Einführung in Dokumentenmappen

Veröffentlichung des Originalartikels: 19.10.2011

Hallo, hier ist wieder Quentin. Im heutigen Beitrag möchte ich einen aufregenden neuen Inhaltstyp vorstellen, der als Architekturkomponente zum Organisieren von aus mehreren Dokumenten bestehenden Arbeitsprodukten verwendet wird. Dokumentenmappen sind zwischen Dokumenten und Websites angesiedelt. Dokumentenmappen können Sie verwenden, wenn eine Gruppe verwandter Dokumente vorhanden ist, die gemeinsam bearbeitet werden sollen, aber keine völlig neue Dokumentbibliothek oder Website erforderlich ist. Dokumentenmappen bieten einen Arbeitsbereich für die Zusammenarbeit, in dem Benutzer an einer Gruppe verwandter Dokumente arbeiten können. Seit der Veröffentlichung von SharePoint 2010 wurden Dokumentenmappen intern hier bei Microsoft und von einigen unserer Kunden für eine Vielzahl von Szenarien verwendet. Beispiele hierfür sind Forschungsprojekte, Softwareentwicklungsspezifikationen, Repositorys für Wissensmanagement und Nutzungsstudien.

Dokumentenmappen sind mit Ordnern vergleichbar, aber wenn Sie auf eine Dokumentenmappe zugreifen, erhalten Sie eine Webpartseite, die angepasst werden kann. Wenn Sie Dokumente in eine Dokumentenmappe hochladen, werden sie in einem Webpart angezeigt, das dieselbe Funktionsweise wie eine Dokumentbibliothekansicht aufweist. Mehrere Dokumentenmappenfeatures beschleunigen und vereinfachen das Arbeiten an Projekten mit verwandten Dokumenten. Im Folgenden werden einige dieser Features beschrieben:

• Freigegebene Metadaten erzwingen dieselben Metadaten für alle Elemente innerhalb der Dokumentenmappe.
• Standarddokumente können automatisch bereitgestellt werden, wenn eine Dokumentenmappe erstellt wird.
• Auf einer als Willkommensseite bezeichneten Webpartseite werden die Inhalte der Dokumentenmappe angezeigt, und diese Seite kann auch angepasst werden, damit neben Dokumenten zusätzliche Informationen angezeigt werden.

Dokumentenmappen passen in unser allgemeines Dokumentverwaltungsmodell, da sie die Verwaltung nicht verwalteter Elemente vereinfachen und die Zusammenarbeit und Metadaten in das Erstellen und Verwalten von Dokumenten einbeziehen. Mithilfe von Dokumentenmappen kann Inhalt organisiert und gesucht werden, und außerdem vereinfachen sie das Gruppieren und Verknüpfen von Dokumenten. Dokumentenmappen fördern die Verwendung von Spalten für Metadaten in der Dokumentenmappe selbst und in den darin enthaltenen Dokumenten. Mithilfe freigegebener Spalten werden Dokumentenmappenmetadaten in allen enthaltenen Dokumenten hinzugefügt, und sie sind hilfreich, um die Dokumentenmappeneigenschaften auf der Willkommensseite der Dokumentenmappe anzuzeigen. Mit Dokumentenmappen können Gruppen verwandter Dokumente schneller und einfacher bearbeitet werden, was Zeit und Geld spart.

Wir haben Dokumentenmappen basierend auf Szenarien intern bei Microsoft als auch bei unseren Kunden erstellt. Beispielsweise organisieren wir im Office-Team die Bestandteile der von uns entwickelten Produkte als Features, und für jedes Feature gibt es ein Team, das daran arbeitet. Für diese Features gibt es Spezifikationen, Entwicklungspläne und Testpläne. Dokumentenmappen vereinfachen das Erstellen der notwendigen Dokumente und das Verwalten einer Sammlung von Dokumenten für ein Feature.

Darüber hinaus gab es Kunden mit ähnlichen Szenarien, wie beispielsweise Vertriebsangebote, die Präsentationen, Kalkulationstabellen und Kaufverträge erfordern. Anstatt jede Komponente einzeln zu verwalten, sind in diesen Fällen möglicherweise Metadaten vorhanden, die freigegeben werden sollten, und Workflowprozesse, die für alle Komponenten ausgeführt werden sollten. Wir gehen davon aus, dass Partner und Kunden Dokumentenmappen verwenden und sie an spezielle Szenarien des vertikalen Markts anpassen, um wichtige Prozesse wie beispielsweise die Verwaltung von Geschäftsfällen und Forschungsprojekten zu unterstützen.

Nach dieser kurzen Einführung in die Verwendung von Dokumentenmappen folgt eine Übersicht über die wichtigsten Features von Dokumentenmappen.

Willkommensseite

Wenn Sie eine Dokumentenmappe öffnen, werden Sie bemerken, dass es sich nicht um die typische Ordneransicht handelt. Dokumentenmappen weisen eine anpassbare Willkommensseite auf. Auf dieser Seite gibt es standardmäßig ein Webpart Eigenschaften der Dokumentenmappe. Auf der Seite Eigenschaften der Dokumentenmappe des Inhaltstyps können Sie angeben, welche Dokumentenmappenspalten in diesem Webpart angezeigt werden. Außerdem gibt es ein Webpart Inhalt der Dokumentenmappe, in dem die Dokumente angezeigt werden, die der Dokumentenmappe hinzugefügt wurden.

Dies ist ein Beispiel für eine nicht angepasste Willkommensseite der Dokumentenmappe mit ein paar Dokumenten.

Dies ist ein Beispiel für eine angepasste Willkommensseite, für die das Bild geändert und eine Pinnwand hinzugefügt wurde. Die Willkommensseite wird von allen Dokumentenmappen eines bestimmten Inhaltstyps in einer Liste gemeinsam verwendet, weshalb alle Änderungen für alle Instanzen angezeigt werden. Auf diese Weise kann die Willkommensseite schnell und problemlos geändert werden, da die Aktualisierungen für vorhandenen Dokumentenmappen sofort verfügbar sind.

Zulässige Inhaltstypen

Sie können die Inhaltstypen auswählen, die für die Dokumentenmappe verfügbar sind. Auf diese Weise können Sie festlegen, welche Inhaltstypen in der Dokumentenmappe verwendet werden können. 

Standardinhalt

Dokumente können angegeben werden, die automatisch erstellt werden, wenn eine neue Dokumentenmappe erstellt wird. Standarddokumente können angegeben werden, um auf diese Weise die Vorlagen festzulegen, welche die Benutzer für eine Dokumentenmappe verwenden. Dadurch sparen Sie die Zeit zum Auffinden und Hochladen von Vorlagen. Natürlich können die Benutzer auch ihre eigenen Dokumente in eine Dokumentenmappe hochladen.

Freigegebene Spalten

Dokumentenmappenspalten können für alle Dokumente in der Dokumentenmappe freigegeben werden. Dadurch wird die Spalte schreibgeschützt, sodass der Wert nur durch Bearbeiten der Eigenschaften einer Dokumentenmappe geändert werden kann. Dadurch sparen die Benutzer Zeit, da sie Metadaten nur an einer Stelle aktualisieren müssen. Die Metadaten werden dann in allen Dokumenten der Dokumentenmappe aktualisiert. Dadurch wird auch die Konsistenz der Metadaten sichergestellt. Mithilfe von freigegebenen Spalten können Sie sicherstellen, dass alle Dokumente bestimmte Metadaten aufweisen.

Senden an

Senden an-Speicherorte, die in der Zentraladministration angegeben wurden, sind für Dokumentenmappen verfügbar, die dann an eine konfigurierte Inhaltsorganisation gesendet werden können. Außerdem können Sie mithilfe von Workflowaktionen Dokumentenmappen an eine Inhaltsorganisation senden. Die Inhaltsorganisation ist ein neues Feature von SharePoint 2010, um Inhalt basierend auf Metadaten in Ordner, Bibliotheken oder andere Websites zu verschieben.

Menüband anpassen

Eine der wichtigsten Verbesserungen in SharePoint 2010 ist die Benutzeroberfläche mit dem Menüband, die mit der in den Office-Clientanwendungen verwendeten Benutzeroberfläche mit dem Menüband vergleichbar ist. Dokumentenmappen weisen ein eigenes Menüband zum Ausführen von Aktionen wie das Senden, das Löschen und das Erfassen von Versionen auf. Dieses Menüband kann angepasst und um neue Befehle erweitert werden.

Versionsverwaltung

Dokumentenmappen verwenden ihre eigene Versionsverwaltung, mit deren Hilfe eine Momentaufnahme der eingecheckten Dokumentversionen und der Eigenschaften der Dokumentenmappe erfasst wird.

Workflow

Dokumentenmappen unterstützen Workflows für eine Sammlung von Dokumenten. Mehrere Workflowaktionen speziell für die Dokumentenmappe sind in SharePoint Designer verfügbar, einschließlich Version der Dokumentenmappe erfassen (capture a version of the document set) und Genehmigungsvorgang für Dokumentenmappen starten (start document set approval process).

Zusammenfassung

Dokumentenmappen sind eine hervorragende Möglichkeit, um verwandte Dokumente für projektbasierte Arbeit zu organisieren. Sie weisen eine anpassbare Umgebung für die Zusammenarbeit auf, mit der Sie die Anforderungen von aus mehreren Dokumenten bestehenden Arbeitsprodukten erfüllen können. Darüber hinaus stellen sie eine zentrale Informationsarchitekturkomponente zur Präsentation von Konzepten dar, wie beispielsweise Forschungsnotizbücher, Vertriebsangebote und Produktspezifikationen. Dokumentenmappen vereinfachen die automatische Bereitstellung von Vorlagen, die Zusammenarbeit an einer Gruppe von Dokumenten sowie die Freigabe von Informationen zu Dokumenten (z. B. Metadateneigenschaften).

Sie sollten unbedingt den RSS-Feed des ECM-Blogs abonnieren und den Blog auch weiterhin lesen. Ich werde weitere Blogbeiträge zu Dokumentenmappen veröffentlichen, in denen ich das Erstellen eines benutzerdefinierten Dokumentenmappen-Inhaltstyps und das Anpassen der Willkommensseite behandeln werde.

Quentin Christensen

Program Manager, Document and Records Management

Es handelt sich hierbei um einen übersetzten Blogbeitrag. Sie finden den Originalartikel unter Introducing Document Sets