Suivi de votre travail

Article d’origine publié le jeudi 26 juillet 2012

Eilene Hao Klaka est responsable de programme dans l’équipe des applications de gestion du travail.

Presque tous les projets sur lesquels nous travaillons aujourd’hui font appel à la collaboration. Un restaurateur pourrait travailler avec son personnel et des publicitaires pour développer et faire la promotion d’un nouveau menu. Une organisatrice de mariages pourrait travailler avec des fleuristes et des coordinateurs d’événements pour transformer un rêve de mariage en réalité. Vous avez besoin d’un moyen de coordonner les tâches à effectuer, communiquer facilement le statut et maintenir une parfaite cohésion avec votre équipe tout en continuant à utiliser vos outils préférés.  

Dans la prochaine version de SharePoint, nous avons créé une nouvelle expérience intuitive permettant à l’équipe de rester organisée et à ses membres de garder une parfaite maîtrise de leur travail dans l’ensemble des projets. Les deux composants essentiels de cet environnement sont les fonctionnalités de gestion de tâches pour les sites d’équipe, et Mes tâches dans votre concentrateur d’échange de News. Effectuons une visite guidée.

Travailler en équipe sur un projet

Dans la prochaine version de SharePoint, vous pouvez ajouter des possibilités de gestion de tâches pour améliorer tout site d’équipe afin d’organiser, planifier et suivre des tâches, et communiquer des échéances, au même endroit où vous stockez les documents et les notes. Cliquez simplement sur la mosaïque « Un délai à respecter ? » dans la page principale de votre nouveau site.  

Cela vous donnera accès à quelques outils qui pourront simplifier votre travail : 

• Une liste des tâchespour capturer des actions, des tâches à effectuer et des échéances
• Un calendrierpour suivre les dates et les réunions importantes, et
• Un récapitulatif du projet pour garantir la cohésion de l’équipe

Coordination du travail et des échéances avec la liste des tâches

La nouvelle liste des tâches permet de créer et de modifier rapidement des tâches pour votre équipe. La vue de départ de la liste des tâches est optimisée pour vous permettre de capturer le type d’information que vous pourriez inscrire dans un carnet de notes pendant un appel téléphonique : tâche, date d’échéance et à qui la tâche est affectée. Si vous cliquez sur « modifier cette liste », vous obtenez une grille où vous pouvez apporter des modifications comme vous le feriez dans Excel. Pour répondre au besoin d’ajustement des projets en fonction de l’évolution des choses ou de nouveaux développements, ce mode vous donne également beaucoup plus de souplesse pour l’organisation des tâches, notamment la possibilité de faire glisser des tâches pour les réordonner et mettre en retrait des tâches pour créer une hiérarchie. Vous avez oublié d’ajouter une tâche devant être exécutée entre ces deux autres tâches ? Cliquez simplement sur Insérer et ajoutez-la entre celles-ci.

En haut de la page, vous trouverez une chronologie interactive fournissant une représentation visuelle des tâches et jalons les plus importants. Cela permet à toute personne impliquée dans le projet de voir comment son travail s’intègre dans le contexte des autres tâches. Toute tâche associée à une date peut être ajoutée à la chronologie en cliquant simplement sur un bouton dans le Ruban ou sur la légende de la tâche.  

With the task list, it’s easy to get organized around work your team needs to complete and see how you’re doing.

Communication du statut d’un projet

La liste des tâches fournit au responsable du projet et à quiconque visite le site (membres d’équipe, parties prenantes) une vue d’ensemble du statut du projet. Pour cela, nous avons le Récapitulatif du projet dans la page d’accueil du site qui permet de communiquer facilement l’avancement du projet, appelle le jalon suivant et propose deux modes d’affichage. Le premier est la chronologie (de la liste des tâches), qui fournit aux parties prenantes un aperçu de haut niveau de l’évolution de l’avancement et des objectifs du projet. Le second présente la liste des échéances de tâches et événements de calendrier à venir, qui présente aux personnes ayant besoin de détails spécifiques une bonne représentation des prochaines étapes. Ainsi, toute personne accédant au site aura une représentation de haut niveau de l’avancement des travaux et des activités actuelles des divers intervenants. Chez Microsoft, nous aimons utiliser nos propres outils. Nous avons beaucoup de nouveaux sites dans Office où le Récapitulatif du projet figure en page d’accueil. Les commentaires sont très positifs. Les utilisateurs nous disent que la présence de ce Récapitulatif du projet sur leur site favorise l’organisation et la synchronisation de l’équipe.

Évolution en fonction de vos besoins

La liste des tâches est idéale pour organiser le travail de l’équipe, mais parfois l’envergure du projet évolue et il faut un niveau supérieur de contrôle, de structure et de génération de rapports. Dans ce cas, vous pouvez ouvrir une liste des tâches dans Microsoft Project 2013. Cliquez sur le bouton « Ouvrir dans Project » dans le Ruban pour accéder à de puissantes fonctions de génération de rapports et à un niveau plus élevé d’organisation pour assurer le suivi du calendrier et des échéances de votre projet. En outre, l’enregistrement dans Project synchronise les modifications directement dans la liste et en assure ainsi le partage avec tous les autres intervenants.  

Tout mon travail au même endroit

Les gens travaillent en moyenne sur cinq à sept projets à la fois. Par exemple, l’organisatrice de mariages peut organiser plusieurs mariages à la fois, avec un site de gestion de tâches pour chacun dans SharePoint. Dans ce cas, des tâches lui sont affectés à plusieurs endroits et elle peut suivre des tâches personnelles en dehors de ces projets.  

Au lieu d’accéder à chaque site individuellement pour voir ses affectations, elle peut maintenant utiliser une nouvelle fonction nommée Mes tâches, sous le concentrateur d’échange de News, pour voir d’un coup d’œil tout ce qu’elle a à faire dans tous les projets.  

Mes tâches peut agréger toutes les tâches qui vous sont affectées dans SharePoint, Outlook et Project en une seule et unique expérience, et vous permet d’organiser et de gérer toutes les tâches, aussi bien les tâches personnelles que les tâches affectées. 

L’objectif n’est pas de simplement vous montrer les tâches mais plutôt de constituer un guichet unique permettent également d’effectuer des actions sur celles-ci. Voici les opérations qu’il peut vous aider à effectuer.

Organisation des tâches et intervention sur celles-ci

Pour accéder à Mes tâches, ouvrez le concentrateur d’échanges de News et cliquez sur « Tâches » dans le lancement rapide. Lors de votre premier accès à cette fonction, toutes vos tâches sont affichées groupées par projet afin de vous donner des informations contextuelles sur leur provenance.

Une fois que vous voyez vos tâches, d’autres actions importantes à effectuer pourraient vous venir à l’esprit. Mes tâches permet de facilement et rapidement capturer des tâches avec des contrôles d’ajout en ligne.  

Pour hiérarchiser les tâches, vous pouvez les faire glisser vers le haut et vers le bas pour les reclasser. Vous pouvez également mettre en surbrillance les tâches sur lesquelles vous voulez mettre l’accent en les marquant comme étant importantes. Elles apparaîtront alors dans la vue « Importantes et à venir », dont nous parlerons dans la section suivante.

Pour terminer une tâche, cochez simplement la case comme vous le feriez dans une liste des tâches, la tâche est alors biffée et disparaît. Ces tâches apparaissent toujours dans la vue Terminé. Vous pouvez également modifier la tâche en ligne et ouvrir directement le formulaire de la tâche ; toutes les modifications seront réécrites sur le site du projet de telle sorte que l’équipe connaît immédiatement son statut et ses mises à jour.

Pour vous aider à effectuer vos tâches, vous pouvez également obtenir plus d’informations contextuelles, notamment un lien au site du projet où vous trouverez des documents associés en ouvrant la légende. 

Utilisation de « Importantes et à venir » pour décider quel travail vous devrez effectuer ensuite

Mes tâches fournit une vue spéciale nommée « Importantes et à venir » pour vous aider à déterminer les actions suivantes à effectuer parmi les tâches qui vous sont affectées. Elle présente une chronologie personnelle pour visualiser l’ensemble de vos tâches arrivant à échéance dans les semaines à venir, toutes les tâches que vous avez marquées « importantes » et une liste de tâches à venir venant à échéance dans un proche avenir. Cette vue se nettoie automatiquement, c’est-à-dire qu’elle change continuellement de contenu pour éviter que la liste des tâches ne devienne écrasante. Lorsque des tâches importantes traînent en longueur, elles perdent progressivement leur prépondérance, ainsi les anciennes tâches que vous n’avez pas terminées mais qui ne sont pas vraiment importantes n’encombrent pas la liste.

Emportez les tâches avec vous n’importe où

Et enfin, vous pouvez synchroniser les tâches avec Outlook. Vous verrez non seulement ces tâches dans Outlook ou Outlook Web App, mais également dans votre application de tâches Outlook préférée sur votre téléphone, comme le concentrateur Calendrier sur Windows Phone ou l’application Rappels sous iOS. Accédez simplement au Ruban dans Mes tâches et cliquez sur « Synchroniser avec Outlook » pour l’activer et ainsi régulièrement synchroniser les tâches.

Ce bref aperçu vous a indiqué comment la prochaine version de SharePoint peut vous aider à rester organisé et synchronisé avec votre équipe sans quitter vos outils préférés. Essayez-la et dites-nous si ce produit améliore votre productivité et l’efficacité de vos projets. 

Ce billet de blog a été traduit de l’anglais. L’article d’origine est disponible ici : Keep track of your work