Metadatenstandardwerte in SharePoint Server 2010

Veröffentlichung des Originalartikels: 13.10.2011

In SharePoint Server 2010 gibt es neue Features wie z. B. verwaltete Metadaten und Metadatennavigation, wodurch Metadaten noch wichtiger werden. Ein großes Problem für viele SharePoint-Projekte ist jedoch das Hinzufügen von Metadaten zu Dokumenten. Sie müssen unbedingt Metadaten und Verwendungsrate gegeneinander abwägen. Wenn die Anzahl der auszufüllenden Metadatenspalten zunimmt, nimmt im Gegenzug die Wahrscheinlichkeit ab, dass die Benutzer die Metadaten eintragen werden, da es einen erheblichen zusätzlichen Arbeitsaufwand bedeutet, festzustellen, welche Spalten zutreffen. Wenn viele erforderliche Spalten verwendet werden, dann ist möglicherweise die Benutzerakzeptanz gering, weil das Hochladen von Inhalt so aufwendig ist. In einem Szenario, das auf Offenheit und Zusammenarbeit angewiesen ist, kann dies nachteilig sind. Wenn allerdings der Wert der Inhalte und die Anstrengungen beim Erstellen dieser Inhalte steigen, nimmt die Wahrscheinlichkeit zu, dass sich die Benutzer die Zeit zum Ausfüllen der entsprechenden Felder nehmen, insbesondere wenn dieser Vorgang selten ausgeführt wird.

Für jedes SharePoint-Projekt sollten Sie sich genau überlegen, welche Metadaten zum Ausführen erforderlicher Vorgänge und zum Auffinden von Inhalten durch Benutzer benötigt werden. Analysieren Sie, wie lange die Benutzer zum Ausfüllen dieser Metadaten benötigen, und werten Sie die Auswirkungen auf die Benutzer aus. Falls viele Metadaten erforderlich sind, aber die Endbenutzer das System nicht akzeptieren, da das Erstellen von Inhalten aufwendig ist, erweist sich eine erfolgreiche Implementierung als schwierig.

Metadatenstandardwerte helfen bei diesem Problem, da Sie automatisch Metadaten für Benutzer ausfüllen können. Falls ein bestimmtes Feld mindestens 50 % der Zeit denselben Wert aufweist, sollten Sie einen Metadatenstandardwert angeben, damit Benutzer Formulare schneller ausfüllen können. Metadatenstandardwerte können für jede Spalte auf der Websiteebene, der Listenebene und der Ordnerebene angegeben werden. Metadatenstandardwerte erben voneinander, und der untergeordnete Standardwert wird immer überschrieben. Angenommen, für einen Ordner ist ein Standardwert festgelegt, und es gibt Standardwerte für die Liste und die Websitespalte. In diesem Fall wird der Standardwert für den Ordner angewendet. Falls Standardwerte für eine Spalte und eine Liste vorhanden sind, es aber keinen Standardwert für einen Ordner gibt, wird beim Hinzufügen eines Elements zu diesem Ordner der Standardwert der Liste verwendet. Wenn Benutzer ein neues Element erstellen oder hochladen, wird der Metadatenstandardwert angewendet und im Formular zum Bearbeiten von Eigenschaften angezeigt. Der Benutzer kann dann die Eigenschaft bei Bedarf ändern. Durch die frühe Planung und Festlegung von Metadatenstandardwerten kann einfacher festgestellt werden, welche Metadatenstandardwerte benötigt werden und wie damit das Anwenden von Metadaten auf Elemente vereinfacht werden kann.

Metadatenstandardwerte werden für die folgenden Spaltentypen unterstützt:

· Eine Textzeile

· Auswahl

· Zahl

· Währung

· Datum und Uhrzeit

· Ja/Nein

· Verwaltete Metadaten

Festlegen von Metadatenstandardwerten beim Bearbeiten von Spalten

Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Spalte auf der Website- oder Listenebene gibt es ein Feld zum Angeben eines Standardwerts. Sie können Standardwerte auf der Websiteebene angeben und sie dann auf der Listenebene überschreiben.

Festlegen von Metadatenstandardwerten mithilfe des Struktursteuerelements 

In Bibliotheken können Sie mithilfe eines Struktursteuerelements Metadatenstandardwerte für die Bibliothek und pro Ordner festlegen. Zu diesem Zweck öffnen Sie die Bibliothekseinstellungen und klicken auf den Link Einstellungen für Standardspaltenwerte (Column default value settings). Daraufhin wird ein Struktursteuerelement angezeigt, mit dem Sie in den Ordnern der Bibliothek navigieren können. Sie können Standardwerte im Stammverzeichnis der Bibliothek sowie für jeden einzelnen Ordner festlegen. Die Ordner erben die Standardwerte, außer Sie geben einen bestimmten Standardwert für den untergeordneten Ordner an.

Metadatenstandardwerte sind hervorragend geeignet, um Metadaten in Spalten zu platzieren. Sie können damit sogar Standardwerte auf ausgeblendete Spalten anwenden, damit die Benutzer nicht einmal die Möglichkeit haben, das Feld zu bearbeiten, aber mithilfe der Metadaten in Inhalten navigieren und diese abrufen können.

Quentin Christensen

Program Manager, Document and Records Management

Es handelt sich hierbei um einen übersetzten Blogbeitrag. Sie finden den Originalartikel unter Metadata Defaults in SharePoint Server 2010