Nachverfolgen der Arbeit

Veröffentlichung des Originalartikels: 26.07.2012

Eilene Hao Klaka ist Program Manager im Work Management Apps-Team.

Praktisch jedes Projekt, an dem wir arbeiten, beinhaltet heutzutage Zusammenarbeit. Beispielsweise, wenn ein Gastronom mit seinen Mitarbeitern und Publizisten eine neue Speisenkarte entwickelt und vermarktet. Eine Hochzeitsplanerin könnte zusammen mit Floristen und Eventkoordinatoren jemands Traumhochzeit Wirklichkeit werden lassen. Sie benötigen eine Möglichkeit, um Aufgaben zu koordinieren, den Status auf einfache Weise zu kommunizieren und sich mit dem Team abzustimmen, ohne Ihre Lieblingstools zu verlassen.

In der nächsten SharePoint-Version haben wir eine intuitive neue Arbeitsweise entwickelt, damit sich das Team insgesamt organisiert und die Einzelpersonen den Überblick über ihre Arbeit für verschiedene Projekte behalten. Die zugehörigen beiden zentralen Komponenten sind neue Aufgabenverwaltungsfeatures für Teamwebsites sowie Meine Aufgaben in Ihrem Newsfeedhub. Im Folgenden werden wir uns damit eingehender beschäftigen.

Teamarbeit für ein Projekt

In der nächsten SharePoint-Version können Sie Aufgabenverwaltungsfunktionen hinzufügen, um Teamwebsites zu optimieren. Auf diese Weise können Sie sich organisieren, Aufgaben planen und nachverfolgen sowie Termine mitteilen, und zwar dort, wo Sie auch Dokumente und Notizen speichern. Klicken Sie einfach auf der Hauptseite Ihrer neuen Website auf die Kachel Sie haben einen Termin? (Working on a deadline? ).

Hier finden Sie ein paar Tools, die Ihnen das Arbeiten erleichtern: 

• Eine Aufgabenlistezum Erfassen von Aktionen, Aufgaben und Terminen
• Einen Kalender zum Nachverfolgen wichtiger Termine und Besprechungen
• Eine Projektzusammenfassung, damit das Team die Übersicht behält

Koordinieren von Arbeit und Terminen mithilfe der Aufgabenliste

Mithilfe der neuen Aufgabenliste können Sie schnell Aufgaben für Ihr Team erstellen und bearbeiten. Die Ausgangsansicht der Aufgabenliste ist optimiert und ermöglicht das Erfassen von Informationen, die Sie möglicherweise während eines Telefonanrufs in einem Block notieren: Aufgabe, Fälligkeitsdatum und zugeteilte Person. Wenn Sie auf Diese Liste bearbeiten (Edit this list) klicken, wird ein Raster angezeigt, in dem Sie wie in Excel inline Bearbeitungen vornehmen können. Um Projekte anpassen zu können, wenn sich Änderungen oder neue Entwicklungen ergeben, bietet dieser Modus auch wesentlich mehr Flexibilität zum Organisieren von Aufgaben. Hierzu gehört auch die Möglichkeit des Ziehens und Ablegens von Aufgaben, um sie neu anzuordnen, und das Tieferstufen von Aufgaben, um eine Hierarchie zu erstellen. Sie haben vergessen, eine Aufgabe hinzuzufügen, die noch dazwischen erledigt werden muss? Klicken Sie einfach auf Einfügen (Insert), und fügen Sie sie direkt dazwischen hinzu.

Oben auf der Seite befindet sich eine interaktive Zeitachse zur grafischen Darstellung der wichtigsten Aufgaben und Meilensteine. Alle Projektbeteiligten haben damit einen guten Überblick darüber, wie sich ihre Arbeit in den Kontext anderer Aufgaben einfügt. Jede Aufgabe mit Datumsangaben kann der Zeitachse durch Klicken auf das Menüband oder die Aufgabenbezeichnung hinzugefügt werden.

Mithilfe der Aufgabenliste können Sie die anfallende Arbeit Ihres Teams problemlos organisieren und feststellen, wie es läuft.

Abrufen des Projektstatus auf einen Blick

Die Aufgabenliste ist für die Person, die das Projekt vorantreibt, eine feine Sache. Alle anderen Personen, welche die Website besuchen (Teammitglieder, Projektbeteiligte), müssen jedoch den Projektstatus auf einen Blick abrufen können. Zu diesem Zweck gibt es die Projektzusammenfassung (Project Summary) auf der Homepage der Website. Hiermit lässt sich leicht feststellen, wie das Projekt läuft, der nächste anstehende Meilenstein wird dargestellt, und eine Reihe von Anzeigemodi werden angezeigt. Der erste ist die Zeitachse (in der Aufgabenliste), über die informelle Projektbeteiligte einen Überblick darüber haben, wie das Projekt läuft. Der zweite ist eine Liste anstehender Aufgabentermine und Kalenderereignisse, wodurch Leute, die bestimmte Informationen benötigen, einen Einblick in die nächsten Schritte erhalten. Jeder, der die Website besucht, hat also einen Überblick, wie das Projekt läuft und woran die Leute arbeiten sollten. Wir bei Microsoft lieben es, unsere eigenen Tools zu verwenden. Viele neue Websites tauchen in Office mit der Projektzusammenfassung auf der Homepage auf. Das Feedback war sehr positiv. Die Leute teilen uns mit, dass die Projektzusammenfassung auf der Website für eine optimale Projektorganisation und für die Abstimmung des Teams sorgt.

Anpassung an Ihre wachsenden Anforderungen

Die Aufgabenliste ist hervorragend geeignet, um die Arbeit des Teams zu organisieren. Es kann jedoch vorkommen, dass die Projektanforderungen zunehmen und deshalb mehr Kontrolle, Strukturen und Berichte erforderlich sind. In diesen Fällen können Sie eine Aufgabenliste in Microsoft Project 2013 öffnen. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche In Project öffnen (Open in Project), um hervorragende Berichtsfeatures und einen noch besseren Organisationsgrad zu nutzen und auf diese Weise den Projektzeitplan und Termine nachzuverfolgen. Beim Speichern in Project werden dann Änderungen direkt mit der Aufgabenliste synchronisiert und sind für alle Benutzer verfügbar.

Zentrale Verfügbarkeit der gesamten Arbeit

Die Benutzer arbeiten im Schnitt an fünf bis sieben Projekten gleichzeitig. Beispielsweise könnte die Hochzeitsplanerin für mehrere Kunden arbeiten, für die sie Hochzeiten plant, wobei es in SharePoint jeweils eine Website zur Aufgabenverwaltung gibt. In diesem Fall werden ihr aus mehreren Quellen Aufgaben zugewiesen, und zusätzlich muss sie persönliche Aufgaben außerhalb dieser Projekte nachverfolgen.

Anstatt zum Anzeigen ihrer Arbeitsaufträge einen separaten Drilldown für jede Website auszuführen, kann sie nun mithilfe des neuen Features Meine Aufgaben im Newsfeedhub auf einen Blick alle Aufgaben zentral anzeigen, die sie für die verschiedenen Projekte ausführen muss.

Mithilfe von Meine Aufgaben können alle Aufgaben, die Ihnen in SharePoint, Outlook und Project zugewiesen sind, zusammengefasst werden. Außerdem können Sie damit sowohl persönliche als auch zugewiesene Aufgaben organisieren und verwalten.

Auf diese Weise sollen nicht nur Aufgaben angezeigt werden, sondern zentral Aktionen dafür ausgeführt werden können. Folgendes wird damit ermöglicht.

Organisieren von Aufgaben und Ausführen von Aktionen

Zum Aufrufen von Meine Aufgaben navigieren Sie zu Ihrem Newsfeedhub und klicken im Schnellstartbereich auf Aufgaben (Tasks). Beim ersten Aufrufen werden alle Ihre Aufgaben nach Projekten gruppiert angezeigt, damit Sie über den Kontext verfügen, woher sie stammen.

Wenn Ihre Aufgaben angezeigt werden, werden Sie an andere wichtige Dinge denken, die Sie erledigen müssen. Über Meine Aufgaben können Sie schnell und problemlos Aufgaben mit Inlinesteuerelementen zum Hinzufügen erfassen.

Zum Priorisieren von Aufgaben können Sie diese nach oben und unten ziehen und ablegen, um sie neu anzuordnen. Darüber hinaus können Sie die Aufgaben hervorheben, auf die Sie sich in erster Linie konzentrieren möchten, indem Sie diese als wichtig kennzeichnen. Dadurch werden sie in der Ansicht Wichtig und anstehend (Important and Upcoming) angezeigt, die im nächsten Abschnitt erläutert wird.

Zum Abschließen einer Aufgabe aktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen wie Sie das von einer Aufgabenliste gewohnt sind. Die Aufgabe wird dann aus der Liste gestrichen und verschwindet. (Abgeschlossene Aufgaben werden weiterhin in der Ansicht Abgeschlossen (Completed) angezeigt.) Sie können die Aufgabe auch inline bearbeiten oder das Aufgabenformular direkt öffnen. Alle Änderungen werden in die Projektwebsite zurückgeschrieben, damit das Team sofort Ihren Status und Updates erkennt.

Zum Erledigen Ihrer Aufgaben können Sie durch Klicken auf die Beschriftung auch weitere Kontextinformationen anzeigen, einschließlich eines Links zur Projektwebsite, wo zugehörige Begleitmaterialien verfügbar sind.

Bestimmen der nächsten Aufgaben mithilfe von „Wichtig und anstehend“ (Important and Upcoming)

Meine Aufgaben enthält die spezielle Ansicht Wichtig und anstehend (Important and Upcoming), in der Sie Ihren nächsten Aufgaben auswählen können. Es gibt eine persönliche Zeitachse, mit der Sie alle Ihre Aufgaben, die in den nächsten paar Wochen fällig sind, alle Aufgaben, die Sie als „wichtig“ gekennzeichnet haben, sowie eine Liste anstehender Aufgaben, die in der nahen Zukunft fällig sind, anzeigen können. Hierbei handelt es sich um eine Ansicht, die automatisch bereinigt wird. Das heißt, der Inhalt dieser Ansicht wird kontinuierlich geändert, um zu verhindern, dass Ihre Aufgabenlisten unübersichtlich werden. Wichtige Aufgaben verlieren in dieser Ansicht allmählich an Bedeutung, damit die Liste durch alte Aufgaben, für deren Erledigung Sie noch keine Zeit hatten und die nicht mehr wirklich wichtig sind, nicht unübersichtlich wird.

Verfügbarkeit der Aufgaben von überall aus

Aufgaben können Sie auch mit Outlook synchronisieren. Diese Aufgaben werden nicht nur in Outlook oder Outlook Web App angezeigt, sondern auch in Ihrer bevorzugten Outlook-Aufgaben-App für Ihr Smartphone, wie z. B. dem Kalenderhub in Windows Phone oder der Erinnerungen-App in iOS. Klicken Sie einfach in Meine Aufgaben im Menüband auf Mit Outlook synchronisieren (Sync to Outlook), um diese Option zu aktivieren. Die Aufgaben werden dann regelmäßig synchronisiert.

Dies ist lediglich ein kurzer Ausblick darauf, wie Sie sich mit der nächsten SharePoint-Version organisieren und mit Ihrem Team abstimmen können, ohne Ihre Lieblingstools zu verlassen. Versuchen Sie es einmal, und teilen Sie uns mit, ob Sie dadurch produktiver werden und großartige Projekte erhalten!

Es handelt sich hierbei um einen übersetzten Blogbeitrag. Sie finden den Originalartikel unter Keep track of your work