Получение ответов на вопросы и обмен опытом в сообществах SharePoint


Исходная статья опубликована в субботу, 11 августа 2012 года

Робин Миллер (Robin Miller) — руководитель программы в команде SharePoint, а Рейган Темплин (Reagan Templin) — старший технический писатель, специализирующийся на SharePoint.

Когда я впервые занял позицию руководителя программы в Microsoft , я обнаружил, что компания предлагает не очень много формальной подготовки к этой должности. Обучение проводится на рабочем месте: ты должен сам обращаться к другим руководителям программ и учиться на их опыте. Поэтому я присоединился к нескольким спискам почтовой рассылки, включая одну рассылку только для руководителей программ в подразделении Office.

Начнем с того, что рассылка существовала задолго до того, как я занял эту позицию. Возможно, в почтовых ящиках старших руководителей программ, подписанных на рассылку, затерялись полезные советы, которые я никогда не прочту. Ознакомиться с тем, что было раньше, я смогу только в том случае, если кто-то повторно поделится этой информацией специально для меня. Но если этот вопрос уже неоднократно обсуждался, большинство сотрудников проигнорирует его, поскольку им неинтересно обсуждать одну и ту же тему снова и снова. Это при условии, что я набрался бы смелости задать свой вопрос. Программа Outlook любезно напоминает мне, что мои письма с вопросами посыпятся в более чем тысячу почтовых ящиков. Это пугающая перспектива, и я не уверен, что стоит отнимать время у всех этих людей моими вопросами. Мне нравилось, когда другие руководители программ задавали вопросы, на которые и мне было бы полезно знать ответы, но если ответ отправлялся только автору вопроса, я оставался в полном неведении: что на него ответили и ответили ли вообще. Вдобавок ко всему, эти диалоги были очень фрагментарными, поскольку люди не всегда отвечали на последнее сообщение в теме. Итак, этой группе срочно требовалось усовершенствовать свой способ общения. Здесь и оказались полезными новые сообщества SharePoint.

Сообщество — это новый шаблон сайта в SharePoint. Сообщества предоставляют пространство для обмена информацией и общения. Обсуждаются наиболее животрепещущие темы, участвовать просто и приятно, опыт участников признается и приветствуется, и, что самое главное - важнейшие темы поднимаются на верх рейтинга. Большие организации представлены в виде личных групп с удобной навигацией, где участники ощущают общность целей и причастность к общему делу. Конечно, мы уже пользовались форумами для обсуждения, но сообщества SharePoint не только предлагают площадки для дискуссий, но и интегрируются в более обширную социальную структуру с такими функциями, как последние поисковые запросы и уведомления ленты новостей. Позвольте мне провести небольшую экскурсию.

Поиск сообщества

Лучше всего начать с Портала сообществ. Здесь удобно искать нужные сообщества и обсуждения в них в масштабе целой организации. Если я ищу, где обсуждаются вопросы, связанные с должностью руководителя программы, я наберу в поиске "руководитель программы".

Последние поисковые запросы для сообществ и обсуждений предоставляют полную картину с первого взгляда. На странице результатов поиска представлены обсуждения, которые ведутся в том или ином сообществе, лучшие ответы на вопросы и недавние ответы на записи.

Просмотр сообщества

Обсуждения - самое главное в сообществе, поэтому на домашней странице основное внимание уделено списку недавних обсуждений. По умолчанию показаны самые последние обсуждения, но вы можете также просмотреть перечень наиболее популярных обсуждений, обсуждений с вашим участием, отвеченных и неотвеченных вопросов и избранных обсуждений.

Каждое обсуждение входит в какую-либо категорию. На странице категорий представлены все категории, отображаемые в виде мозаики. При наведении курсора на элемент мозаики отображается более подробная информация об этой категории.

Просматривая одну из этих категорий, вы увидите все избранные обсуждения вверху списка.

Если щелкнуть по обсуждению с лучшим ответом, он будет отображаться на самом верху рядом с первой записью в цепочке.

Обсуждения также позволяют вам отвечать на один из ответов, а не только на первую запись в цепочке. Например, в этом обсуждении Алекс ответил на одну из записей Молли.

Как вы увидите, у большинства участников указана их репутация в баллах, а при наведении курсора можно увидеть репутацию участника в данном сообществе.

У Алекса есть также значок, указывающий на то, что он является модератором сообщества. Значки помогают найти ключевых участников сообщества, таких как модераторы или эксперты в данной области.

Вступление в сообщество и участие в нем

Если нажать кнопку "Присоединиться", можно увидеть, что теперь вы отслеживаете записи в данном сообществе, так что позже вы легко сможете его найти. Ваши подписчики увидят в своей ленте новостей уведомление о том, что вы присоединились к этому сообществу (если только вы не отключили эти уведомления в настройках приватности). Теперь в качестве участника вы сможете участвовать в обсуждениях. Например, я хочу, чтобы мне порекомендовали какие-нибудь курсы для повышения квалификации руководителей программ. Я начну новое обсуждение и наберу свой вопрос в поле заголовка, затем отмечу флажком, что это вопрос, и выберу соответствующую категорию.

Когда вы отметите флажком, что это вопрос, ваше обсуждение появится в списке неотвеченных или отвеченных вопросов, смотря по наличию ответов. Вы также можете легко добавлять изображения, видео и документы к обсуждению и в ответы. После создания обсуждения в вашей новостной ленте появится соответствующее уведомление, а если кто-нибудь ответит на ваш вопрос, вы получите уведомление по электронной почте, так что вам не придется постоянно проверять страницу обсуждения.

Предположим, что при просмотре сообщества вы обнаруживаете вопрос, на который знаете ответ, и отвечаете на него. Автор вопроса получает уведомление по почте о том, что вы ответили на обсуждение, просматривает ответ и признает его лучшим ответом. В вашу новостную ленту поступает уведомление, доступное вам и вашим подписчикам. Кроме того, ваш вклад позволил вам заработать достаточно баллов для репутации, чтобы повысить статус в сообществе. Поздравляем! В новостной ленте появляется еще одно уведомление.

На странице "Участники" можно найти данные о своей репутации. Система баллов устанавливается каждым владельцем или модератором сообщества, поэтому в различных сообществах они могут различаться.

Итак, как вы видите, благодаря сообществу все обсуждения, когда-либо происходившие, доступны в одном месте, могут быть легко найдены при помощи поиска, а лучшее содержимое распространяется при помощи репутации либо помещается в избранное модераторами сообщества. Я знаю, кто вносит наибольший вклад в сообщество, кому можно доверять и с кем консультироваться. При необходимости я даже могу обратиться к ним лично (благодаря встроенной функции People Card для Lync). Немаловажно, что благодаря уведомлениям ленты новостей об основных действиях я могу узнавать о полезном содержимом, не прикладывая для этого особых усилий, а также информировать других. Наконец, все эти средства основаны на SharePoint, так что сообщества могут пользоваться всеми удобными функциями и содержимым, предлагаемым в SharePoint (например, настраиваемыми списками, библиотеками документов, рабочими процессами, средствами управления и т.п.).

И это только малая часть возможностей! В одной из следующих статей мы расскажем вам, как легко создать и настроить свое сообщество. Между тем, рекомендуем ознакомиться с Предварительной версией Office 365. Будем рады вашим вопросам и замечаниям - вы можете разместить их в комментарии ниже.

Это локализованная запись блога. Оригинал находится на странице Discover Answers and Share Expertise with SharePoint Communities


Skip to main content