Политика и хранение в SharePoint Server 2010

Исходная статья опубликована в четверг, 13 октября 2011 г.

В Microsoft Office SharePoint Server 2007 мы выпустили политику управления данными. Это сделало возможным аудит и окончание сроков действия на основе типа контента. В SharePoint Server 2010 гибкость хранения была значительно повышена. Появились операции хранения, которые могут выполняться как встроенные, и стало гораздо проще активировать настраиваемые рабочие процессы. Основное новшество — это возможность выполнять хранение на основе расположения (устанавливать хранение по папкам), что позволяет создавать новые варианты иерархических планов файлов. Вы также можете выполнять многоэтапное хранение.

Настройка политики

Страницу параметров политики управления данными можно открыть, перейдя в коллекцию типов контента сайтов, выбрав тип контента и щелкнув ссылку параметров политики управления данными. На странице параметров можно внести административное описание, и оно будет отображаться администраторам при настройке политик. Также можно отображать правила политики, т.е. то, что будет показываться пользователям: например, при открытии документа Word они будут получать панель информации. Существует четыре категории политики: хранение, аудит, штрих-коды и метки. Хранение позволяет указывать действия, которые должны происходить после определенной даты. Аудит дает возможность выбирать операции для отслеживаемых элементов. Штрих-коды и метки можно использовать для отслеживания документов.

Действия хранения

К действиям хранения относятся следующие действия.

· Перемещение в корзину.

· Окончательное удаление.

· Перемещение в другое расположение — можно выбрать настроенное расположение для отправки, которое будет отправлять документ в организатор контента.

· Запуск рабочего процесса — выбор из доступных рабочих процессов, связанных с типом контента (или списком в случае политики на основе расположения).

· Переход к следующему этапу.

· Объявление записи — это действие помечает элемент как запись с помощью новой функции записей на месте. На уровне семейства веб-сайтов можно указать, должна ли запись восприниматься как обычный элемент, заблокировать удаление или заблокировать изменение и удаление. Для использования этого действия необходимо активировать функцию записей на месте семейства сайтов.

· Удаление предыдущих черновиков.

· Удаление всех версий.

В разделе событий вы заметите, что можно выбирать столбцы, а возможность установки настраиваемой формулы хранения отключена. Эта возможность доступна, если настраиваемая формула хранения установлена на сервере. Дополнительные сведения о создании настраиваемой формулы хранения можно найти в статье Создание настраиваемой формулы прекращения действия в метаданных SharePoint Server.

Хранение на основе типа контента и на основе расположения

В SharePoint Server 2010 можно настраивать хранение на основе типа контента или на основе расположения. Хранение на основе типа контента позволяет указать, что все элементы с конкретным типом контента будут придерживаться расписания хранения. Чтобы указать этап хранения, перейдите на страницу параметров политики управления данными, которую можно открыть с главной страницы параметров типа контента. На этой странице можно нажать кнопку "Включить" для хранения и добавить новые этапы. Следует отметить, что страницы, блоги и вики-сайты являются типами контента, которые могут иметь политику, как и документы.

Хранение также может задаваться по библиотеке или папке. Для этого перейдите в список, для которого требуется настроить хранение, перейдите на страницу параметров этого списка и щелкните ссылку на параметры политики управления данными. По умолчанию элементы придерживаются расписания хранения на основе типа контента. Чтобы изменить источник расписания хранения, щелкните ссылку изменения источника. Теперь все элементы в этом списке будут следовать расписанию хранения, заданному для этого списка, а не тому, что задано для типа контента. В левой части экрана имеется элемент управления "Дерево", который можно использовать для навигации по папкам в списке. С помощью этого элемента управления можно выбирать разные папки и задавать расписание хранения для конкретной папки и всех ее вложенных папок.

Папки наследуют политику расположения от своих родительских папок. На уровне списка я могу задавать расписание хранения, чтобы срок действия всех элементов истекал через 5 лет после создания. Для всех элементов в списке срок действия будет истекать через 5 лет. Мне нужно сохранять элементы в папке "Confidential" 7 лет, и после установки этого расписания срок действия всех элементов в папке "Confidential" (а также во всех новых вложенных папках) будет истекать через 7 лет.

Кроме того, можно устанавливать многоэтапное расписание хранения. Например, если документ не изменялся более 90 дней, то предыдущие его версии не будут нужны, и для экономии пространства я хочу, чтобы все предыдущие черновики удалялись (поскольку каждая версия имеет размер всего документа, 10 версий могут занять пространство в 10 раз больше, чем пространство, занимаемое документом). Я также не хочу, чтобы документы загромождали библиотеку, потому что это пространство для совместной работы. Через год документы становятся не нужны, но их необходимо сохранять 7 лет в соответствии с нормативными актами. Чтобы реализовать такую схему, я могу установить второй этап для отправки документов в центр записей через один год.

SharePoint Server 2010 обеспечивает расширенные возможности хранения документов и отличную гибкость. В числе основных усовершенствований можно назвать действия многоэтапного хранения, дополнительные встроенные действия хранения и хранение на основе расположения. Кроме того, улучшенное создание рабочих процессов в SharePoint Designer существенно облегчает создание настраиваемых рабочих процессов для задания действий хранения, соответствующих вашим потребностям.

Квентин Кристенсен (Quentin Christensen),

руководитель программы отдела управления документами и записями

Это локализованная запись блога. Исходная статья находится по ссылке Policy and Retention in SharePoint Server 2010