Введение в обнаружение электронных данных в SharePoint, Exchange и Lync 2013

Исходная статья опубликована в пятницу, 9 ноября 2012 г.

Возможно, что, как и многие другие организации, ваша организация накопила солидный объем данных в форме сообщений электронной почты и электронных документов. Вероятно, что сообщениями и документами дело не ограничивается и вы накапливаете другие типы контента, такие как социальный контент, мгновенные сообщения и веб-страницы. Существуют серьезные юридические риски, связанные с сохранением, обработкой этих данных и поиском по ним в случае возникновения юридических событий. Как вы осуществляете поиск по контенту и его экспорт в формат, пригодный для передачи в качестве ответа на запросы обнаружения электронных данных? Как вы можете предоставить пользователям лучшие технологии совместной работы, одновременно защищая свой бизнес? Новые возможности обнаружения электронных данных в SharePoint Server 2013, Exchange Server 2013 и Lync 2013 — это то, что нужно.

Если вы еще не знакомы с обнаружением электронных данных, отмечу, что это процесс поиска, сохранения, анализа и обработки контента в электронных форматах в соответствии с требованиями судебного разбирательства или расследования. Теперь вы можете сэкономить время и уменьшить юридические риски с помощью хранения на месте, поиска, осуществляемого почти в режиме реального времени, и возможностей для обработки дополнительных типов контента. Мы применяли созданные решения обнаружения электронных данных в SharePoint 2010 и Exchange 2010, позволяя вам осуществлять обнаружение электронных данных по SharePoint, Exchange, Lync и общим папкам из одного места. Вы можете защитить контент в SharePoint и Exchange с помощью хранения на месте, определить и сократить объем контента с помощью запросов обнаружения электронных данных, а также экспортировать результаты в автономный формат для передачи на юридическую экспертизу.

Ниже приведен краткий обзор обнаружения электронных данных с помощью SharePoint 2013, Exchange 2013 и Lync 2013.

• Хранение на месте: защитите контент на месте с повышенной точностью, сниженными затратами на хранение и без негативного влияния на повседневную работу пользователей.
• Запрос: получайте актуальный и релевантный контент и статистику, позволяющие быстро отвечать на поставленные вопросы. Экспорт: передача контента из системы в автономный или портативный формат.
• Дополнительный контент: сохранение, поиск и экспорт документов, сообщений электронной почты, файлов OneNote, веб-страниц, публикаций в сообществе, микроблогов, мгновенных сообщений Lync и много другого.

SharePoint 2013 представляет семейство сайтов центра обнаружения электронных данных, которое содержит компоненты, облегчающие выполнение первой половины задач из справочной модели обнаружения электронных данных (eDiscovery Reference Model — EDRM) — идентификации, сохранения, сбора, обработки и анализа. Центр обнаружения электронных данных доступен как локально, так и в Office 365, и может быть подключен к Exchange в целях выполнения обнаружения электронных данных в контенте SharePoint, Exchange и Lync, заархивированном в Exchange. В центре обнаружения электронных данных вы можете создать сайты случаев обнаружения электронных данных, используемые в целях упорядочения хранений на месте, запросов и экспортов для определенного случая. Сайт случая обнаружения электронных данных предназначен для обнаружения электронных данных внутренними юридическими отделами.

Рис. 1. Домашняя страница сайта случая обнаружения электронных данных

Использование хранения на месте для сохранения данных

Наши клиенты сообщали, что при юридическом событии часто возникает потребность гарантировать то, что контент, который может иметь отношение к данному событию и использоваться в качестве доказательства, не изменяется и не удаляется. Контент распределяется по нескольким разным расположениям, включая серверы электронной почты, общие папки, системы управления контентом и компьютеры пользователей. Предыдущие версии SharePoint затрудняли обнаружение электронных данных из-за большого числа типов контента, такого как страницы и списки, которые сложно экспортировать в автономную копию. В SharePoint 2013 безопасность контента обеспечивается проще благодаря наборам обнаружения электронных данных — новому компоненту, используемому для определения почтовых ящиков Exchange и сайтов SharePoint, их группировки, применения условий фильтра и помещения контента в режим хранения на месте.

Рис. 2. Страница набора обнаружения электронных данных позволяет управлять хранениями на месте для почтовых ящиков Exchange и сайтов SharePoint

В режиме хранения на месте пользователи могут продолжать изменять и удалять контент, однако система в фоновом режиме сохраняет исходные версии для последующего обнаружения электронных данных. Метаданные и контекст каждого из элементов сохраняются, так как он хранится на одном месте.

Хранение на месте

• Сохраняет контент, включая блоги, вики-страницы, контент микроблогов, архивированные мгновенные сообщения Lync, сообщения электронной почты, элементы календаря, контакты и многое другое, на месте.
• Помогает снизить риски благодаря быстрой масштабной защите контента (сайтов SharePoint и почтовых ящиков Exchange), не требующей недель и месяцев на создание копий всего значимого контента.
• Помогает сократить затраты на хранение, так как сохраняет только изменяемый или удаляемый контент и позволяет задать фильтры для сокращения объема хранимого контента.

Идентификация релевантных данных с помощью запросов

Юридическая экспертиза может стоить тысячи долларов за гигабайт, поэтому сокращение объема контента, передаваемого на такую экспертизу, является важной частью процесса обнаружения электронных данных. Новая страница запроса обнаружения электронных данных помогает выявить и сократить набор данных с помощью синтаксиса ключевых слов, ограничений свойств и уточнений. Работа запросов ориентируется по статистике для индивидуальных источников и фрагментов запросов, чтобы помочь вам принимать решения о контенте, в котором выполняется поиск. Вы также можете осуществлять предварительный просмотр контента SharePoint и Exchange, чтобы убедиться, что выявлен правильный набор результатов.

Рис. 3. Страница запроса помогает определить релевантный контент по ключевым словам, уточнениям и статистике

Использование запроса обнаружения электронных данных помогает сократить набор контента и ограничить его только имеющими значение элементами, при этом ориентация осуществляется главным образом по статистике и предварительному просмотру. Ниже приведено несколько ключевых возможностей и примеров.

• Поиск с учетом расположения: например, wingtip NEAR(30) маркетинг определяет результаты, в которых слово wingtip находится в пределах 30 ключевых слов от слова "маркетинг".
• Фильтрация доменов Exchange: например, возвращение всех результатов с адресом @contoso.com.
• Выполняйте поиск по Exchange, контенту Lync, заархивированному в Exchange, SharePoint и общим папкам с одной страницы поиска. Получайте развернутую информацию по статистике запросов, чтобы узнать, как именно части запроса влияют на набор результатов.

Экспорт данных

Одна из наиболее серьезных трудностей, связанная с обнаружением электронных данных при работе с SharePoint и Exchange, заключается в получении данных из системы в автономном или портативном формате. Это касается как локальной среды, так и Office 365. Теперь же экспорт осуществляется всего несколькими щелчками. После завершения выполнения запроса вы можете нажать кнопку экспорта, выбрать несколько параметров и затем загрузить результаты поиска непосредственно на свой локальный компьютер. С помощью данной функции экспорта вы можете удалить повторяющийся контент Exchange, включая версии документов из SharePoint, и даже охватить элементы, не включаемые в поиск (элементы, для которых возникли ошибки индексирования).

Рис. 4. Функция экспорта упрощает загрузку результатов поиска из Exchange и SharePoint независимо от того, находятся ли эти данные в локальной среде или в Office 365

В функцию экспорта включен манифест Electronic Discovery Reference Model XML, обеспечивающий предоставление метаданных для экспортированных элементов. После экспорта:

• контент Exchange, включая заархивированный контент Lync, сохраняется в файлах PST;
• контент SharePoint и общих папок заключается в собственном формате;
• страницы SharePoint сохраняются в виде файлов MHT;
• списки SharePoint сохраняются в виде файлов CSV.

После завершения экспорта вы можете импортировать эти данные в распространенные средства редактирования или передать на юридическую экспертизу.

Подводя итоги

Новые возможности обнаружения электронных данных обладают тремя преимуществами, помогающими выполнить поставленную задачу в условиях рассмотрения дела.

1. Хранение на месте — вы можете сохранять и искать контент в собственных хранилищах. Это осуществляется быстрее, проще и точнее, чем при использовании текущих процессов. Кроме того, благодаря нашему подходу по сохранению на месте вы можете сократить место, занимаемое хранимым контентом.
2. Поиск почти в режиме реального времени — использование встроенной системы поиска SharePoint и Exchange гарантирует постоянную актуальность контента и возможность выполнять поиск в любое время. Вы можете получить нужные ответы в считанные минуты, выполнив поиск по динамическому и актуальному контенту.
3. Дополнительный контент — вы можете сохранять, искать и экспортировать файлы OneNote, веб-страницы, публикации в сообществе, микроблоги, мгновенные сообщения Lync, собрания Lync и многое другое.

SharePoint 2013, Exchange 2013 и Lync 2013 помогают сократить юридические риски и сэкономить время. Теперь у вас есть средства для быстрого реагирования на запросы юридического характера и вы можете защитить свою организацию, не мешая работе пользователей.

Для начала вы можете создать семейство сайтов центра обнаружения электронных данных и затем создать сайты случаев обнаружения электронных данных. Для обработки всех этих данных системой Exchange требуется конфигурация; начальные сведения см. в статье Планирование обнаружения электронных данных в SharePoint Server 2013 на сайте TechNet.

Спасибо за то, что прочитали эту статью. Если у вас есть вопросы, отправьте их мне.

Квентин Кристенсен (Quentin Christensen),
руководитель программы, группа управления корпоративным содержимым

Это локализованная запись блога. Оригинал находится на странице Intro to eDiscovery in SharePoint, Exchange, and Lync 2013