Общий доступ — упрощенный

Исходная статья была опубликована в пятницу, 27 июля 2012 года

Горав Доши (Gaurav Doshi) является руководителем программ инженерной группы SharePoint и работает над созданием интерфейса пользователя.

Одной из причин, по которой мне нравится работа на корпорацию Майкрософт, является широко распространенная культура благотворительности. Все, кого я знаю в компании, участвуют в определенных некоммерческих волонтерских мероприятиях. Я также выполняю работу для некоммерческой организации, управляя группой добровольцев в Индии, которые оказывают первую медицинскую помощь обездоленным детям и работают над их образованием.

Мы регулярно обмениваемся множеством информации, включая фотографии, видео, финансовые документы, квитанции и юридические данные. Мы совместно работаем над презентациями, редактируем видеозаписи и создаем раздаточные материалы. В настоящее время все это осуществляется по электронной почте, и, как вы можете себе представить, находится в полнейшем беспорядке. Все материалы рассредоточены. Очень часто мы упускаем изменения, внесенные другими пользователями, а версии быстро выходят из-под контроля.

SharePoint идеально подходит для сортировки всех этих данных. Сайт является идеальным местом для хранения всех сведений, связанных с проектом. Я могу с легкостью предоставить общий доступ к сайту сотрудникам нашей организации, а также волонтерам, которые являются внешними пользователями. Я могу совместно работать с другими пользователями, создавая презентации и редактируя видео, и при этом не боюсь упустить из виду какие-либо обновления. 

Если вы знакомы с SharePoint, вы, возможно, уже слышали о разрешениях, группах и наследовании, но «общий доступ»? Это что-то новое! Это невероятно простой, но крайне удобный способ. Давайте рассмотрим его более подробно.

Общий доступ к сайту

Сайты предназначены для общего доступа. Организация общего доступа к сайту в новой версии SharePoint осуществляется крайне просто. На каждой странице сайта в верхнем правом углу доступна кнопка «Общий доступ». Просто щелкните ее, введите имена людей, которым необходимо предоставить общий доступ к сайту, и нажмите клавишу ВВОД. Это все, дело сделано! В SharePoint по-прежнему используются такие важные концепции, как уровни разрешений, группы и наследование для поддержки этих возможностей, но теперь вам не требуется понимать суть этих концепций для выполнения повседневных задач, таких как общий доступ к сайту.

Люди, которым вы предоставили общий доступ, получат приглашения по электронной почте со ссылкой на сайт.

Если вы используете Office 365, можно пригласить людей за пределами компании. Просто введите адрес электронной почты, и они тоже получат приглашение.

Общий доступ также подразумевает наличие представления о том, кто и что может видеть. Если необходимо узнать, кто уже подключился к сайту, можно с легкостью проверить это. В меню «Настройки» в правом верхнем углу щелкните кнопку «Совместный доступ», и вы увидите имена и фотографии людей, которые обладают доступом к сайту.

Общий доступ к документу

Иногда вы хотите предоставить общий доступ к отдельному документу, а не ко всему сайту. Вы можете загрузить документ в SkyDrive Pro. На этом этапе общий доступ к нему не предоставляется. Если вы будете готовы предоставить к нему общий доступ, щелкните значок блокировки рядом с документом, а затем щелкните «Пригласить людей», введите имена и нажмите клавишу ВВОД. При приглашении пользователей значок блокировки изменяется и указывает на то, что к документу предоставлен общий доступ.

Можно также предоставить общий доступ к отдельным документам на сайте, выбрав функцию «Общий доступ» в выноске документа.

При организации общего доступа к документу совместно с людьми за пределами организации по умолчанию они должны выполнить вход с использованием бесплатной учетной записи корпорации Майкрософт (ранее известной как Live ID). Но если вы снимите флажок «Требуется вход», вход с использованием учетной записи не потребуется. Это идеальный вариант для меня, когда я хочу предоставить общий доступ к раздаточным материалам для мероприятий по сбору средств. Любой пользователь, которому я предоставляю общий доступ, может переадресовать ссылку другим пользователям. Я могу опубликовать эту ссылку в Facebook, чтобы прорекламировать это событие, и т. д. Любой пользователь, получающий ссылку, сможет получить доступ к раздаточным материалам без необходимости входа в систему.

Стоит отметить, что администраторы могут управлять определенными настройками общего доступа, включая возможность общего доступа без необходимости входа в систему.

Запросы на доступ

Если вы уже использовали SharePoint, я уверен, что вы уже наблюдали следующую ситуацию:

Ранее, когда вы выбирали отказ в доступе, это был явный тупик и вы не могли ничего поделать в этом случае.

В новой версии SharePoint, когда вы пытаетесь посетить сайт или документ, общий доступ к которому вам не предоставлен, тупиковая ситуация больше не возникает. Вместо этого вы можете объяснить, почему вам требуется доступ, отправив уведомление владельцу сайта. Как только владелец утвердит ваш запрос, вы получите уведомление по электронной почте. Это больше не тупик — это входная дверь с колокольчиком!

Не могу дождаться того момента, когда же, наконец, приступлю к использованию SharePoint 2013 для хранения и совместного использования всех материалов, связанных с моей некоммерческой деятельностью. Каким образом простой общий доступ сможет оптимизировать выполнение повседневных задач? За счет объединения предложений совместно с поставщиком? За счет быстрой и безопасной работы с партнерами? За счет организации совместной работы за пределами организации?

Опробуйте предварительную версию SharePoint уже сегодня и пришлите нам свой отзыв!

​

Это локализованная запись блога. Исходная статья находится по адресу Sharing - simplified