Optimales Nutzen von SharePoint 2013 nach dem Upgrade

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Veröffentlichung des Originalartikels: 15.12.2012

Bojana Duke ist Program Manager im SharePoint-Team. Neben den Freigabefunktionen arbeitet sie auch mit den Funktionen für Beschriftungen, Leistung und Vorgängerversionen.

Uns ist bekannt, dass SharePoint-Websites oft für geschäftskritische Informationen und Prozesse verwendet werden. Daher ist es enorm wichtig, dass Upgrades unserer Produkte und Dienste so schnell und reibungslos wie möglich durchzuführen sind. Wenn Sie eine Website von SharePoint 2010 auf SharePoint 2013 aktualisieren, scheuen wir keine Mühen, um sicherzustellen, dass der Inhalt und die Struktur Ihrer Website beibehalten werden. Dabei ist jedoch ein Kompromiss erforderlich. Da wir nicht in die Anpassung Ihrer Website eingreifen möchten, sind einige neue Funktionen auf Ihrer aktualisierten Website nicht standardmäßig aktiviert. In diesem Beitrag erfahren Sie, um welche Funktionen es sich dabei handelt, und wie Sie sie aktivieren können.

Ihre Website vor und nach dem Upgrade

Bevor wir uns mit den NICHT standardmäßig vorhandenen Funktionen befassen, werfen wir einen Blick auf die Unterschiede, die wir auf einer Beispielwebsite vor und nach dem Upgrade erkennen können:

Abbildung 1. Website vor dem Upgrade von SharePoint 2010 auf SharePoint 2013

Abbildung 2. Website nach dem Upgrade von SharePoint 2010 auf SharePoint 2013

Neue Gestaltungsvorlage und neue visueller Stil

Die offensichtlichste Änderung nach dem Upgrade ist die neue Standardgestaltungsvorlage. Sie ist einfach und übersichtlich und dient zum Präsentieren der Inhalte Ihrer Website. Die neue Gestaltungsvorlage umfasst die Textformatierungsstile auf Ihrer Website, daher haben sich Schriftarten, Farben und Schriftgrößen möglicherweise geändert.

Die meisten Hauptkomponenten der Website sind noch am selben Platz vorhanden, sie sehen nur etwas anders aus.

In SharePoint 2010 war das Websitelogo auf ein kleines Quadrat von 60 x 60 Pixel beschränkt. In SharePoint 2013 beträgt die optimale Größe Ihres Logos (vorausgesetzt Sie verwenden die Standardgestaltungsvorlage) 180 x 64 Pixel. Sie können ein neues Logo hochladen, um die neue Größe optimal zu nutzen.

Menüband

In SharePoint 2010 wurde das Menüband als zentraler Ort für Befehle zur Interaktion mit SharePoint eingeführt. In SharePoint 2013 spielt das Menüband ebenfalls eine wichtige Rolle, wir haben es jedoch standardmäßig verkleinert, damit Benutzer sich auf die Inhalte ihrer Websites konzentrieren können. Wählen Sie einfach eine Registerkarte des Menübands (klicken Sie z. B. oben links oben auf "SEITE"), um das Menüband zu öffnen.

Globale Navigationsleiste

Die (standardmäßig) blaue globale Navigationsleiste wird auf jeder Seite aller Websites in SharePoint angezeigt, damit Benutzer sich zurechtfinden.

Aktionsmenü der Website

Das in SharePoint 2010 als "Websiteaktionen" bekannte Menü wurde nach rechts oben im Bildschirm verschoben. Es wird vom Zahnradsymbol dargestellt und jetzt einfach als "Einstellungen" bezeichnet. Das Menü ist mit den anderen Produkten der Office-Suite, z. B. Outlook Web App, konsistent.

Heraufgestufte Aktionen

In SharePoint 2010 befanden sich oben links auf dem Bildschirm zwischen dem Menü "Websiteaktionen" und dem Menüband einige Symbole für schnelle Aktionen. In SharePoint 2013 wurde diese Reihe von Symbolen erweitert und auf der Seite nach rechts verschoben.

Befehl "Verknüpfungen bearbeiten"

Am Ende der Menüs "Schnellstart" und "Obere Navigationsleiste" finden Sie den neuen Befehl VERKNÜPFUNGEN BEARBEITEN. Mit diesem Befehl wechseln Sie in einen Schnellbearbeitungsmodus zum Organisieren der Navigation Ihrer Website.

Unterschiede zwischen aktualisierten und neu erstellten Websites

Wenn Sie in SharePoint 2013 eine neue Teamwebsite erstellen, werden Sie einige offensichtliche Unterschiede zwischen dieser und Ihrer aktualisierten Website feststellen.

Kacheln für "Erste Schritte"

Der auffälligste Unterschied ist vielleicht das Vorhandensein von Kacheln für "Erste Schritte" auf neu erstellten Teamwebsites in SharePoint 2013.

Kacheln für Erste Schritte

Abbildung 3. Kacheln für "Erste Schritte"

Diese Kacheln bieten Verknüpfungen mit einigen häufigen Aktionen wie z. B. dem Freigeben Ihrer Website und dem Anwenden eines Designs. Die Kacheln ersetzen die Verknüpfungen für "Erste Schritte" in SharePoint 2010.

Diese Kacheln werden zwar Ihrer aktualisierten Website automatisch hinzugefügt, Ihrer Homepage jedoch nicht, da wir nicht in Ihren Inhalt eingreifen möchten. Sie greifen auf die Kacheln über das Einstellungsmenü zu, indem Sie dort die Option Erste Schritte wählen.

Abbildung 4. Der Zugriff auf die neuen Kacheln für "Erste Schritte" erfolgt über die Option "Erste Schritte" im Einstellungsmenü.

Selbstverständlich können Sie Ihre Homepage auch bearbeiten und die alten Verknüpfungen für "Erste Schritte" durch die neuen Kacheln ersetzen. Um die SharePoint 2013-Homepage vollständig nachzustellen, müssen Sie einige Änderungen vornehmen:

  1. Ändern des Seitenlayouts Bearbeiten Sie die Homepage, und wählen Sie dann auf der Registerkarte Formattext des Menübands die Option Textlayout. Wählen Sie anschließend Zwei Spalten mit Kopfzeile. Abbildung 5. Ändern des Seitenlayouts mithilfe des Menübands
  2. Hinzufügen der Kacheln Platzieren Sie den Textcursor im Textbereich der Kopfzeile, und fügen Sie dann auf der Registerkarte EINFÜGEN des Menübands das Webpart Erste Schritte mit Ihrer Website ein. Abbildung 6. Einfügen des Webparts "Erste Schritte mit Ihrer Website", um die neuen Kacheln für "Erste Schritte" hinzuzufügen
  3. Löschen von altem Inhalt Sie können ggf. alten oder nicht benötigten Inhalt aus den zwei Spalten der Seite löschen. Abbildung 7. Optionales Löschen von altem Inhalt
  4. Verschieben freigegebener Dokumente
    In SharePoint 2013 wird ein Website-Newsfeed in der linken Spalte der Homepage hinzugefügt. Das Hinzufügen wird später erläutert. Ziehen Sie jetzt das Webpart für freigegebene Dokumente aus der linken in die rechte Spalte.
  5. Speichern der Seite und Beenden der Bearbeitung

Website-Notizbuchfunktion

Auf Teamwebsites in SharePoint 2013 ist ein OneNote-Notizbuch vorhanden. Zum Hinzufügen dieses Notizbuchs auf einer aktualisierten Website aktivieren Sie einfach die Website-Notizbuchfunktion. (Diese Funktion erfordert einen zugehörigen WAC-Server.)

So aktivieren Sie das Website-Notizbuch:

  1. Einstellungen (Zahnrad) -> Websiteeinstellungen -> Websitefeatures verwalten
    Wählen Sie im Einstellungsmenü die Option Websiteeinstellungen und anschließend Websitefeatures verwalten.
  2. Aktivieren des Website-Notizbuchs Wählen Sie für "Website-Notizbuch" die Option Aktivieren. Abbildung 8. Die Website-Notizbuchfunktion

Website-Newsfeedfunktion

In SharePoint 2013 umfassen Websites einen Website-Newsfeed in SharePoint 2013. Vor dem Hinzufügen eines Feeds auf einer aktualisierten Website sind einige Voraussetzungen zu erfüllen:

  • SharePoint-Server ist erforderlich.
  • "Mein Websitehost" muss bereitgestellt sein.
  • Die Website muss sich in derselben Webanwendung wie "Mein Websitehost" befinden.

So fügen Sie einen Website-Newsfeed hinzu:

  1. Einstellungen (Zahnrad) -> Websiteeinstellungen -> Websitefeatures verwalten
    Wählen Sie im Einstellungsmenü die Option "Websiteeinstellungen" und anschließend Websitefeatures verwalten.
  2. Aktivieren der Funktion "Website-Feed"
    Wählen Sie für "Website-Newsfeed" die Option "Aktivieren".
  3. Hinzufügen des Webparts für Website-Feeds auf der Homepage
    Platzieren Sie den Textcursor im Textbereich der Kopfzeile, und fügen Sie dann auf der Registerkarte EINFÜGEN des Menübands das Webpart für Website-Feed. 

Wie bereits erwähnt, wird bei SharePoint 2013 Wert darauf gelegt, den Schwerpunkt auf die Inhalte von Websites anstatt die Tools und die Struktur von SharePoint zu legen. Diese Philosophie manifestiert sich in unserer Entscheidung, Überschriften (z. B. Bibliotheken und Listen und Diskussionen) aus dem Navigationsmenü zu entfernen.

Sie können das Navigationsmenü Ihrer Website einfach gemäß unserer neuen Konvention aktualisieren, indem Sie Überschriften entfernen:

  1. Wählen Sie im Navigationsmenü den Befehl "VERKNÜPFUNGEN BEARBEITEN"
  2. Ziehen Sie Elemente unter den jeweiligen Überschriften hervor.
  3. Löschen Sie unnötige Überschriften.

Auf neuen SharePoint-Websites versuchen wir auch zu vermeiden, die Seitennavigation durch das Anzeigen aller auf der Website vorhandenen Listen, Bibliotheken, Apps oder Seiten unübersichtlich zu gestalten. Wir empfehlen Ihnen, das Navigationsmenü sorgfältig zu gestalten und selten verwendete Elemente zu löschen. 

Neben den bereits beschriebenen gibt es zahlreiche weitere Änderungen, die zwar weniger offensichtlich sind, aber Ihre SharePoint-Erfahrung dennoch verändern.

Seiten statt Dialogfelder für Formulare

In SharePoint 2013 erfolgt der Wechsel zwischen Seiten – auch dank der verbesserten Leistung – sehr viel reibungsloser als zuvor. Wir haben uns entschieden, Listen- und Bibliotheksformulare standardmäßig als Vollbildseite statt als Dialogfeld zu öffnen. Dadurch können Sie sich auf den Inhalt des Formulars konzentrieren, ohne vom Hintergrund abgelenkt zu werden. Außerdem ist mehr Platz für die Darstellung der Informationen vorhanden, die Sie bearbeiten.

Damit Ihre Formulare in einer ganzen Seite geöffnet werden, ändern Sie die Listen- oder Bibliothekseinstellungen:

  1. Wählen Sie im Menüband auf der Listen- oder Bibliotheksregisterkarte die Option "Listeneinstellungen" oder "Bibliothekseinstellungen".
  2. Wählen Sie in der ersten Spalte "Erweiterte Einstellungen".
  3. Führen Sie einen Bildlauf nach unten zur Option für Dialogfelder durch: Abbildung 9: Option für Dialogfelder
  4. Wählen Sie "Nein", und klicken Sie auf "OK", um diese Einstellung zu speichern.

Standardberechtigungen

Da wir SharePoint für alle Benutzer noch offener gestalten wollten, umfasst unsere neue Standardberechtigungsstufe "Bearbeiten" die Möglichkeit zum Erstellen und Verwalten von Listen und Bibliotheken. Für vorhandene Websites müssen Sie die Berechtigungsstufe der Gruppe "Mitglieder" zu "Bearbeiten" ändern:

  1. Wählen Sie im Einstellungsmenü (Zahnrad) die Option "Freigegeben für".
  2. Wählen Sie "Erweitert".
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Gruppe "Mitglieder" für Ihre Website.
  4. Wählen Sie im Menüband die Option "Benutzerberechtigungen bearbeiten".
  5. Wählen Sie die Option "Bearbeiten", und klicken Sie auf OK. .

Vorhandene Benutzer in der Gruppe "Mitglieder" verfügen nun über diese neuen Berechtigungen, und sie werden allen neuen Benutzern automatisch gewährt, die der Gruppe "Mitglieder" hinzugefügt werden.

Freigabe für alle

Um Benutzer bei der umfassenden Freigabe zu unterstützen, ohne komplexe Berechtigungen zu verwalten, haben wir die Ansprüche "Alle authentifizierten Benutzer" und "Alle Mandantenbenutzer" in die benutzerfreundlicheren Bezeichnungen "Jeder" und "Jeder außer externen Benutzern" umbenannt. Dadurch können Benutzer in der Personenauswahl einfach nach diesen Ansprüchen suchen, indem sie "jeder" eingeben.

So erhalten aktualisierte Benutzer diese Zeichenfolgen

"Alle authentifizierten Benutzer" heißt jetzt "Jeder", und "Alle Mandantenbenutzer" heißt jetzt "Jeder außer externen Benutzern", aber diese Änderungen werden während des Upgrades nicht automatisch übernommen. Um diese Änderungen zu übernehmen, müssen Sie (über Windows PowerShell) das Feature mit der folgenden GUID aktivieren: 10F73B29-5779-46b3-85A8-4817A6E9A6C2

$siteUrl = "https://www.contoso.com/" #URL of site collection
$site = Get-SPSite $siteUrl $site.Features.Add([System.Guid]"10F73B29-5779-46b3-85A8-4817A6E9A6C2")

"Jeder" oder "Jeder außer externen Benutzern"

In lokalen SharePoint-Bereitstellungen wurde der Anspruch "Alle authentifizierten Benutzer" in "Jeder" umbenannt. Dieser "Jeder"-Anspruch ist in SharePoint Online vorhanden und umfasst externe Benutzer, wenn das Feature aktiviert ist (da externe Benutzer auch "authentifizierte Benutzer" sind). SharePoint Online beinhaltet auch den zweiten Anspruch "Jeder außer externen Benutzern", der dem früheren Anspruch "Alle Mandantenbenutzer" entspricht und alle authentifizierten Benutzer außer externe Benutzer umfasst.

"Minimale Downloadstrategie" (MDS) aktivieren

Mit MDS funktionieren Seiten schneller und reibungsloser, da beim Wechseln zwischen Seiten nur geänderte Inhalte heruntergeladen werden.

Da MDS nicht mit allen SharePoint-Anpassungen kompatibel ist, ist sie standardmäßig deaktiviert. Sie können entscheiden, ob sie nach dem Upgrade aktiviert werden soll. Wenn Sie keine Anpassungen vorgenommen haben, können Sie MDS in "Websitefeatures" bedenkenlos aktivieren:

  1. Wählen Sie im Einstellungsmenü (Zahnrad) die Option "Websiteeinstellungen" und dann "Websitefeatures verwalten".
  2. Wählen Sie für "Minimale Downloadstrategie" die Option "Aktivieren".

Wenn Sie Anpassungen vorgenommen haben, sollten Sie anhand der bald verfügbaren ausführlichen Leitfadendokumentation sicherstellen, dass Ihre Anpassungen mit MDS kompatibel sind. Anpassungen umfassen Webparts von Drittanbietern, angepasste Designs oder Gestaltungsvorlagen und das Aktivieren des Features zum Veröffentlichen.

Wir hoffen, dass Sie jetzt für die optimale Nutzung aller neuen Features in SharePoint 2013 bereit sind. Wir sind stolz auf unsere Entwicklungen und freuen uns über Ihre Berichte zur Verwendung der neuen Features!

Es handelt sich hierbei um einen übersetzten Blogbeitrag. Sie finden den Originalartikel unter Making the most of SharePoint 2013 when you upgrade