Отслеживание своей работы

Исходная статья была опубликована в четверг, 26 июля 2012 года

Эйлин Хао Клака (Eilene Hao Klaka) – руководитель программ в команде по разработке приложений для управления работой.

В наше время почти любой проект, над которым мы работаем, является совместным. Владелец ресторана может совместно со своими сотрудниками и специалистами по рекламе разработать и прорекламировать новое меню. Организатор свадеб сотрудничает с флористами и управляющими банкетных залов, чтобы воплотить в жизнь чью-то мечту. Необходим способ координировать текущие задачи, легко информировать других об их выполнении и всегда оставаться на связи с командой, не отказываясь от своих любимых инструментов. 

В следующей версии SharePoint мы предлагаем новые интуитивно понятные средства организации работы для команды в целом, а также для отдельных сотрудников, стремящихся быть в курсе рабочих процессов в различных проектах. Два основных инструмента – это новые функции управления задачами для сайтов рабочих групп и пункт "Мои задачи" в центре "Лента новостей". Давайте рассмотрим их подробнее.

Работа группы над проектом

В следующей версии SharePoint можно добавлять возможности управления задачами, чтобы улучшить веб-сайт любой рабочей группы, так что вы сможете организовывать, планировать и отслеживать задачи, а также сообщать о сроках их выполнения в том же месте, где вы храните документы и записи. Просто нажмите элемент мозаики "Работаете над календарным планированием?" на главной странице вашего нового сайта. 

Вот несколько инструментов, которые пригодятся вам в работе: 

• список задач для отслеживания действий, задач и сроков их выполнения;
• календарь для отслеживания важных дат и встреч;
• обзор проекта для всестороннего информирования рабочей группы.

Координация работы и сроков при помощи "Списка задач"

Новый "Список задач" предназначен для быстрого создания и редактирования задач для вашей рабочей группы. Исходное представление "Списка задач" оптимизировано, с тем чтобы можно было сразу ухватить наиболее существенные сведения, которые могут, например, понадобиться во время телефонного разговора: название задачи, срок выполнения и исполнитель. Если нажать кнопку “Редактировать этот список", вы получите таблицу, содержимое которой можно редактировать по аналогии с работой в Excel. Поскольку проекты необходимо корректировать по мере изменения обстоятельств или возникновения новых задач, этот режим также позволяет более гибко организовывать задачи, в том числе возможность группировать задачи с помощью операций перетаскивания и структурировать их при помощи отступов для создания иерархии. Вы забыли добавить задачу, которую следует выполнить между этими двумя? Просто нажмите клавишу Insert и добавьте ее прямо посередине.

Вверху страницы расположена интерактивная временная шкала, обеспечивающая визуальное представление наиболее важных этапов и задач. Таким образом, все участники проекта получают полную картину того, как их задачи вписываются в общий контекст других задач. К временной шкале можно добавить любую задачу с определенными сроками, щелкнув кнопку на ленте или выполнив вызов этой задачи. 

"Список задач" позволяет удобно организовать все этапы проекта, над которым работает ваша команда, и проследить за выполнением задач.

Наглядное информирование о стадии выполнения проекта

"Список задач" удобен для сотрудников, руководящих проектом, но остальным посетителям сайта (участникам рабочей группы и другим заинтересованным лицам) нужно наглядное представление стадий выполнения проекта. Специально для этого мы разработали "Обзор проекта" на главной странице сайта, который позволяет легко сообщить о ходе разработки проекта и объявить о начале следующего этапа, а также предлагает различные виды представления информации. Первый из них – это временная шкала (из "Списка задач"), предоставляющая наиболее общий обзор направления работы для заинтересованных лиц. Второй – это список предстоящих сроков сдачи и событий в календаре, позволяющий получить достаточно подробную картину следующих шагов. Таким образом, любой из посетителей сайта будет достаточно полно информирован о выполнении проекта и о том, над чем участники работают в настоящее время. Сотрудники Microsoft любят пользоваться собственными инструментами – мы называем это испытанием на подопытных кроликах. У нас появилось немало новых сайтов в Office с "Обзором проекта" на главной странице. Мы получили прекрасные отзывы от людей, которым им воспользовались: по их словам, размещение "Обзора проекта" на сайте позволяет им выглядеть и быть более организованными и помогает координировать работу команды.

Рост по мере необходимости

"Список задач" прекрасно подходит для организации работы одной команды, но иногда масштабы проекта увеличиваются настолько, что необходимы средства управления, структурирования и отчетности на более высоком уровне. В этом случае можно открыть список задач в Microsoft Project 2013. Нажмите на ленте кнопку "Открыть в проекте", чтобы получить доступ к удобным функциям отчетности и более высокому уровню организации для отслеживания этапов и сроков выполнения проекта. После сохранения изменений в Project они будут синхронизированы непосредственно с исходным списком, и вы сможете поделиться им со всеми коллегами. 

Все рабочие материалы в одном месте

В среднем люди одновременно работают над 5-7 проектами. Например, у организатора свадеб может быть несколько клиентов, для которых она организует свадьбы, и для каждого она воспользуется отдельным сайтом управления задач в SharePoint. В этом случае назначенные ей задачи будут поступать к ней из нескольких различных мест, и это не считая отслеживания персональных задач, не связанных с этими проектами. 

Вместо того чтобы заходить на каждый сайт по отдельности для просмотра задач, теперь можно использовать новую функцию — "Мои задачи" в центре "Лента новостей", при помощи которой вы сразу увидите все свои задачи из различных проектов, собранные в одном месте. 

Функция "Мои задачи" может собирать вместе все задачи, назначенные вам в SharePoint, Outlook и Project, и организовывать их в одном месте, позволяя осуществлять управление как назначенными, так и персональными задачами. 

Однако смысл функции, подразумевающей комплексный подход, заключается не только в отображении всех задач, но и в возможности перейти к их выполнению. Ниже перечислены те действия, которые она помогает выполнять.

Организация задач и их выполнение

Чтобы открыть "Мои задачи", перейдите к центру "Лента новостей" и нажмите "Задачи" на панели быстрого запуска. При первом запуске этой функции все ваши задачи будут сгруппированы по проектам, так что контекст поможет определить, откуда они возникли.

Когда вы увидите свои задачи, вы наверняка подумаете о других важных вещах, которые вам нужно сделать. Функция "Мои задачи" позволяет быстро и легко собирать задачи при помощи встроенных средств добавления. 

Чтобы присвоить задачам определенный приоритет, можно перемещать их вверх и вниз путем перетаскивания. Кроме того, можно выделить задачи, которым вы хотите уделить особое внимание, пометив их как важные. После этого они появятся в представлении "Важные и предстоящие задачи", о котором мы поговорим в следующем разделе.

Для завершения задачи просто установите рядом с ней флажок (наподобие галочки в списке задач) и испытайте чувство удовлетворения, когда задача будет перечеркнута и исчезнет из списка (тем не менее, ее можно будет найти в представлении "Завершенные"). Кроме того, можно также редактировать задачу встроенными средствами или напрямую открыть форму задачи. Все изменения будут внесены на сайт проекта, так что рабочая группа будет немедленно уведомлена о состоянии задачи и обновлениях.

Чтобы упростить выполнение задач, можно получить больше контекстной информации, включая ссылку на сайт проекта, где размещены связанные вспомогательные материалы. Для этого нужно открыть выноску. 

Выбор задачи для выполнения при помощи представления "Важные и предстоящие задачи"

В "Моих задачах" предусмотрено отдельное представление "Важные и предстоящие задачи", которое позволяет выбрать наиболее актуальную задачу из всего того, что от вас требуется. В нем расположена ваша персональная временная шкала, предлагающая визуализацию всех задач со сроком выполнения в ближайшие несколько недель. Это представление само очищается, то есть заменяет содержимое новым, чтобы ваши списки задач не стали непомерными. Когда выполнение важных задач задерживается, они постепенно уходят на задний план в представлении, чтобы старые задачи, к которым вы так и не приступили, но которые уже не представляют особой ценности, не загромождали список.

Имейте список задач повсюду с собой

Последнее, но тем не менее важное нововведение — синхронизация задач с Outlook. Вы сможете увидеть список задач не только в Outlook или Outlook Web App, но и в своих любимых приложениях для телефона, поддерживающих задачи Outlook, например в приложении "Календарь" в ОС Windows Phone или приложении Reminders в iOS. Просто перейдите на ленту в "Моих задачах" и нажмите кнопку “Синхронизация с Outlook”, чтобы включить эту опцию, и синхронизация будет выполняться на регулярной основе.

В этой статье мы дали только самое общее представление о том, как следующая версия SharePoint может помочь вам организовать работу и оставаться на связи с командой, используя свои любимые инструменты. Испробуйте ее сами и сообщите нам, удалось ли вам повысить эффективность своей работы и улучшить качество выполнения проектов!

Это локализованная запись блога. Оригинал находится на странице Keep track of your work