Profils, confidentialité et recherche dans SharePoint

Article original publié le vendredi 27 juillet 2012

Matthew Feczko est un responsable de programme dans l’équipe technique de SharePoint, spécialisé dans les expériences de réseaux sociaux.

Profil

Vous êtes dans l’entreprise où travaillent des milliers de collègues et vous rencontrez Jean, membre d’une équipe partenaire à l’autre bout du pays. Hormis son physique, vous ne savez rien de lui. Vous ignorez les projets sur lesquels il a travaillé, son expertise et vos compétences communes. Heureusement, Jean et vous avez des profils SharePoint, et vous pouvez donc en savoir plus sur Jean, le suivre et rester en contact même après la fin de la réunion d’entreprise.

Pourquoi mettre à jour votre profil ?

En communiquant qui vous êtes, votre expertise, vos compétences et vos intérêts, vos collègues peuvent vous trouver lorsqu’ils doivent accomplir leur mission. Si vous recherchez quelqu’un disposant de connaissances techniques sur un sujet particulier, vous pouvez effectuer une recherche et trouver la personne capable de répondre à votre question. Qui plus est, c’est une bonne manière de rencontrer d’autres personnes de votre entreprise, en particulier si vous travaillez à des centaines de kilomètres les uns des autres avec des milliers d’autres.

Pour commencer, remplissez la section Informations personnelles pour que l’on puisse lire votre biographie sur votre profil. Ajoutez ensuite les principaux domaines ou sujets dans les sections Me demander, Intérêts et autres de votre profil, pour contribuer à faciliter les recherches. Un profil contient beaucoup d’autres sections ; n’hésitez pas à donner le plus d’informations possible !

Paramètres de confidentialité

Comme moi, vous tenez vraisemblablement beaucoup à votre vie privée et à vos informations personnelles présentées en ligne. C’est pourquoi nous avons fait en sorte que les paramètres de confidentialité dans SharePoint soient clairs et simples. Le paramètre par défaut est Privé. Si vous vous promenez sur SharePoint, suivez des collègues ou des documents, publiez dans une communauté, etc., aucune de ces activités n’apparaîtra dans l’échange de News. Inutile donc de vous inquiéter d’une éventuelle divulgation d’informations censées rester confidentielles.

Toutefois, à votre première visite dans l’échange de News, vous vous invitons à changer vos paramètres de confidentialité pour devenir plus social. Nous estimons en effet qu’il est utile et important de communiquer vos activités avec vos collègues. Les gens découvrent de nouveaux collègues intéressants, des communautés et bien plus encore. Si vous acceptez, vos activités deviennent alors publiques. Vous pouvez néanmoins toujours revenir à votre profil pour tout redéfinir sur Privé.

Vos paramètres de confidentialité, situés dans la section « Paramètres de l’échange de News » de votre profil, se décomposent en deux parties: Personnes et Activités.

Confidentialité sur les personnes

Lorsque l’option « Personnes que je suis » est désactivée, les visiteurs de votre profil ne peuvent pas voir qui vous suivez et qui vous suit. Ces informations sont totalement masquées et protégées.

Confidentialité sur les personnes

Comme l’a détaillé Ben récemment, l’échange de News affiche les conversations, mais aussi les activités des personnes que vous suivez. Lorsque vous suivez une personne, un document ou un site, si vous changez de poste ou si c’est votre anniversaire, ces événements (et d’autres) déclenchent de nouveaux billets dans les échanges de News des personnes qui vous suivent. Les paramètres de confidentialité de vos activités gèrent les activités éventuelles publiées dans l’échange de News. Même si vous rendez toutes vos activités publiques, certains événements, comme le suivi d’un document privé, ne sont vus que par les personnes ayant accès aux éléments en question.

Résultats de la recherche de personnes

Une fois votre profil complété, d’autres personnes peuvent vous trouver plus facilement. Sur une page, tapez des mots clés ou des noms dans la zone de recherche et laissez la magie opérer. Vous pouvez affiner les résultats en limitant les recherches aux conversations, personnes ou vidéos.

La recherche de personnes est tributaire de votre profil, mais aussi du contenu que vous créez, c.-à-d. les billets que vous écrivez, les documents que vous créez et les discussions que vous tenez sur les communautés. D’une certaine manière, votre profil ne se limite pas à ce qui y est écrit, mais englobe tout ce que vous faites.

Photo et synchronisation de photo

La dernière chose que je voudrais vous signaler est probablement l’une des améliorations que je préfère sur la page du profil : une photo plus grande et plus visible pour vous identifier aux autres. Soyez personnel : placez une photo de vos enfants, de vos dernières vacances de ski ou de votre déguisement de Superman. Quoi que vous fassiez, la photo sera superbe. Mieux encore dans cette version, nous allons synchroniser votre photo non seulement dans SharePoint, mais aussi dans Exchange. Autrement dit, la même photo sera affichée dans l’ensemble de la suite Office.

Il suffit de quelques minutes pour compléter votre profil et mettre à jour vos paramètres de sécurité afin d’aider les autres à vous trouver pour compléter leur mission. Ne tardez pas, actualisez votre profil dès aujourd’hui.

Cet article de blog est une traduction. Vous trouverez la version originale à l’adresse SharePoint Profiles, Privacy, and Search