Новые возможности SharePoint Online — 10 важнейших

  • Article

Исходная статья опубликована в среду, 3 апреля 2013 г.

Марк Кашман (Mark Kashman), @mkashman, — старший менеджер по продуктам SharePoint в рабочей группе SharePoint, занимающейся SharePoint Online.

В SharePoint Online (SPO) представлено множество новинок и полезных (а для кого-то — долгожданных) улучшений. В этой высококлассной службе для совместной работы представлены: новый и более удобный пользовательский интерфейс, активный общий доступ к личным файлам, большие квоты на хранение данных (как для личных сайтов, так и сайтов групп), передовая модель разработки облачных приложений и более удобные инструменты для администраторов, упрощающие управление средой SPO и повышающие его эффективность. В новой SharePoint Online для всех найдется что-нибудь хорошее!

  • Пользователи смогут по-новому предоставлять общий доступ, как в рамках организации, так и внешним или анонимным пользователям; появились новые способы поиска и обнаружения необходимых информации и людей. Самообслуживание теперь играет большую роль при создании сайтов и интерфейсов.
  • Руководители проектов получают улучшенные способы упорядочивания документов, данных по проектам и графиков работ.
  • Разработчики более не ограничены при выборе типов решений, предоставляемых для облачной среды Office 365.
  • Для ИТ-специалистов упрощено управление сайтами и разрешениями от лица всей организации.

В этой статье будут рассмотрены 10 наиболее важных инноваций в SPO. В конце статьи представлена ссылка на новое описание службы SPO со сравнительной таблицей всех компонентов в рамках всех предложений (локальных и облачных).

1. Новый пользовательский интерфейс

Весь пользовательский интерфейс Office 365, вплоть до SharePoint Online, был пересмотрен. Теперь он радует глаз, в нем легко работать и выполнять рутинные задачи. И он, при этом, еще и быстр! Рассмотрим несколько примеров улучшений...

Пример сайта с пользовательским интерфейсом из шаблона многофункционального сайта группы с внедренным PowerPoint Web App, сводным списком "Документы с наивысшими оценками", диаграммой с ключевыми показателями эффективности, новыми элементами навигации и кнопками "Общий доступ", "Подписаться" и "Синхронизировать".

  • Перетаскивание.
    Чтобы отправить в систему документы, изображения и файлы других типов, теперь можно перетащить их в библиотеку сайта (например, "Документы" или библиотеку SkyDrive Pro) с компьютера.

Перетаскивание файла с рабочего стола прямо в библиотеку документов в браузере.

  • При наведении указателя мыши на любой документ в библиотеке или результатах поиска появляется меню-выноска с набором полезных команд и контекстуальной информацией. Можно открывать документы, предоставлять к ним общий доступ, подписаться на них, просматривать их в режиме предпросмотра и щелкать прямые ссылки, чтобы перейти непосредственно к определенному месту в документе.

Предпросмотр документа Word в библиотеке документов с помощью внедренного Word Web App. Обратите внимание, что также можно предоставить общий доступ и подписаться.

  • Сенсорное управление. Одной из важнейших областей, в которую было вложено много сил и ресурсов во всех продуктах нового Office, являются большие элементы пользовательского интерфейса, удобные с точки зрения сенсорного управления. Они упрощают фильтрацию, навигацию и работу с документами как на больших, так и маленьких устройствах.
  • Асинхронные вызовы. Обновлять можно только тот контент, над которым ведется работа. Навигация и фильтрация на уровне списков и библиотек означает сокращение числа обновлений всей страницы, а значит, можно меньше ждать и больше делать.
  • Редактирование контента с использованием Office Web Apps теперь доступно для всех. Даже приглашенные с помощью внешнего общего доступа смогут редактировать документы Office в браузере (от вашего имени). А вы, в свою очередь, будете уверены, что соавторы используют лучшие инструменты для продвижения вашего дела.
  • Универсальная верхняя панель навигации Office 365. Чтобы не потеряться, теперь не нужно запоминать пути (или создавать закладки). Все, что нужно, теперь доступно в удобном браузерном интерфейсе, без всплывающих окон или излишней сложности.

Новая верхняя панель навигации Office 365 упрощает переход от почты Outlook к SkyDrive Pro, новой облачной системе хранения рабочих данных.

2. SkyDrive Pro

SkyDrive Pro представляет собой облачную систему хранения данных для персонала, которая теперь является одной из основополагающих частей SharePoint Online. SkyDrive Pro предназначен для использования удобным для вас образом и предоставляет организации контроль. Все сотрудники, имеющие право на личный сайт, получают SkyDrive Pro и квоту на хранение личных данных в 7 ГБ (раньше было 500 МБ). Личные сайты теперь доступны в рамках большего числа планов Office 365 (см. новый сайт со сравнением планов Office 365). 

Так выглядит библиотека SkyDrive в Office 365 в браузере.

SkyDrive Pro позволяет сотрудникам:

  • Синхронизировать документы и предоставлять к ним общий доступ.
  • Работать над документами совместно с лицами из организации и вне ее.
  • Обращаться к контенту и информации повсеместно и с различных устройств.

... а администраторы при этом могут:

  • Управлять жизненным циклом контента и версиями.
  • Обеспечивать защиту от потери данных и процесс обнаружения электронных данных.
  • Управлять разрешениями на доступ.

Дополнительные сведения о SkyDrive Pro см. здесь.

К концу июня 2013 г. с SkyDrive Pro можно будет работать с еще большего числа устройств (т. к. будут выпущены мобильные клиентские приложения для Windows 8 и iOS). Доступ к SkyDrive Pro уже встроен в Windows Phone в Центре Office.

3. Yammer

Yammer — это очень интересно! Yammer становится социальной средой во многих продуктах Майкрософт. Сегодня это заметнее всего по SharePoint и CRM — в этих продуктах были сделаны большие ставки на социальный компонент для предприятий. Следующий шаг — Office 365, Yammer будет включен в SharePoint Online и Office 365 (сравните планы). Несколько более подробные сведения о планах и сроках уже были недавно представлены.

Не все выгоды от Yammer очевидны сразу, но оно того стоит:

  • Уникальная модель принятия понравится конечным пользователям и сильно упрощает "немедленное" внедрение социальной среды на предприятии.
  • Группы (внутренние и внешние) и веб-каналы — очень полезны.
  • С файлами можно связывать заметки и обсуждения.
  • Функциональные инструменты для администрирования помогут надлежащим образом оформить, проанализировать социальную интеллектуальную собственность организации и управлять ею.
  • Yammer доступен для многих браузеров, ОС и устройств.
  • Изучить все возможности Yammer.

 

Домашняя страница Yammer. Виден основной веб-канал с публикациями, файлами и обсуждениями, а также элементы навигации для перехода к людям и группам.

Заметка о канале новостей SharePoint

В краткосрочной перспективе канал новостей SharePoint продолжит являться социальным интерфейсом по умолчанию в Office 365, но появится возможность заменить его Yammer. И это будет началом.

Страница канала новостей обеспечивает быстрый доступ к спискам людей, документов, сайтов и тегов, которые вы отслеживаете. Если вы знакомы с популярными социальными сетями, вас порадуют новые возможности микроблоггинга, позволяющие беседовать с людьми прямо в канале новостей. 

 

Канал новостей с точки зрения пользователя, показывающий людей, которых отслеживает Гарт (Garth), и их действия в SharePoint.

К типичным действиям, которые можно выполнять в канале новостей, относятся:

  • Публикация информации и идей в канале новостей организации или сайта.
  • @упоминание коллег и включение в текст #хэш-тегов.
  • Функция "Нравится", включение изображений, видео или ссылок на документы и интернет-URL-адресов.
  • Дополнительные сведения на Office.com о всех возможностях канала новостей.

Вне зависимости от выбранной службы к Yammer или каналу новостей SharePoint можно получить доступ и вне офиса, благодаря клиентским приложениям:

4. Гостевые ссылки

Внешний общий доступ стал еще лучше. Предоставлять общий доступ можно к сайтам, папкам и отдельным документам, благодаря появившимся гостевым ссылкам. Эта возможность позволяет приглашать пользователей в организации или за ее пределами к совместной работе над отдельными документами Office. Для участия в совместной работе гости могут ввести имя пользователя и пароль или быть анонимными соавторами. При этом можно контролировать совместную работу, назначая тот или иной уровень разрешений. Кому-то будет достаточно и разрешений на чтение, другим же потребуется предоставить и разрешения на запись. Общий доступ также можно в любой момент отменить.

Если есть настроение, щелкните мою гостевую ссылку. Она указывает на документ Word с одной из моих любимых облачных шуток. Напишите на @mkashman, если знаете ответ.

 

Предоставление общего доступа к одному документу. Можно видеть новое диалоговое окно предоставления общего доступа, служащее для приглашения новых пользователей к совместной работе. Также можно указать, смогут ли они просматривать или редактировать контент и должны ли входить в систему.

Примечание. На основании отзывов клиентов нами также был упрощен процесс входа для приглашенных внешних пользователей, чтобы они не терялись.

5. Новый и улучшенный общедоступный веб-сайт

Общедоступный веб-сайт в SharePoint Online включает в себя новую структуру и компоненты для настройки сайта и отдельных страниц. В силу того, что сайт основан на платформе SharePoint, доступны и возможности публикации, больше веб-частей (социальные сети, ведение блогов, комментирование, новые приложения для SharePoint из Магазина Office), параметры свойств SEO и дополнительные структурные компоненты. Теперь можно отключить общедоступный веб-сайт, чтобы он не присутствовал в Интернете до часа "X". Полезно при создании сайта или в тех редких случаях, когда сайт нужно отключить. Главное не забыть его потом включить...

Если веб-сайт нужно полностью переделать или использовать уже имеющуюся структуру, можно использовать Дизайнер. Дизайнер позволяет превратить обычную HTML-страницу в главную страницу SharePoint с разметкой страницы, представлениями для мобильных устройств, каскадными таблицами стилей и т. д. При этом можно использовать собственные инструменты редактирования веб-сайтов (например, Adobe DreamWeaverTM), а затем просто отправить файлы в Дизайнер SharePoint Online; быть экспертом по SharePoint не требуется.

 

Пример веб-сайта, созданного для SharePoint Online и размещенного в службе. Он также доступен по адресу https://www.contosobistro.com/

Дополнительные сведения см. в видеозаписи Начало работы с общедоступным веб-сайтом и в статье Начало работы с общедоступным веб-сайтом.

6. Обнаружение электронных данных

SharePoint Online улучшит защиту организации благодаря обнаружению электронных данных. С единого сайта управления обнаружением электронных данных можно добавлять источники и создавать запросы на обнаружение контента на сайтах, в библиотеках документов, в почтовых ящиках и обсуждениях и хранить их "на месте" — в SharePoint Online, Exchange Online и Lync Online. Например, можно провести расследование в рамках судебного разбирательства или аудита с использованием мощных инструментов, основанных на поиске, из Центра обнаружения электронных данных на базе SharePoint Online. Все элементы можно затем сохранить "на месте", оставить элементы, соответствующие запросам, и экспортировать их в отраслевой формат Electronic Discovery Reference Model (EDRM). Каждое судебное разбирательство или аудит представляют собой сайт для совместной работы с библиотекой документов, в которой можно хранить документы, связанные с управлением конкретным случаем. Методы работы с конкретными случаями рассматриваются в статье Планирование досье eDiscovery и управление ими. После закрытия случая все удержания, с ним связанные, снимаются. Запросы обнаружения электронных данных рассматриваются в статье Создание и выполнение запросов eDiscovery.

 

Сайт обнаружения электронных данных с результатами запроса из SharePoint Online и Exchange Online, а также новый контекстный интерфейс при наведении указателя мыши на обнаруженный элемент.

7. Почтовый ящик сайта

Когда две отличные службы встречаются, можно воспользоваться всеми преимуществами сразу. Если добавить к сильному управлению документами SharePoint Online могучие решения для управления электронной почтой Exchange Online, на свет появятся почтовые ящики сайтов — функциональные "Входящие" на базе проектов, помогающие рабочим группам упорядочивать контент и почту, связанные с проектами, в рамках единого представления; при этом физически все остается там, где и было: документы — в SharePoint Online, а почта — в Exchange Online.

С почтовыми ящиками сайта можно работать из Outlook 2013, а также из SharePoint Online. Если у вас нет Outlook 2013, можно использовать сайт SharePoint Online, загружающий Outlook Web App на уровне сайта, доступные возможности не изменятся. Почтовый ящик сайта можно просматривать только при наличии разрешений на сайт проекта.

 

Почтовый ящик сайта, открытый с сайта проекта SharePoint Online.

Тот же почтовый ящик сайта при работе из Outlook 2013 (Примечание. SharePoint Reviewer's Team Site в области папок Outlook слева и есть почтовый ящик сайта).

Дополнительные сведения о почтовых ящиках сайта в справке на Office.com.

8. Поиск в корпоративной среде

Поможет быстро понять, найден ли нужный человек или документ, прежде чем углубляться в иные виды поиска. Можно навести указатель мыши на результат поиска, и появится подробное представление элемента без его открытия. В контекстной выноске отображается карточка контакта человека и представление предпросмотра документа с использованием внедренного веб-приложения Office Web Apps (например, можно прокручивать документ Word или переходить по слайдам в презентации PowerPoint). Также будут доступны прямые ссылки, основанные на ключевых словах поискового запроса; по ним можно перейти непосредственно к соответствующим страницам и слайдам, как бы глубоко они не находились.

На уровне базовой архитектуры в системе поиска SharePoint Online была значительно улучшена релевантность результатов поиска. Находимое более соответствует тому, что требовалось найти. И система поиска в SharePoint Online стала еще более программируемой. Взаимодействия с пользователями можно контролировать посредством мощных результатов на основе метаданных и параметров фильтрации. И центр поиска в целом расширяем в соответствии с предпочитаемыми в вашей организации стилем и структурой.

И чем больше вы используете систему, тем больше появляется рекомендуемых ею людей, сайтов и контента, которые также могут быть вам интересны.

 

Многофункциональный интерфейс поиска с уточнениями, предпросмотром при наведении, прямыми ссылками и другими полезными возможностями.

Гибридный поиск
Дни изолированных репозиториев с контентом прошли. Пользователи, работающие в Office 365 и локальных средах смогут получить результаты поиска, включающие в себя контент из обоих расположений. Гибридная среда SharePoint состоит из SharePoint Server (обычно развернут локально) и последней версии Microsoft Office 365 корпоративный, которая включает в себя новую SharePoint Online. Гибридную среду можно настроить на предоставление одного из нескольких уровней взаимодействия, в зависимости от целей: однонаправленного или двунаправленного, в последнем случае локальная ферма SharePoint Server 2013 и SharePoint Online получают доступ к результатам поиска друг друга. И, как уже говорилось выше, интерфейс поиска расширяем; применительно к гибридному поиску это означает, что можно настраивать внешний вид и удобство использования на базе источника контента.

На рисунке выше показан блок, который администратор может настроить программно, служащий для различения результатов из SharePoint Online и (или) локального SharePoint.

Дополнительные сведения обо всех новых предложениях поиска в SharePoint.

Статья о разнообразии гибридных сценариев между SharePoint Online и локальным SharePoint и ряд новых технических документов о гибридной среде.

9. Модель облачных приложений (CAM)

Поприветствуем приложения. Теперь приложения можно использовать в самой лучшей среде, с точки зрения их масштабирования, — в службах типа Windows Azure. Изолированные решения, пользовательские приложения уровня семейства веб-сайтов никуда не исчезли, но теперь выбор не ограничен только ими. Теперь можно разрабатывать или приобретать полезные решения, которые позволят достичь большего, чем может дать изолированная среда.

Модель CAM в SharePoint Online позволяет разрабатывать приложения для SharePoint с использованием знакомых инструментов и широкого набора возможностей. Разработчикам и ИТ-специалистам служба SharePoint Online в Office 365 теперь может предложить новую модель программирования для разработки, установки, управления и использования приложений. Пользователи смогут загрузить приложения из Магазина SharePoint или внутреннего каталога организации. Для администраторов SharePoint Online в центре администрирования SharePoint доступны параметры для управления каталогом приложений, получения приложений из Магазина SharePoint, управления лицензиями на приобретенные приложения и отслеживания используемых приложений.

 

Модель программирования приложений для SharePoint

Посетите сайт https://dev.office.com/, чтобы изучить новую модель облачных приложений подробнее.

Приступить к изучению сторонних приложений для SharePoint можно в Магазине Office.

10. PowerShell для SPO

Что лучше последовательного выполнения дел? Правильный ответ — пакетные операции. PowerShell в SharePoint Online теперь может параллельно делать гораздо больше!

Администраторы SharePoint Online могут использовать Windows PowerShell для управления собственными подписками. При удаленном подключении к SharePoint Online с рабочего стола теперь можно создавать новые семейства веб-сайтов, выполнять обновления, добавлять и удалять пользователей и группы SharePoint Online, восстанавливать сайты и управлять корзиной. Такие операции управления можно оформить в виде скриптов, автоматизировать и выполнять массово, что экономит время и сокращает число ошибок, вызванных человеческим фактором и рутинностью операций. Дополнительные сведения см. в статье Введение в командную консоль SharePoint Online.

 

Результаты командлета Get-SPOSite, выполненного для клиента SharePoint Online, в командной консоли SharePoint Online.

Чтобы сделать командную консоль SharePoint Online более доступной для опытных пользователей, не являющихся специалистами по управлению ИТ, нами было разработано дополнительное веб-средство, Windows PowerShell Command Builder Tool. Оно поможет быстро понять и начать использовать командлеты Windows PowerShell, разработанные для SharePoint Online. Чтобы создать сайт, можно создать командлет в Command Builder, который создаст сайт из командной строки, и избежать таким образом общения с рядом страниц в пользовательском интерфейсе.

 

Windows PowerShell для SharePoint Command Builder с примером команды, создаваемой для выполнения командлета New-SPOSite.

И еще чуть-чуть, на удачу: 11. Улучшения в сфере хранения данных и передачи файлов

Пределы существуют, чтобы их преодолевать и превышать. В ходе Office 365 Preview нам поступило много отзывов и немало схожих запросов. Результат — пользователям в системе хранения данных, SkyDrive Pro, теперь предоставляется 7 ГБ (раньше было 500 МБ). Предельное число семейств веб-сайтов также изменилось, в лучшую сторону, — до 3 000 (с 300). И отправлять в систему можно файлы до 2 ГБ. Подробная информация о хранении данных в рамках основных планов Office 365 представлена в таблице ниже. В ней же есть и дополнительные строки, призванные помочь при планировании использования и миграции SharePoint Online.

Таблица о хранении данных в SharePoint Online расположена здесь . Данные о различных пределах и границах в SharePoint Online в ней обновляются в режиме реального времени.

А что Вы скажете о новой SharePoint Online?

Office 365 постоянно эволюционирует. Корпорация Майкрософт самым внимательным образом рассматривает все отзывы и стремится предоставить технологии, соответствующие вашим требованиям и превосходящие их. Ну и впечатляющие вас, по крайней мере иногда. Дополнительные сведения о новых возможностях, в которых описываются не только эти, см. в новом описании службы SharePoint Online. В нем можно сравнить все новые возможности во всех планах Office 365 и локальных предложениях SharePoint.

Оцените Office 365, лично попробуйте все новые возможности SharePoint Online в деле и поделитесь своим мнением.

Марк Кашман (Mark Kashman), @mkashman, — старший менеджер по продуктам SharePoint в рабочей группе SharePoint, занимающейся SharePoint Online.

Это — локализованная публикация в блоге. Оригинал — What’s new in SharePoint Online–top 10