SharePoint Online 10 大新增功能

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英文原文已於 2013 年 4 月 3 日星期三發佈

Mark Kashman (@mkashman) 是 SharePoint 小組的 SharePoint 資深產品經理，專精於 SharePoint Online。

SharePoint Online (SPO) 有很多新的創新功能和受歡迎的改進功能。最早的共用服務已更新為新的流暢使用者介面、主動的個人檔案共用、較高的個人和小組網站存放區限制、高階雲端 app 開發模型，以及更健全的工具，讓管理員能夠更輕鬆且更有效地控制其 SPO 環境。所有人都受益於新 SharePoint Online！

  • 使用者享有在內外部以及匿名共用的新方法，可以搜尋和發現正確的資訊和人員，以及以更自助的方式建置網站和經驗。
  • 專案經理現在有更好的方式可以組織文件、專案詳細資料和時間表。
  • 開發人員可以傳遞至 Office 365 雲端的解決方案類型不再受限。
  • IT 專業人員更容易代表整個公司管理網站和權限。

本文將討論新 SPO 的 10 大創新功能，而且最後會提供新 SPO 服務說明的指標 - 跨所有產品的所有 SharePoint 功能首頁 (線上及內部部署)。

1. 新使用者介面 (UI)

從 Office 365 到 SharePoint Online 的整個 UI 畫面都已重新設計，非常賞心悅目、容易導覽，且容易完成一般的任務。而且其敏捷的效能很令人愉快！讓我們來看看這些新 UI 改良功能的幾個範例：

範例網站顯示內容豐富之小組網站範本的 UI，其中內嵌 PowerPoint Web App、上顯型「最受歡迎文件」清單、KPI 圖表，以及新的周圍導覽和共用/追蹤/同步按鈕。

  • 拖放：
    現在您只要將檔案從電腦拖曳至您網站上的文件庫 (例如 Documents 或您的 SkyDrive Pro 文件庫)，就可以上傳文件、圖片和其他類型的檔案至您的網站。

將檔案直接從桌面拖放至瀏覽器上的文件庫中。

  • 停留顯示功能： 這個新的圖說文字功能可用於文件庫中的任何文件，或是從搜尋結果中查看一組豐富的命令和關聯式資訊。您可以開啟、共用或追蹤文件、檢視文件預覽，以及使用深層連結，直接跳到文件中的內容。

文件庫的停留顯示功能，顯示使用內嵌 Word Web App 的 Word 文件預覽。請注意可從相同停留顯示卡中 [共用] 和 [追蹤] 的功能。

  • 觸控： 新 Office 中跨所有產品的重要投資領域，大型觸控目標可讓您輕鬆篩選、導覽及處理文件--增加跨大小裝置的可存取性。
  • 非同步呼叫： 重新整理您想要專注的內容。清單和文件庫的導覽與篩選表示全頁重新整理較少--等待的時間減少，就有更多時間執行。
  • Office Web App 編輯： 現在可供每個人使用--即使是您透過 [外部共用] 邀請的那些人，都可以在瀏覽器中代表您來編輯 Office 文件。您可以確保您的合作者擁有最棒的工具來幫助您發展您的事業。
  • 通用 Office 365 上方導覽： 您現在不需要記得如何到達 (或建立書籤)，就可以找到路。而且這一切只需要簡化的單一瀏覽器使用經驗--沒有快顯對話方塊，不會感到迷失。

新的 Office 365 上方導覽可讓您輕易從 Outlook 電子郵件導覽至 SkyDrive Pro，也就是您工作的新雲端存放區。

2. SkyDrive Pro

SkyDrive Pro 是員工的雲端存放區，現在這是 SharePoint Online 的核心部分。SkyDrive Pro 的目的是要配合您的使用準則，以及提供組織化的控制。擁有「個人網站」 (以前稱為「我的網站」) 使用權的每個人都會取得 SkyDrive Pro，以及 7GB 的個人儲存額度 (以前只有 500MB)。現在有提供「個人網站」的 Office 365 計劃比以前更多 (請檢閱新的 Office 365 計劃比較網站)。

使用網際網路瀏覽器來存取時，Office 365 中的 SkyDrive Pro 文件庫檢視。

利用 SkyDrive Pro，員工可以：

  • 同步處理及共用文件
  • 與其組織內外的個人合作處理文件
  • 隨時隨地以及從許多裝置存取內容和資訊

... 而管理員可以：

  • 控制內容生命週期及版本設定
  • 防止資料遺失以及執行 eDiscovery
  • 管理存取權限

立即到這裡深入了解 SkyDrive Pro。

2013 年 6 月底之前，您將能夠在更多地方，使用適用於 Windows 8 和 iOS 的原生行動用戶端 app，來存取您的 SkyDrive Pro。SkyDrive Pro 存取已經內嵌在 Windows Phone 的 Office Hub 中。

3. Yammer

我們對 Yammer 感到非常興奮！Yammer 已漸漸成為跨許多 Microsoft 產品的社交層。這對現在的 SharePoint 和 CRM 來說最為普遍--這是我們對企業社交的一大賭注。Office 365 是我們的下一步 - Yammer 將隨附於 SharePoint Online 或 Office 365 投資 (比較計劃)。我們最近已發表有關哪些項目在什麼時候上市的詳細資訊。

隨著您開始看到愈來愈深的連結，您將發現 Yammer 的所有優點：

  • 獨特的採用模型直接吸引使用者的目光，而且組織很容易「立即」變得善於社交
  • 運用群組 (內部和外部) 和摘要的力量
  • 建立有關您檔案的附註和討論
  • 使用功能強大的管理工具來幫助建立品牌、分析和管理公司的社交智慧財產權 (IP)
  • 跨多種瀏覽器、作業系統和裝置來存取 Yammer
  • 發現 Yammer 提供的所有功能

 

Yammer 首頁的檢視。您可以看到含有文章、檔案和討論的主要摘要，以及人員和群組的導覽。

SharePoint 新聞摘要注意事項

短期內 SharePoint 新聞摘要還是 Office 365 中的預設社交功能，但是用 Yammer 來加以取代的選項將會是重要的第一步。

「新聞摘要」頁面可供快速存取您追蹤的人員、文件、網站和標記清單。如果您熟悉熱門的社交網站，就會覺得像在家使用新的微型部落格功能一樣，可讓您參與新聞摘要中的交談。

 

新聞摘要的使用者檢視，顯示 Garth 追蹤的人員，以及他們在 SharePoint 中的活動。

您可以在新聞摘要中執行的最常見動作如下：

  • 張貼資訊和想法至公司新聞摘要或網站新聞摘要
  • @提及同事和包含 #雜湊標記
  • 在文章上按「讚」，包括圖片、影片、文件的連結和網址
  • 在 Office.com 上深入了解所有新聞摘要功能。

無論您選取哪項服務，都可以隨時隨地使用原生用戶端 app 來存取 Yammer 或您的 SharePoint 新聞摘要：

4. 來賓連結

外部共用愈來愈棒了。現在您可以使用新的來賓連結功能來共用網站、資料夾和個別文件，此功能可以讓使用者邀請公司內外的其他人合作處理個別 Office 文件。若要共用及合作，來賓可以輸入使用者名稱和密碼，或是使用匿名共同撰寫。此外，您也可以依您選擇授予的權限來控制稿件。您可能會想要讓一些使用者擁有讀取權限，讓另一些使用者擁有寫入權限。您也可以隨時撤銷共用。

您可以試著玩玩看我建立的這個來賓連結 - 它會帶您到一份 Word 文件，我在裡面放了我最愛的雲端笑話之一。如果您知道答案，請傳送至 @mkashman。

 

共用單一文件並顯示新的共用對話方塊，可邀請新的使用者一起合作。您也可以控制他們是否能夠檢視或編輯，以及您是否要求登入。

注意： 依據直接客戶意見回覆，我們也簡化了新的外部受邀者登入功能，所以您邀請的外部使用者不會在這個程序中迷路。

5. 新的和改良的公用網站

SharePoint Online 中的公用網站包含一項新的設計，以及用來自訂網站和個別頁面的新功能。由於網站是建置在 SharePoint 平台上，所以您現在會有發佈功能、更多的網頁組件 (社交媒體增益集、發表部落格文章和回應、Office 市集中適用於 SharePoint 的新 App)、SEO 屬性選項和進階設計選項。您現在也可以停用公用網站，讓它不會顯示在網際網路上，直到您選擇讓它顯示為止。當網站還在建構中，或是在少數情況下，網站必須離線時，這會很好用。當您準備好讓它回到線上時，只要將網站啟用即可。

如果您想要將網站整個重新設計，或是使用您既有的設計，則可使用設計管理員。這組功能可讓您將慣用的 HTML 網頁轉換成含有版面配置、行動裝置檢視、階層式樣式表等等的 SharePoint 主版頁面。您可以使用自己的網站編輯工具 (例如 Adobe DreamWeaverTM) 來進行設計，再將檔案上傳至 SharePoint Online 的設計管理員--不需要是 SharePoint 專家。

 

在 SharePoint Online 中設計及裝載的範例網站 - 立即查看這個生動的範例：https://www.contosobistro.com/

若要深入了解，請檢視公用網站入門影片，以及參閱＜公用網站入門＞一文。

6. eDiscovery

SharePoint Online 帶來改良的方法，以 eDiscovery 幫助保護您的事業。從單一 eDiscovery 管理網站，您就可以新增來源及建立查詢，以跨網站和文件庫、信箱和討論來尋找內容，並將其保存在原處 -- 在 SharePoint Online 中、在 Exchange Online 中，以及在 Lync Online 中。例如，您可以在以 SharePoint Online 為基礎的 eDiscovery 中心中，使用功能強大的搜尋導向工具來處理法律案件或稽核。然後您可以將所有項目保存在原處、保留符合查詢的項目，以及將項目匯出至業界標準格式--電子探索參考模型 (EDRM) 規格。每個法律案件或稽核都是共同作業網站，其中包含可讓您用來儲存案件管理相關文件的文件庫。如需處理案件的詳細資訊，請參閱規劃及管理 eDiscovery 案件。當案件結案時，與案件相關的所有保留項目都會釋出。如需 eDiscovery 查詢的詳細資訊，請參閱建立及執行 eDiscovery 查詢。

 

eDiscovery 網站，顯示 SharePoint Online 和 Exchange Online 的查詢結果，以及所發現項目的停留顯示功能。

7. 網站信箱

當兩個世界級的服務碰在一起時，您就同時享有兩個世界的優點。將 SharePoint Online 的文件管理功能與 Exchange Online 強大的電子郵件解決方案結合在一起，您就會得到「網站信箱」- 強大的專案式「收件匣」，可協助小組將專案的相關內容和電子郵件組織在單一檢視中，而所有東西都保存在其原始位置，像是 SharePoint Online 中的文件，以及 Exchange Online 中的電子郵件。

您可以透過 Outlook 2013 以及 SharePoint Online 來存取網站信箱。如果您沒有 Outlook 2013，可以從載入在網站特定 Outlook Web App 中的 SharePoint Online 網站來檢視相同的內容。必須具有專案網站的權限，才能檢視網站信箱。

 

從 SharePoint Online 專案網站開啟的網站信箱。

在 Outlook 2013 中存取的相同網站信箱 (注意： 位在 Outlook 左邊資料夾窗格中的 [SharePoint 檢閱者的小組網站] (SharePoint Reviewer's Team Site) 為網站信箱)。

在 Office.com 說明中深入了解網站信箱。

8. 企業搜尋

先快速識別您是否找到正確的人員或文件，再投入時間「在搜尋結果以外搜尋」。使用者可以將游標移到搜尋結果上方，透過停留顯示功能，不需要開啟項目，即可深入、仔細地查看該項目。停留顯示功能會使用內嵌的 Office Web App 來顯示人員的連絡人卡片及/或文件預覽 (例如，捲動整份 Word 文件，或是點選 PowerPoint 投影片組中的所有投影片)。依據您的搜尋關鍵字，您也會看到停留顯示卡中的 [深層連結]，這些連結會將您直接帶到內容深處的對應頁面和投影片。

在核心架構層中，SharePoint Online 搜尋已大幅改善搜尋結果的相關性。您更能確定所尋找的就是想要的。而且 SharePoint Online 搜尋比以前更可程式化。您可以控制使用者在使用強大的中繼資料導向結果和篩選選項時的經驗。此外，整個搜尋中心還可以延伸至您公司偏好的版面配置和設計。

您使用該系統的次數愈多，搜尋功能就會針對您可能也感興趣的人員、網站和內容，增強量身打造的建議。

 

含有精簡器、停留顯示預覽、深層連結等等的豐富搜尋經驗。

混合搜尋
內容存放庫隔離 (CRI) 的日子已經過去了。跨 Office 365 與內部部署環境工作的使用者，將能夠取得包含這兩個位置之內容的搜尋結果。混合 SharePoint 環境是由 SharePoint Server (通常是內部部署) 以及最新版 Microsoft Office 365 Enterprise (包含新的 SharePoint Online) 所組成。依據目的 - 其為單向還是雙向 (內部部署 SharePoint Server 2013 伺服器陣列與 SharePoint Online 彼此互相存取搜尋結果資訊)，混合環境可以設定來提供數種互通性層級之一。如上述，搜尋經驗可延伸--在與混合搜尋相關的情況下，您可以設計內容所在之來源的外觀與風格。

上圖顯示程式設計結果區塊，管理員可加以設定，以區別來自 SharePoint Online 及/或 SharePoint 內部部署的結果。

深入了解 SharePoint 中的所有新搜尋功能。

請參閱 SharePoint Online 與 SharePoint 內部部署之間的混合情況下的廣度，以及一些新的混合白皮書。

9. 雲端 app 模型 (CAM)

App 您好，很高興見到您。現在您可以在讓 app 充分表現的地方 (像是 Windows Azure 這類服務) 執行，這真是太棒了。沙箱解決方案 (網站集合層級自訂應用程式) 仍適用，但您不再受其限制。現場在您可以建置或購買強大的解決方案，啟用「超越沙箱」的豐富案例。

SharePoint Online 中的雲端 App 模型，可讓您使用熟悉的工具和一組豐富的功能來建置適用於 SharePoint 的 app。針對開發人員和 IT 專業人員等使用者，Office 365 中的 SharePoint Online 現在包含這個新的程式設計模型，以供開發、安裝、管理及使用 app。使用者可以從 SharePoint 存放區或從其組織自己的公司目錄中找到及下載 app。SharePoint Online 管理員可以使用 SharePoint 管理中心中的設定來管理 App 目錄、從 SharePoint 存放區取得 app、管理從 SharePoint 存放區購買之 app 的授權，以及監視使用中的 app。

 

適用於 SharePoint 程式設計模型的 App

請造訪 https://dev.office.com/，以進一步探索新的雲端 app 模型。

若要開始探索協力廠商 app，請造訪 Office 市集，並檢閱適用於 SharePoint 的 App。

10. 適用於 SPO 的 PowerShell

還有什麼能比一次做一件事更棒的呢？沒錯：大量作業。現在，在 SharePoint Online 中，您可以邊嚼口香糖、邊走動，還可以同時以 PowerShell 執行指令碼！

SharePoint Online 管理員現在可以使用 Windows PowerShell 來管理其訂閱。從您的桌面連接至 SharePoint Online，並從遠端建立新網站集合、執行升級活動、新增和移除 SharePoint Online 使用者和群組、修復網站，以及管理資源回收筒。這些類型的管理工作都可以寫成指令碼、自動化及大量執行，以為您節省時間，並且將一般重複失誤所造成的錯誤減到最少。如需詳細資訊，請參閱 SharePoint Online 管理命令介面簡介。

 

SharePoint Online 管理命令介面顯示對 SharePoint Online 租賃執行 Get-SPOSite Cmdlet 的結果。

為了讓進階使用者 (對深層 IT 管理不熟悉的人) 更方便存取新的 SharePoint Online 管理命令介面，我們開發了名為 Windows PowerShell Command Builder Tool 的 Web 配套工具。它可以幫助您快速了解及使用專為 SharePoint Online 設計的 Windows PowerShell Cmdlet。如果您想要建立網站，請使用 Command Builder 工具來建立 Cmdlet，而且您可以從命令列建立網站，而不需要逐步完成使用者介面中的數頁。

 

Windows PowerShell for SharePoint Command Builder 顯示為了執行 New-SPOSite Cmdlet 而產生的範例命令。

還有一件好事相告：11. 存放區與檔案上傳的改進

限制的設定就是為了超越。我們在 Office 365 Preview 期間收到許多很棒的意見回應，而得以改進大量的常見要求。使用者的存放區 SkyDrive Pro 已從 500MB 提高到 7GB。網站集合限制已從 300 個提高到 3,000 個。而且我們將檔案上傳大小設計為高達 2GB。跨主要 Office 365 計劃的完整存放區層級顯示於下表，再加上其他列項目，可幫助您在使用及移轉 SharePoint Online 時，做出最佳規劃。

SharePoint Online 存放區表格，全都在這裡維護，其中包含有關各種 SharePoint Online 界限與限制的即時更新。

告訴我們您對新 SharePoint Online 的感想

Office 365 不斷進化。Microsoft 誠心接受意見反應，並致力帶給您符合及超越您需求的技術，而且我們希望提供您更棒的經驗！如需這十大新功能以外的詳細資訊，請造訪新 SharePoint Online 服務說明，您可以在那裡比較跨所有 Office 365 計劃及 SharePoint 內部部署產品的所有新功能。

立即試用 Office 365，親自測試 SharePoint Online 現在提供的所有功能，並告訴我們您的感想。

Mark Kashman (@mkashman) 是 SharePoint 小組的 SharePoint 資深產品經理，專精於 SharePoint Online。

這是翻譯後的部落格文章。英文原文請參閱 What’s new in SharePoint Online–top 10