Presentación de la administración de documentos en SharePoint 2010



Presentación de la administración de documentos en SharePoint 2010

Hola a todos. Soy Adam otra vez. Esta vez quiero hablarles de otra área principal del mundo de la administración de contenido: la administración de documentos. Durante los próximos meses, recibirán noticias de varios miembros del equipo de ingeniería sobre las nuevas características de administración de documentos que permitirán aprovechar al máximo el conjunto de documentos. También explicaremos cómo los primeros usuarios de SharePoint 2010 usaron las nuevas características de administración de documentos para afrontar los más difíciles desafíos de gobierno de información.

Pero hoy me gustaría dedicar un tiempo a explicar los avances del equipo en cuanto a administración de documentos desde SharePoint 2007 y presentarles los principios esenciales que marcaron nuestra visión de la administración de documentos en esta versión.

Resumen: administración de documentos en SharePoint 2007

SharePoint 2007 fue la primera versión en la que SharePoint realmente se desprendió de su rol de colaboración y permitió a los clientes aplicar estructura y administración a sus bibliotecas de documentos. Gran parte de la infraestructura de administración de documentos se estableció en esa versión: la protección y desprotección, el control de versiones principales y secundarias, los permisos por elemento, los tipos de contenido, los flujos de trabajo y la papelera de reciclaje son solo algunos ejemplos. Por supuesto, todas estas características se integraron estrechamente con las aplicaciones cliente de Office como Word, Excel y PowerPoint para facilitar a los usuarios finales la interacción con el repositorio de documentos (un principio de diseño principal que continúa en 2010).

Características como estas permitieron a los clientes comenzar a crear repositorios de información de alto valor en SharePoint 2007.

En 2010, lo que buscamos fue basarnos en el gigantesco éxito de 2007 y concentrar nuestros diseños alrededor de tres ideas principales:

Principio nº 1: administrar lo no administrado.

Al observar de qué modo nuestros clientes comenzaban a usar las características de administración de documentos del sistema 2007, notamos una tendencia interesante: estas características no solo formaban parte de implementaciones de repositorios de documentos administrados. De hecho, también se estaba haciendo un uso intensivo de las características de administración de documentos tradicionales en sitios de grupo de colaboración promedio. Los clientes las usaban para aplicar directiva y estructura y para obtener conocimientos sobre lo que de otro modo hubieran sido lugares sin demasiada administración. Se usaba SharePoint para introducir cada vez más silos, generalmente no estructurados al mundo de ECM.

Esta es una perspectiva clave que realmente impulsó nuestros esfuerzos en SharePoint 2010. Por ejemplo, una de las nuevas características principales de SharePoint 2010 es la noción de un conjunto de documentos. Puede pensar en un conjunto de documentos como una “carpeta inflada con esteroides”. Le permite agrupar documentos relacionados de modo que compartan metadatos y tengan una página principal, flujos de trabajo y un proceso de archivado comunes:

Figura 1: Conjunto de documentos

La página principal de un conjunto de documentos es una página personalizable que permite a los usuarios detectar el contenido del conjunto, ver y sincronizar metadatos entre los elementos del conjunto, y administrarlo.

Cuando llegó el momento de diseñar esta característica, sabíamos que las personas iban a desear usarla para administrar procesos oficiales muy estructurados y rígidos (por ejemplo, una compañía farmacéutica que envía formularios a un organismo de control). Pero para nosotros era igualmente importante que la característica pudiera usarse en un sitio de grupo ligero para administrar la mayoría de los procesos, que requieren el enlace de varios documentos (por ejemplo, un equipo que simplemente necesite compilar un manual para presentaciones o una propuesta de venta que incluya una diapositiva de PowerPoint, una hoja de cálculo de costos y un documento que describa la estrategia publicitaria).

La habilitación del uso de la característica de conjunto de documentos de modo informal y sencillo es una manera de ampliar el valor de ECM en las mentes de los usuarios finales de SharePoint.

Principio nº 2: los sistemas sociales y los metadatos de empresa cambian las reglas del juego.

Al comenzar a diseñar el conjunto de características de administración de documentos para esta versión, comprendimos rápidamente la eficacia de los metadatos (tanto taxonomías estructuradas como folksonomías, o palabras clave, ligeras) como fuerzas de transformación en el espacio de la administración de documentos. Un repositorio de documentos de SharePoint 2010 deberá aprovechar al máximo ambos conceptos.

Son dos los principios clave que permiten a los usuarios de SharePoint 2010 aprovechar los metadatos. El primero se relaciona con el etiquetado: resulta sencillo para un sitio usar taxonomías y tipos de contenido para toda la empresa y también resulta sencillo para un usuario etiquetar con ellos.

SharePoint 2010 ofrece una administración de metadatos coherente que cualquier sitio de SharePoint puede adoptar sin prácticamente ningún esfuerzo. Esto permite que la empresa al completo se comunique en el mismo idioma. A nivel tangible, puede realizar tareas como definir una sola vez la lista de productos que vende y disponer de esos datos en cualquier sitio de SharePoint.

Figura 2: Control de taxonomía

Observe cómo la funcionalidad de escritura anticipada facilita a un usuario seleccionar un valor de esta folksonomía. También observe cómo la etiqueta West Coast se rellenó automáticamente para el usuario, ya que se había establecido como el valor predeterminado para todos los documentos de la biblioteca.

El segundo principio clave es cómo aprovecha SharePoint estas etiquetas. Por ejemplo, una biblioteca de documentos de SharePoint 2010 puede configurarse para usar los metadatos como un eje de navegación principal. Puede pensar en la navegación basada en metadatos como una estructura de carpetas virtuales que puede usarse para filtrar los elementos de la biblioteca:

Figura 3: Navegación por metadatos

En lugar de navegar por las carpetas tradicionales, un usuario filtró la biblioteca a la carpeta virtual que solo contiene los materiales de ventas sobre los productos de tienda de Contoso.

Este es un círculo virtuoso: la entrada sencilla de metadatos permite que los elementos se etiqueten, lo que impulsa la navegación. Y dado que los usuarios necesitan los metadatos para navegar por el repositorio, esto los incentiva a etiquetar los elementos.

Principio nº 3: el explorador como una aplicación de administración de documentos eficaz.

SharePoint siempre se ha usado para varios escenarios, pero quizá se lo conoce más por dos cosas:

· Es la mejor herramienta de su clase para crear sitios y páginas web

· Es un lugar para almacenar, administrar y colaborar en documentos

SharePoint 2010 lo apuesta todo a que la creación de un repositorio de administración de información requiere la fusión de estos dos mundos. El explorador se está convirtiendo progresivamente en la tecnología principal para los trabajadores de la información, tanto dentro del firewall corporativo como para el consumidor. Seguramente, las personas siempre desearán descargar documentos para quedarse con ellos, pero también desean usar el explorador para interactuar con el documento y poder ver una gran cantidad de contexto sobre el documento (por ejemplo, metadatos, documentos relacionados, páginas wiki sobre el tema del documento).

Ya es hora de que la industria cuente con sistemas de administración de documentos que también sean fantásticos para crear páginas o wikis que agreguen contexto al contenido del documento. Y los sistemas que no lo hagan comenzarán a verse anticuados.

SharePoint 2010 ofrece esta realidad de distintos modos. En primer lugar, si ha instalado Office Web Apps (con licencia como parte del conjunto de aplicaciones de Office 2010), el clic predeterminado en una biblioteca de documentos puede configurarse para cargar documentos de Office en el explorador:

Figura 4: Office Web Applications (Excel)

Sin salir del explorador, los usuarios pueden ver rápidamente documentos de Office almacenados en SharePoint.

En segundo lugar, durante esta versión dedicamos mucho tiempo a pensar sobre cómo pueden usarse las características de administración de contenido web en los repositorios de documentos. Por ejemplo, el popular elemento web Consulta de contenido puede usarse para resumir todos los documentos relacionados con un tema particular:

Figura 5: Edición de página

Un administrador de contenido puede crear una página sobre un tema particular (por ejemplo, sobre un producto nuevo). Esta página incluye texto sobre el producto, imágenes de marketing y resúmenes de todos los documentos etiquetados con el producto.

Esto permite combinar dos aspectos muy eficaces de SharePoint en una solución para el problema de detección de información de la organización. Es una fusión de un sitio wiki empresarial y un repositorio de documentos de empresa tradicional.

En resumen: ¡todavía queda mucho por llegar!

Espero que esta entrada de blog haya proporcionado algo de contexto sobre nuestras intenciones en cuanto a la administración de documentos en SharePoint 2010 y mucho más. Con respecto a las características, realmente solo describimos algunas de las muchas características de administración de documentos que conforman SharePoint 2010. Permanezcan en contacto para obtener más información en próximas entradas de blog donde profundizaremos sobre el tema. Y no duden en dejar sus comentarios sobre posibles temas para futuras entradas del blog (especialmente si han descargado la versión beta y ya han probado SharePoint 2010).

Gracias por leer esta información.

Adam Harmetz

Director jefe de programas, administración de registros y documentos

Esta entrada de blog es una traducción. Puede consultar el artículo original en Introducing Document Management in SharePoint 2010



Skip to main content