Наполнение ленты новостей
Исходная статья опубликована в среду, 25 июля 2012 года
Бен Уайльд (Ben Wilde), руководитель проекта SharePoint, рассказывает о том, как воспользоваться преимуществами новых социальных функций SharePoint, размещая информативные сообщения в ленте новостей и принимая меры для того, чтобы с ними ознакомились нужные люди.
Зачем нужны социальные функции?
Должен признать: когда мы начали работать над социальными функциями SharePoint, я не осознавал ценности того, что мы делаем, и был обеспокоен тем, что мы создаем нечто, что будет отвлекать людей от работы.
Теперь, накануне релиза, мои взгляды на социальные функции и пользу, которую они приносят, изменились радикальным образом. Утром за чашкой кофе я первым делом открываю ленту новостей, чтобы просмотреть, чем занимаются мои коллеги, как продвигаются проекты, что обсуждается в компании. Лента новостей создает ощущение уверенности и комфорта и позволяет оставаться в курсе всего, чем я интересуюсь и что происходит вокруг. Если честно, я так полюбил читать ленту новостей SharePoint, что написал статью в блоге, в которой рассказываю, как я ей пользуюсь.
Лента новостей помогает не только следить за тем, что делается и обсуждается в компании, но и своевременно получать новую информацию. Кого можно спросить об обновлении SharePoint 2010? Кто уже устанавливал и настраивал SQL-сервер? Есть ли у кого-нибудь связи с командой дизайнеров Windows? У сообщений в ленте новостей большая аудитория, так что я обычно получаю ответ в течение нескольких минут. Кроме того, можно перейти к беседе в рамках небольшой группы людей, чтобы обсудить выполнение конкретного проекта.
Во второй части этой статьи я хочу рассказать о некоторых разнообразных способах, которыми можно размещать новые записи в ленте новостей, а также о том, как воспользоваться преимуществами ленты новостей в повседневной работе, будь то общие обсуждения и обмен информацией или совместная работа по конкретным проектам.
Обмен информацией со всеми
Когда я открываю ленту новостей и размещаю в ней сообщение, по умолчанию оно будет доступно всем сотрудникам Microsoft. На мой взгляд, это основной способ широко распространить информацию или получить ответы на сложные вопросы. Способ размещения записей прост и знаком пользователям (мы потратили на это немало времени на этапе проектирования), но есть и несколько маленьких хитростей, позволяющих убедиться, что сообщение достигнет нужных людей.
Если я хочу привлечь чье-либо внимание к записи, я помещаю в ней “@упоминание” этого человека. Почти каждый день в ленте появляются вопросы. Я не всегда могу ответить сам, но знаю, у кого можно спросить. Часто я отвечаю на вопрос, упоминая кого-либо (набрав символ @ в тексте ответа), чтобы гарантировать, что этот человек заметит сообщение. Несмотря на то что это общедоступная запись, она появится в разделе "Упоминания" этого сотрудника, а на почтовый ящик будет выслано соответствующее уведомление.
Иногда при создании записи я добавляю к ней #ключевое слово, чтобы связать запись с определенной темой. В процессе создания новостной ленты мы обнаружили (и исправили!) немало ошибок. Один из способов сообщить об ошибке — разместить в ленте новостей запись с ключевым словом #ЗдесьОшибка, например "В этом месте ошибка". Кроме того, руководители групп могут подписаться на записи с ключевым словом #ЗдесьОшибка, чтобы своевременно отслеживать все поломки. Можно также щелкнуть по ключевому слову #ЗдесьОшибка и посмотреть все записи, в которых сообщается об ошибках. Очень полезно размещать в таких записях снимки экрана и видеозаписи, демонстрирующие, где #ЗдесьОшибка.
Последнее, о чем я хотел бы упомянуть, это возможность, отличающая нашу ленту от других, которыми я пользовался: в записях, содержащих ссылки на документы, предлагается предварительный просмотр этих документов. Часто этого достаточно, чтобы получить необходимую информацию, не открывая полную версию документа. Это невероятно удобно!
Размещение записей для определенных групп людей
Мне нравится размещать записи для широкой аудитории, но иногда необходимо организовать дискуссию для более узкого круга людей. Для этого я пользуюсь лентой сайта (аналог ленты новостей, но на сайте). Ее могут читать только пользователи с правом доступа к сайту. Поскольку эта лента размещена на сайте SharePoint, мы можем добавлять на сайт другие приложения и функции для обмена документами, отслеживания задач и т.п. В чем же изюминка? Если я подписан на эти сайты, все разговоры, происходящие на них, будут автоматически добавлены к моей ленте новостей, которая тем самым становится главным источником информации обо всем, что меня интересует.
Я подписался на ленту новостей. Присоединяйтесь!
После ежедневного использования ленты новостей в течение целого года я уже не представляю себе работы без нее. Я стал на порядок лучше информирован о положении дел на работе, чем раньше, в моем распоряжении средства для получения быстрых ответов на мои вопросы и отзывов об идеях, которыми я обмениваюсь с коллегами. Я невероятно горжусь тем, что участвовал в разработке целого набора превосходных функций, которые, вопреки моим первоначальным опасениям, позволили резко повысить эффективность работы всех, кто ими пользуется.
Это локализованная запись блога. Оригинал находится на странице Feeding the Newsfeed