Partage simplifié

Article d’origine publié le vendredi 27 juillet 2012

Gaurav Doshi est Responsable de programme dans l’équipe d’ingénierie SharePoint, spécialiste de l’expérience utilisateur.

L’une des raisons pour lesquelles j’adore travailler avec Microsoft est la culture de générosité répandue dans l’entreprise. En effet, tous ceux que je connais ici sont impliqués dans des activités bénévoles. Pour ma part, je travaille dans une association à but non lucratif et gère un groupe de bénévoles en Inde qui s’occupent de l’éducation et des soins médicaux dispensés à des jeunes défavorisés.

Nous échangeons régulièrement un grand nombre d’informations sous forme de photos, vidéos, documents budgétaires, reçus et autre documentation juridique. Notre travail consiste à collaborer sur des présentations, modifier des vidéos et créer de la documentation. Toute cette activité s’effectuant actuellement par courrier électronique, vous pouvez imaginer la pagaille que cela génère. Tous nos documents sont éparpillés et il est fréquent de perdre des mises à jour de sorte que nous ne perdons rapidement tout contrôle sur les versions.

SharePoint est l’outil rêvé pour résoudre ce problème. Un site est l’emplacement idéal pour stocker tout ce qui concerne mon projet. Je peux facilement le partager avec les autre personnes de mon organisation ou avec les bénévoles qui sont des utilisateurs externes. Je peux collaborer avec tout le monde et n’importe où pour créer des présentations et modifier des vidéos, sans jamais perdre aucune mise à jour. 

SI vous êtes familier de SharePoint, vous savez probablement ce que sont les autorisations, les groupes et l’héritage. Mais connaissez-vous le « partage» ? C’est une nouvelle fonctionnalité ! Elle est à la fois incroyablement simple et extrêmement performante. Permettez-moi de vous la présenter.

Partage d’un site

Les sites sont destinés à être partagés. Dans la nouvelle version de SharePoint, le partage est une opération simple. Sur toutes les pages du site figure un bouton « Partager » dans le coin supérieur droit. Il suffit de cliquer dessus, de taper les noms des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le site et d’appuyer sur Entrée. C’est aussi simple que cela ! Même si SharePoint fait toujours appel à des concepts complexes que sont les niveaux d’autorisation, les groupes et l’héritage pour offrir cette fonctionnalité, vous n’avez plus besoin de les comprendre pour accomplir vos tâches quotidiennes, telles que le partage d’un site.

Les personnes que vous venez d’inclure dans le partage vont recevoir une invitation par messagerie électronique dans laquelle figure un lien vers le site.

Si vous utilisez Office 365, vous pouvez inviter des personnes extérieures à votre société. Il suffit de taper leur adresse électronique pour qu’elles reçoivent également une invitation.

Le partage implique également la notion de visibilité. Si vous souhaitez savoir qui se trouve déjà sur le site, il est très facile de le vérifier. Sous le menu « Paramètres » situé dans le coin supérieur droit, cliquez sur « Partagé avec » pour afficher la liste des noms et des photos des personnes ayant accès au site.

Partage d’un document

Si vous souhaitez ne partager qu’un simple document, et non l’intégration du site, vous pouvez télécharger ce document sur SkyDrive Pro. À ce stade, il n’est partagé par personne. Dès que vous êtes prêt à le partager, cliquez sur l’icône « Verrouiller » en regard du document, sur « Inviter des personnes », puis tapez les noms et appuyez sur Entrée. Dès que vous invitez des personnes, l’icône « Verouiller » se transforme pour indiquer que le document est partagé.

Il est également possible de partager des documents individuels en sélectionnant « Partager » sur la légende du document.

Lorsque vous partagez un document avec des personnes extérieures à votre organisation, par défaut, celles-ci doivent se connecter avec un compte Microsoft gratuit (anciennement Live ID). Mais, si vous décochez l’option « Exiger la connexion », elles n’auront pas besoin de se connecter. Cette option est vraiment intéressante pour moi lorsque je souhaite partager une documentation pour une collecte de fonds. En effet, toutes les personnes que j’implique dans le partage peuvent transférer le lien à d’autres personnes. Je peux placer le lien sur ma page Facebook pour faire connaître cet événement, et ainsi de suite. Tous ceux qui reçoivent le lien pourront accéder à la documentation sans avoir à se connecter.

Sachez que les administrateurs contrôlent un certain nombre de paramètres de partage, tels que la possibilité de partager sans nécessiter de connexion.

Demandes d’accès

Si vous avez déjà utilisé SharePoint, vous avez très probablement rencontré le problème suivant :

Lorsqu’un accès vous était refusé, vous vous trouviez dans une impasse et vous ne pouviez rien y faire.

Dans la nouvelle version de SharePoint, lorsque vous tentez de visiter un site ou d’accéder à un document qui n’est pas partagé avec vous, vous n’êtes plus bloqué. Vous pouvez désormais envoyer une notification à son propriétaire en indiquant la raison pour laquelle vous avez besoin d’un accès. Dès que le propriétaire approuve votre demande, vous en êtes averti par un message électronique. Vous ne vous trouvez plus dans une impasse, mais devant une véritable porte d’entrée munie d’une sonnette !

J’ai hâte de pouvoir commencer à utiliser SharePoint 2013 pour stocker et partager tout ce qui concerne mon activité non lucrative. Imaginez en quoi un simple partage va permettre d’améliorer vos tâches quotidiennes : pour élaborer des propositions avec votre fournisseur ? Pour travailler rapidement et en toute sécurité avec vos partenaires ? Pour collaborer en dehors des frontières de votre organisation ?

Essayez dès aujourd’hui la version préliminaire de SharePoint et faites-nous part de vos commentaires !

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Ce billet de blog a été traduit de l’anglais. La version originale est disponible à la page Staying Active