea de texto

· Elección

· Número

· Moneda

· Fecha y hora

· Sí/no

· Metadatos administrados

Configuración de los valores predeterminados de metadatos al editar columnas:

Al crear o editar una columna en el nivel de lista o sitio hay un campo para especificar un valor predeterminado. Puede especificar valores predeterminados en el nivel de sitio y, a continuación, reemplazarlos en el nivel de lista.

Configuración de los valores predeterminados de metadatos con el control de árbol:  

En las bibliotecas puede usar un control de árbol para establecer los valores predeterminados de metadatos para la biblioteca y por carpeta. Para ello, vaya a la configuración de la biblioteca y haga clic en el vínculo “Configuración de valor predeterminado de columna”. Esto le proporcionará un control de árbol que puede usar para navegar por las carpetas de la biblioteca. Puede establecer valores predeterminados en la raíz de la biblioteca así como para cada carpeta individual. Las carpetas heredarán valores a menos que especifique un valor predeterminado concreto para la carpeta secundaria.

Los valores de metadatos son una fantástica manera de contribuir a colocar metadatos en columnas. Incluso puede usarlo para aplicar valores predeterminados en columnas ocultas de manera que los usuarios nunca tengan la opción de editar el campo aunque pueden usar los metadatos para navegar y recuperar contenido.

Quentin Christensen

Administrador de programas, administración de documentos y registros

Esta entrada de blog es una traducción. Puede consultar el artículo original en Metadata Defaults in SharePoint Server 2010