Новый сайт группы

Дата публикации исходной статьи: четверг, 26 июля 2012 г.

Натаниэль Грейнор (Nathaniel Granor) является руководителем программ инженерной группы SharePoint и работает над созданием интерфейса пользователя.

В один прекрасный день я вдруг захочу переоборудовать свою кухню. Основная проблема заключается в том, что у меня нет кухни — шкаф, в котором стоит холодильник, и миниатюрная газовая плита в моей квартирке на Манхэттене не в счет. Но на страницах этого блога давайте представим, что я живу на прекрасном ранчо в пригороде Сиэтла с огромной кухней, которую я как раз хочу переоборудовать.

Я обожаю различные проекты. Я переполняюсь энергией. Мое сердце начинает биться чаще. Иногда я хихикаю. Переоборудование кухни — это, безусловно, проект. На протяжении нескольких следующих месяцев я буду собирать тонны набросков, заметок, контактов, графиков, контрактов, чертежей и фотографий. От этих материалов не будет никакой пользы, если они просто будут накапливаться на столе. Я хочу делиться ими, говорить о них и ссылаться на них, обсуждая проект в офисе подрядчика или болтая по телефону с мамой (привет, мама!).

Горшок должен найти свою крышечку! В этом и заключается задача сайта рабочей группы SharePoint.

Хорошо, хорошо. Я создаю SharePoint, поэтому я, вероятно, склонен верить, что все, что угодно, является задачей сайта SharePoint. Но в этом и заключается гибкость SharePoint. Сайт рабочей группы — это место для совместной работы с группой людей. В этой версии мы сосредоточились на том, чтобы сделать SharePoint таким полезным и интересным средством, которое вы захотели бы применять в самых различных ситуациях. Позвольте мне представить вам эту версию.

Начало работы

При первом посещении нового сайта рабочей группы вас приветствуют иконки "Начало работы". Иконки представляют некоторые способы привязки сайта к текущему проекту.

Первая мысль, которая приходит мне в голову, это изменение внешнего вида сайта. Я работаю с множеством проектом, и уникальный внешний вид позволяет мне с легкостью отслеживать каждый из них. Кроме того, это весело. Иконка с названием "what’s your style?" (Какой стиль выберите вы?) позволяет перейти к галерее, где можно быстро просмотреть набор красивых и интересных шаблонов сайта.

После выбора шаблона можно немного подправить его, настроив макет, цветовую палитру, шрифты и фоновое изображение. После быстрого предварительного просмотра вы применяете свою собственную тему SharePoint.

Остальные иконки мы рассмотрим позднее. Дам лишь один профессиональный совет: когда вы закончите настройку сайта, щелкните "remove this" (Удалить это), и все иконки исчезнут с экрана. В дальнейшем вы всегда сможете добавить их обратно на страницу или посетить меню "Начало работы" в меню настроек.

После удаления иконок на странице будет достаточно места для размещения всего содержимого, которое должно быть в центре внимания. Щелкните кнопку "edit" (Правка) в верхнем правом углу, чтобы добавить свой собственный контент. Вы можете добавлять текст, ссылки и изображения или встраивать видео, карты и другой содержательный контент из Интернета.

Документы

"Документы" — это модное и причудливое слово для обозначения файлов. Тонны исследований и горы данных показывают, что документы являются истинным сердцем и душой большинства проектов. Каждый сайт рабочей группы включает библиотеку для хранения документов, которая совместно используется всеми пользователями, обладающими доступом к сайту, причем такой общий доступ к библиотеке предоставляется автоматически.

Мы внесли множество улучшений во внешний вид документов в новой версии SharePoint. Вот всего лишь несколько основных моментов:

Попробуйте перетащить файлы с рабочего стола или из Проводника в библиотеку документов.

Щелкните значок "..." рядом с названием документа для быстрого предварительного просмотра документа, а также другой полезной информации, например адреса файла и имени пользователя, который последним изменил данный файл. Эта функция называется выноской документа. Аналогичные выноски встречаются во всех разделах SharePoint.

Обратите внимание на значок "Sync" (Синхронизация) в правом верхнем углу страницы при просмотре библиотеки документов. Нажмите эту кнопку, чтобы синхронизировать библиотеку с компьютером. После синхронизации библиотеки можно получить доступ ко всем файлам, содержащимся в ней, из Проводника Windows и приложений Office даже при отсутствии подключения к Интернету.

Записная книжка

Позвольте мне небольшое отступление. Если вы никогда не слышали о Microsoft OneNote, мне втайне немного жаль вас. Если же вы слышали об этой программе и видели ее значок в папке Microsoft Office, но никогда не пользовались ей, тогда я искренне расстроен. Это просто фантастический компонент программного обеспечения (и я говорю это совсем не потому, что работаю здесь!). OneNote представляет собой электронную записную книжку, состоящую из разделов и страниц. Вы можете делать в ней записи, добавлять фотографии и видео, вставьте вырезки из веб-сайтов или документов. Если у вас есть цифровая ручка, OneNote может фиксировать все, что вы рисуете, записываете или даже просто небрежно царапаете.

Главное чудо происходит, когда вы переносите записную книжку на сайт SharePoint. Теперь записная книжка находится в облаке. Вы можете получить доступ к ней посредством любого компьютера или мобильного устройства, используя собственное приложение OneNote или браузер. И, что еще лучше, вы можете использовать эту записную книжку совместно с другими людьми. Вы будете видеть записи по мере ввода их другими пользователями, а они будут видеть ваши записи.

Мы считаем, что OneNote — это фантастическое средство, которое мы добавляем в качестве совместно используемой записной книжки на каждый новый сайт рабочей группы. Каждый, кто обладает доступом к вашему сайту, сможет использовать эту записную книжку. Щелкните ссылку "notebook" (Записная книжка) на панели быстрого запуска (в меню навигации слева), чтобы открыть ее в веб-приложении OneNote Web App. Здесь вы можете открыть записную книжку сайта в приложении OneNote на вашем ПК, компьютере Mac или мобильном устройстве. Кроме того, эта записная книжка доступна в автономном режиме и ее синхронизация осуществляется автоматически.

Лента новостей

Совместная работа, безусловно, связана с общением. Существует множество различных инструментов для общения, каждый из которых подходит для применения в конкретных целях. Лента новостей сайта — это простой и легкий способ ведения динамических бесед с людьми, участвующими в проекте. Вы можете вставлять изображения, видеоклипы и ссылки, добавлять упоминания (@mention) о конкретных людях и использовать хэштеги (#hashtag).

Я веду множество проектов, и с каждым из них связана определенная группа людей (и отдельный сайт рабочей группы). В разделе ленты новостей SharePoint отображается консолидированное представление разговоров, которые ведутся по каждому из моих проектов.

Для получения более подробной информации о лентах новостей в SharePoint ознакомьтесь со статьей Бена Уайльда.

Другие моменты

Каждый проект по-своему уникален. Мы намеренно сделали новый шаблон сайта рабочей группы крайне простым. На панели быстрого запуска сайта изначально доступно лишь несколько элементов: "Home" (Домой), "Notebook" (Записная книжка), "Newsfeed" (Лента новостей), "Documents" (Документы). Мы включили эти элементы, так как думаем, что они универсальны. Эти функции потребуются для каждого проекта (хотя, если они вам не нужны, вы можете свободно удалить их). Все остальные возможности доступны в приложении, и вы можете добавить их по мере необходимости.

Вы помните, мы ранее говорили об иконках "Начало работы"? Некоторые из этих иконок представляют собой часто используемые приложения, которые вы можете добавить на свой сайт.

Иконка "Working on a deadline?" (Нужно успеть к сроку?) приводит к установке приложений "Задачи" и "Календарь". Эти приложения позволяют упорядочить расписание и отслеживать, кто и что делает. Ознакомьтесь со статьей Эйлин, посвященной этим функциям.
Иконка "Keep email in context" (Электронная почта в контексте) приводит к установке абсолютно нового приложения, которым мы очень гордимся. Это приложение называется почтовым ящиком сайта (Site Mailbox). Это общий почтовый ящик в Microsoft Exchange, доступ к которому могут получать все члены вашего сайта. И, опять же, мы обсудим это более подробно в дальнейших статьях.
"Add lists, libraries and other apps" (Добавить списки, библиотеки и другие приложения) — это ссылка на страницу "Add an app" (Добавить приложение), на которой представлен список всех приложений, доступных для установки на сайте, и ссылок на магазин SharePoint, где вы можете найти другие приложения, которые помогут вам выполнить поставленные задачи.

(Если вы уже знакомы SharePoint, вас, возможно, немного вводит в заблуждение термин "приложение". В рамках SharePoint 2013 "приложение" — это одна из функциональных возможностей, которую можно добавить на сайт. Списки и библиотеки являются приложениями, но также существуют и другие, новые виды приложений, например, приложение Site Mailbox не является списком или библиотекой.)

По мере добавления новых приложений на ваш сайт они будут доступны на странице "Site Contents" (Контент сайта). Пять самых последних установленных приложений будет также отображаться на панели быстрого запуска под заголовком "Recent" (Последние). Вы можете отредактировать панель быстрого запуска, чтобы упорядочить ее содержимое и обеспечить быстрый доступ к наиболее важным компонентам вашего сайта. Например, после установки приложения "Задачи" я могу отредактировать меню навигации и перетащить элемент "Задачи" немного выше, потому что он имеет большое значение.

Вперед и снова вперед

По мере дальнейшего развития проекта можно адаптировать сайт в соответствии с вашими потребностями. Если речь идет о переоборудовании кухни, со временем я могу предоставить общий доступ к сайту своему подрядчику, чтобы он мог просматривать все сведения о проекте и обновлять их. Затем мы можем предоставить доступ к некоторым документам на сайте нашим субподрядчикам (но мы не предоставим им доступ ко всему содержимому). Мы коренным образом изменили функции совместного использования сайтов и документов и значительно упростили их. Следите за публикациями по этой теме.

Когда, наконец, мы приступим непосредственно к переоборудованию кухню, я добавлю библиотеку изображений и буду загружать в нее фотографии, отражающие ход работ. Возможно, я захочу поделиться ими с друзьями и родственниками.

Можно еще многое рассказать о сайтах и остальных возможностях новой версии SharePoint! Ознакомьтесь с предварительной версией Office 365 Preview, чтобы самостоятельно убедиться в том, что сайт рабочей группы SharePoint — это действительно самое современное и динамичное средство решения ваших задач.

Это локализованная запись блога. Исходная статья находится по адресу The New Team Site