新しいチーム サイト

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原文の記事の投稿日: 2012 年 7 月 26 日 (木曜日)

ユーザー エクスペリエンスを活動の中心にした、SharePoint エンジニアリング チームのプログラム マネージャーの Nathaniel Granor です。

いつかキッチンをリフォームしたいと思っています。問題は、キッチンがないということです。冷蔵庫や小さなガス レンジが収納されたマンハッタンのアパートのクローゼットは、キッチンとは呼びません。このブログの投稿では、私がシアトル郊外のすてきな牧場主の家に住んでいて、そのキッチンをリフォームすることにしたと想像してください。

 

プロジェクトが好きです。わくわくします。鼓動は早まり、時にくすくす笑ってしまいます。キッチンのリフォームは、間違いなくプロジェクトです。これから数か月の間、スケッチ、ノート、連絡先情報、スケジュール、契約書、設計図、写真の束を集めることになります。これらの素材は机に並べるだけでは意味がありません。それらを共有し、議論し、業者のオフィスにいるとき、あるいは母親と電話で話すときに参照する必要があります(ママ、こんにちは!)。

 

釘とハンマーの出会い。これが SharePoint チーム サイトの仕事です。

 

まあまあ。もちろん SharePoint を作成していますよ。私にはすべてが SharePoint サイトの仕事であると信じる癖があるのです。ですが、それこそが SharePoint の柔軟性です。チーム サイトは集団が共同作業する場所です。このバージョンの SharePoint では、幅広い状況に適用できる、有意義で楽しめるツールの作成に焦点を当てています。それでは見ていきましょう。

 

作業の開始

新しいチーム サイトを訪れたとき、"作業の開始" タイルが表示されます。このタイルを使って、作業しているプロジェクトに合わせてサイトを作成するための手順を説明していきます。

まず初めに、サイトの外観を変更したいと思います。多くのプロジェクトがあるため、それぞれに一意の外観を与えることで、プロジェクトを追跡することができます。そしてとても楽しいです。[スタイルの選択] (What's your style?) と呼ばれるタイルを選択し、サイト用の美しいテンプレートを取得できるギャラリーに移動します。

 

テンプレートを選択したら、レイアウト、カラー パレット、フォント、背景画像をきめ細かく調整できます。簡単にプレビューしたら、カスタムの SharePoint テーマを適用します。

 

タイルについては後で説明します。プロのヒント: サイトのセットアップが完了したら、[表示しない] (REMOVE THIS) をクリックすると、そのタイルが削除されます。タイルは後でページにいつでも戻すことができ、いつでも [設定] メニューから "作業の開始" に移動することができます。

 

タイルが削除されると、前面と中心に何を据えるかを決める空間がページに表示されます。上部右隅の [編集] (EDIT) をクリックし、コンテンツを追加します。テキスト、リンク、画像、または埋め込みのビデオ、地図、その他 Web のリッチ コンテンツを追加できます。



ドキュメント

ドキュメントとは、ファイルの洒落た言い方です。膨大な調査とデータからわかることは、ドキュメントはほとんどのプロジェクトの根幹を成すものです。すべてのチーム サイトはドキュメントの保存用ライブラリを備えており、ライブラリはサイトにアクセスする人すべてに自動的に共有されます。

私たちは新しい SharePoint のドキュメントのエクスペリエンスに多くの改善を施しました。次にその概要を示します。

  • デスクトップやエクスプローラーからファイルをドラッグし、ドキュメント ライブラリにドロップしてみてください。

  • ドキュメントのタイトルの隣にある […] アイコンをクリックすると、ドキュメントの簡単なプレビューが、ファイルのアドレスや最近ファイルを変更した人物などのその他有用な情報とともに表示されます。これをドキュメントの吹き出しと呼びます。SharePoint 全体で同じような吹き出しがあります。

  • ドキュメント ライブラリを参照しているときに、ページの上部右隅の [同期] (SYNC) アイコンを探してください。このボタンを押して、ライブラリとお使いのコンピューターを同期させます。ライブラリと同期したら、インターネットと接続しなくても、ライブラリのすべてのファイルにエクスプローラーや Office からアクセスすることができます。

ノートブック

ここで少し余談になります。Microsoft OneNote という言葉を聞いたことがないならば、内心少し申し訳なく思います。Microsoft OneNote という言葉を聞いたことがあり、そのアイコンが Microsoft Office フォルダー内にあるのを見たことがあるが、開いたことがない場合、少しがっかりです。Microsoft OneNote は素晴らしいソフトウェアです (Microsoft で働いているから言っているのではないですよ!)。OneNote は電子ノートブックで、セクションとページから構成されます。ノートブックに文字を書き込み、写真やビデオを追加し、Web サイトやドキュメントからのクリッピングを貼り付けることができます。電子ペンをお持ちの場合は、OneNote は描画、筆記、走り書きなど何でもキャプチャすることができます。

 

ノートブックを SharePoint サイトに置いたとき、マジックが起こります。お使いのノートブックは、今クラウドの中にあるのです。ネイティブの OneNote アプリやブラウザを使用して、どのコンピューターやモバイル デバイスからもノートブックにアクセスできます。もっとうまい使い方としては、他の人とノートブックを共有できます。他の人が書いたメモを参照し、彼らはあなたのメモを参照できます。

 

OneNote はとても素晴らしいツールで、共有ノートブックを新しいチーム サイトそれぞれで持っています。サイトにアクセスする人は誰でも、ノートブックを使用できます。クイック起動 (左側のナビゲーション メニュー) の [ノートブック] (Notebook) リンクをクリックし、ノートブックを OneNote Web App で開きます。そこから、お使いの PC、Mac、モバイル デバイス上の OneNote でサイトのノートブックを開くことができ、オフラインで利用でき、自動的に同期されます。

 

ニュースフィード

コミュニケーションとは、共同作業のことです。コミュニケーション用ツールにはさまざまなものがあり、それぞれ特定の用途に最適化されています。サイトのニュースフィードは、プロジェクトに関わる人々と会話するための軽量でシンプルな方法です。画像、ビデオ、リンクの埋め込み、特定の人物へのメンション (@)、ハッシュタグ (#) の使用が可能です。

プロジェクトがたくさんあり、それぞれに独自のグループ (または独自のチーム サイト) があります。SharePoint をハブとするニュースフィードは、プロジェクト毎に進行している会話を統合したビューを表示します。

SharePoint でのニュースフィードの詳細については、Ben Wilde の投稿 (英語) を参照してください。

 

その他

プロジェクトはそれぞれに異なります。新しいチーム サイトのテンプレートは、意図的にシンプルに作成されました。最初はサイトのクイック起動には、ほんの少しの項目しかありません。[ホーム] (Home)、[ノートブック] (Notebook)、[ニュースフィード] (Newsfeed)、[ドキュメント] (Documents) です。これらの項目は、広く一般に適用できると思われるため、採用されました。すべてのプロジェクトにはこれらの機能が必要です (必要でなければ、気軽に削除してください)。その他すべてのアプリは、必要に応じて追加することができます。

"作業の開始" タイルを覚えていますか。これらのタイルのうちいくつかはサイトに追加できる、次のような一般的なアプリの代表例です。

  • [期限付き作業] (Working on a deadline?) はタスクと予定表 アプリをインストールします。これらのアプリはスケジュールの管理とタスクの追跡に役に立ちます。これらの機能については、Eilene の投稿 (英語) を参照してください。
  • [Keep email in context] (コンテキストで電子メールを保持) は、とても魅力的な新しいアプリ "Site Mailbox" をインストールします。これは Microsoft Exchange の共有受信トレイで、サイトのすべてのメンバーがアクセスすることができます。これについては、今後の投稿で説明する予定です。
  • [リスト、ライブラリ、その他アプリの追加] (Add lists, libraries and other apps) は [アプリの追加] ページへのショートカットで、サイトでインストールできるすべてのアプリを表示し、作業を完了させるために役立つ、より多くのアプリを探すことができる SharePoint ストアへリンクします。

(SharePoint の経験者ならば、"アプリ" という言葉に少し戸惑うかもしれません。SharePoint 2013 では、"アプリ" はサイトに追加することができる機能の一部を意味します。リストやライブラリはアプリですが、その他新しい種類のアプリもあります (たとえば、Site Mailbox アプリはリストでもライブラリでもありません)。

新しいアプリをサイトに追加すると、[サイト コンテンツ] (Site Contents) ページから利用できるようになります。最近インストールされた 5 つのアプリが [最近使用したファイル] の見出しの下のクイック起動に表示されます。クイック起動を編集して項目を整理し、サイトで最も重要な項目が利用可能なことを確認できます。たとえば、タスク アプリをインストールしたらナビゲーションを編集し、タスク アプリが重要なので上の方の位置にドラッグします。



より良いものを目指して

プロジェクトが進むにつれ、サイトをニーズに合わせて調整できます。キッチンのリフォームの場合、最終的にはサイトを業者と共有するため、業者はプロジェクトのすべての情報にアクセスでき、更新情報を追加できます。その後は、サイトの特定のドキュメントを下請け業者と共有します (彼らはすべての情報にアクセスできません)。サイトやドキュメントの共有周りのエクスペリエンスは、徹底的にシンプルにしました。このトピックを重視した投稿に注目していてください。

キッチンの建築が開始されるとき、画像ライブラリを追加して進行状況を写した写真をアップロードします。友人や家族と共有する予定です。

サイトや SharePoint のその他のエクスペリエンスについてお見せしたいことがまだまだあります。Office 365 Preview (英語) を試して、SharePoint チーム サイトが、作業のための非常に有意義な場所であることを体験してください。

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これはローカライズされたブログ投稿です。原文の記事は、「The New Team Site」をご覧ください。