Freigeben ganz einfach gemacht

Veröffentlichung des Originalartikels: 27.07.2012

Gaurav Doshi ist Projektleiter im SharePoint-Engineeringteam mit dem Arbeitsschwerpunkt Benutzerfreundlichkeit.

Einer der Gründe, warum ich so gerne bei Microsoft arbeite, ist die Bereitschaft zu geben, die sich überall findet. Jeder, den ich hier kenne, hilft als Freiwilliger oder ehrenamtlich bei einem gemeinnützigen Vorhaben. Ich kümmere mich für eine gemeinnützige Organisation um eine Gruppe von Freiwilligen in Indien, die für Bildung und eine medizinische Grundversorgung für sozial benachteiligte Kinder sorgen.

Wir tauschen regelmäßig viele Informationen aus: Fotos, Videos, Budgetdokumente, Quittungen und rechtliche Unterlagen. Wir arbeiten zusammen an Präsentationen, bearbeiten Videos und erstellen Handzettel. Derzeit erledigen wir das alles per E-Mail. Wie Sie sich sicher vorstellen können, ist das ein ziemliches Durcheinander. Unsere Unterlagen sind überall verstreut. Häufig gehen die Aktualisierungen von anderen Personen verloren, und die Versionsvielfalt von Dokumenten läuft aus dem Ruder.

SharePoint ist ideal, um Ordnung in dieses Durcheinander zu bringen. Eine Website ist ein perfekter Ort, um alles für ein Projekt zu speichern. Ich kann die Website einfach für andere Personen in unserer Organisation oder für andere Freiwillige außerhalb unserer Organisation freigeben. Ich kann mit anderen zusammenarbeiten, die sich irgendwo auf der Welt befinden, um Präsentationen zu erstellen oder Videos zu schneiden – ohne dass auch nur eine einzige Aktualisierung verloren geht. 

Wenn Sie mit SharePoint vertraut sind, haben Sie wahrscheinlich schon einmal von Berechtigungen, Gruppen und Vererbung gehört, aber „freigeben“? Das ist doch neu! Es ist unglaublich einfach, aber trotzdem eine äußerst leistungsfähige Funktion. Ich werde Sie Ihnen erläutern.

Freigeben einer Website

Websites sollen in der Regel von vielen Personen gemeinsam genutzt werden. Die Freigabe einer Website in der neuen Version von SharePoint ist ganz einfach. In der rechten oberen Ecke jeder Seite der Website befindet sich die Schaltfläche „Freigeben“ (Share). Klicken Sie darauf, geben Sie die Namen der Personen ein, für die Sie die Website freigeben möchten, und drücken Sie die Eingabetaste. Das war's, Sie sind fertig! SharePoint verwendet immer noch leistungsfähige Konzepte wie Berechtigungsebenen, Gruppen und Vererbung, um diese Funktion zu ermöglichen, aber Sie müssen diese Konzepte nicht mehr selbst verstehen, um Routineaufgaben wie das Freigeben einer Website zu erledigen.

Die Personen, für die Sie die Website eben freigegeben haben, erhalten eine E-Mail-Einladung mit einem Link zu der Website.

Wenn Sie Office 365 verwenden, können Sie sogar Personen außerhalb Ihres Unternehmens einladen. Geben Sie einfach deren E-Mail-Adresse ein, und Sie erhalten ebenfalls eine Einladung.

Ein Aspekt der Freigabe ist auch, dass Ihnen klar ist, wer etwas ansehen darf. Wenn Sie wissen möchten, wer sich bereits auf einer Website befindet, können Sie das ganz einfach herausfinden. Klicken Sie im Menü „Einstellungen“ (Settings) in der oberen rechten Ecke auf „Freigegeben für“ (Shared with). Daraufhin werden die Namen und Bilder der Personen angezeigt, die Zugriff auf die Website haben.

Freigeben eines Dokuments

In einigen Situationen möchten Sie vielleicht nicht eine ganze Website, sondern nur ein einzelnes Dokument freigeben. Sie können dieses Dokument auf SkyDrive Pro hochladen. Direkt nach dem Hochladen ist das Dokument noch für niemanden freigegeben. Wenn Sie es freigeben möchten, klicken Sie auf das Schlosssymbol neben dem Dokument und dann auf „Personen einladen“ (Invite People), geben Sie die Namen ein, und drücken Sie die Eingabetaste. Wenn Sie andere Personen einladen, ändert sich das Schlosssymbol, um anzugeben, dass das Dokument freigegeben wurde.

Sie können auch einzelne Dokumente auf einer Webseite freigeben, indem Sie in der Dokumentlegende „Freigeben“ (Share) auswählen.

Wenn Sie ein Dokument für Personen außerhalb Ihrer Organisation freigeben, müssen diese sich standardmäßig mit einem kostenlosen Microsoft-Konto (früher als Live ID bezeichnet) anmelden. Wenn Sie allerdings die Option „Anmeldung erforderlich“ (Require sign-in) deaktivieren, müssen sie sich nicht anmelden. Dies ist perfekt, wenn ich einen Handzettel für eine Benefizveranstaltung freigeben möchte. Jeder, für den ich das Dokument freigegeben habe, kann den Link an andere weitergeben. Ich kann den Link auf Facebook veröffentlichen, um Werbung für meine Veranstaltung zu machen, usw. Alle Empfänger des Links können auf den Handzettel zugreifen, ohne sich anmelden zu müssen.

Ich sollte erwähnen, dass Administratoren einige Freigabeeinstellungen festlegen können, beispielsweise die Möglichkeit, Dokumente ohne obligatorische Anmeldung freizugeben.

Zugriffsanforderungen

Wenn Sie mit SharePoint arbeiten, haben Sie sicher schon einmal das hier gesehen:

Wenn Sie in der Vergangenheit auf „Zugriff verweigert“ (Access Denied) stießen, war dies eine Sackgasse, und Sie konnten absolut nichts daran ändern.

Die neue Version von SharePoint lässt Sie nicht hängen, wenn Sie versuchen, eine Website oder ein Dokument aufzurufen, die bzw. das nicht für Sie freigegeben ist. Stattdessen können Sie erklären, warum Sie den Zugriff benötigen, und eine Benachrichtigung an den Websitebesitzer senden. Wenn der Besitzer Ihre Anfrage genehmigt, werden Sie per E-Mail benachrichtigt. Diese Situation ist keine Sackgasse mehr, sondern eine Tür mit Türklingel!

Ich kann es gar nicht mehr erwarten, bis ich alle für meine gemeinnützige Arbeit benötigten Unterlagen in SharePoint 2013 speichern und freigeben kann. Wie wird die einfache Freigabefunktion die Routineaufgaben verbessern: Vorschläge mit einem Lieferanten ausarbeiten? Schnell und sicher mit Partner arbeiten? Die organisationsübergreifende Zusammenarbeit?

Probieren Sie noch heute die Preview von SharePoint aus, und senden Sie uns Ihr Feedback!

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Es handelt sich hierbei um einen übersetzten Blogbeitrag. Sie finden den Originalartikel unter Sharing - simplified