O Novo Site da Equipe

Artigo original publicado em 6 de julho de 2012, quinta-feira

Nathaniel Granor é um Gerente de Programa da equipe de engenharia do SharePoint, focado na experiência do usuário.

Algum dia, espero remodelar minha cozinha. O primeiro problema é que não tenho uma cozinha, já que o closet com uma geladeira e um mini fogão à gás do meu prédio sem elevador em Manhattan não conta. Então, para o bem desta postagem do blog, vamos imaginar que eu moro em uma amável casa de campo nos subúrbios de Seattle e que ela possui uma cozinha a qual eu decidi remodelar.

Eu adoro projetos. Eles me dão energia. Meu coração acelera. Algumas vezes eu dou umas risadinhas. Remodelar uma cozinha certamente é um projeto. Nos próximos meses, vou acumular pilhas de rascunhos, anotações, informações de contato, agendas, contratos, plantas e fotos. Esses materiais não terão serventia nenhuma sobre a minha mesa. Preciso compartilhá-los, falar sobre eles e fazer referência a eles quando estiver no escritório da empreiteira, ou conversar com minha mãe pelo telefone (oi, mãe!).

Problema, nós temos sua solução. Esse é um trabalho para o Site da Equipe do SharePoint.

OK, OK, eu criei o SharePoint, então pode ser que eu tenha uma pequena tendência a acreditar que tudo é um trabalho para um site do SharePoint. Mas essa é a flexibilidade do SharePoint. Um site de equipe é um local para trabalhar juntamente com grupo de pessoas. Nessa versão do SharePoint, focamos na criação de uma ferramenta que é tão útil e tão divertida que você vai querer aplicá-la a várias situações. Permita que eu a apresente a você.

Guia de Introdução 

Na primeira vez que você visita um novo site de equipe, você é recepcionado pelos ladrilhos do Guia de Introdução. Os ladrilhos ajudam a explicar algumas das maneiras que você pode usar para adaptar o site ao projeto em mãos.

A primeira coisa que eu gostaria de fazer em um site é alterar sua aparência. Eu tenho muitos projetos, e dar a cada um deles uma aparência única ajuda a controlá-los. Também é muito divertido. O ladrilho chamado “qual é o seu estilo?” direciona você a uma galeria na qual você pode visualizar um conjunto de belos modelos para o site.

Assim que escolher um modelo, você pode ajustá-lo alterando o layout, a paleta de cores, as fontes e a imagem de fundo. Depois de uma rápida pré-visualização, você aplicou seu próprio tema personalizado do SharePoint.

Vamos voltar para o restante dos ladrilhos mais tarde. Uma dica profissional: ao terminar de configurar seu site, clique em "Remover isso" e os ladrilhos desaparecerão. É possível fazer com que eles voltem para a página, ou visite o Guia de Introdução no menu de configurações.

Com os ladrilhos removidos, há espaço na página para qualquer coisa que deva estar na frente e ao centro. Clique em "Editar" no canto superior direito para adicionar seu próprio conteúdo. Você pode adicionar texto, links e imagens ou incorporar vídeos, mapas e outros conteúdos sofisticados da Web.

Documentos

Documentos é uma palavra sofisticada para arquivos. Sabemos, através de montanhas de pesquisas e dados, que os documentos são o coração e alma da maioria dos projetos. Cada site de equipe vem com uma biblioteca para o armazenamento de documentos, a qual é automaticamente compartilhada com todos que têm acesso ao site.

Fizemos muitas melhorias à experiência de documento no novo SharePoint. Aqui estão alguns pontos rápidos:

• Tente arrastar arquivo da sua área de trabalho ou do explorador de arquivos para a biblioteca de documentos.

• Clique no ícone "…" próximo ao título de um documento para obter uma pré-visualização do documento, juntamente com as informações de usuário, como o endereço do arquivo e quem foi o último a alterá-lo. Isso é chamado de texto explicativo do documento. Você encontrará textos explicativos semelhantes em todo o SharePoint.

• Procure o ícone "Sincronização" no canto superior direito da página quando estiver visualizando uma biblioteca de documento. Aperte esse botão para sincronizar a biblioteca com o seu computador. Depois de sincronizar uma biblioteca, você pode acessar todos os arquivos nela a partir do Windows Explorer e do Office mesmo que você não tenha uma conexão com a Internet.

Bloco de anotações

Agora uma divagação rápida:  Se você nunca ouviu falar do Microsoft OneNote, eu sinto pena de você de maneira discreta. Se já ouviu e já viu o ícone dele na pasta do Microsoft Office, mas nunca o abriu, bom, então estou simplesmente desapontado. Trata-se de um software fantástico (e não estou dizendo isso só porque trabalho aqui!). O OneNote é um bloco de anotações digital, feito de seções e páginas. Você pode escrever nele, adicionar imagens e vídeos, colar recortes de websites ou documentos. Se você possuir uma caneta digital, o OneNote consegue capturar qualquer coisa que você desenhar/escrever/rabiscar.

A mágica acontece quando você põe um bloco de notar em um site do SharePoint. Seu notebook agora está na nuvem, e você pode acessá-lo a partir de qualquer computador ou dispositivo móvel, usando um aplicativo ou navegador nativo do OneNote. Ainda melhor, você pode compartilhá-lo com outras pessoas e verá suas anotações surgindo à medida que elas escrevem, assim como elas verão as suas anotações da mesma forma.

Acreditamos tanto que o OneNote seja uma ferramenta fantástica que incluímos um bloco de notas compartilhado em cada site de equipe novo. Todos que têm acesso ao nosso site serão capazes de usar o bloco de anotações. Clique no link "bloco de anotações" no Início Rápido (o menu de navegação à esquerda) para abri-lo no OneNote Web App. A partir daí, você pode abrir o bloco de anotações do site no OneNote no seu PC, Mac ou dispositivo móvel, que estará disponível off-line e permanecerá em sincronização automaticamente.

News feed

O trabalho conjunto tem tudo a ver com comunicação. Há muitas ferramentas diferentes para comunicação, cada uma adequada para um uso específico. O news feed do site é uma forma leve e simples de ter conversas ad-hoc com pessoas envolvidas no projeto. Você pode incorporar imagens, vídeos e links, fazer @menção a pessoas específicas e usar #hashtags.

Eu tenho muitos projetos, e cada um tem seu próprio grupo de pessoas (e seu próprio site de equipe). O hub do News feed no SharePoint irá me mostrar uma visualização consolidada das conversas em andamento em cada um dos meus projetos.

Para uma visão mais detalhada dos News feeds no SharePoint, veja a postagem de Ben Wilde.

Outras coisas

Cada projeto é diferente. Fizemos o modelo do novo site de equipe simples intencionalmente. Existem apenas alguns itens no Início Rápido do site, no princípio: Início, Bloco de anotações, News feed, Documentos. Incluímos esses itens porque achamos que eles são aplicáveis universalmente. Cada projeto vai querer ter esses recursos (porém, se você não os quiser, sinta-se livre para removê-los). Tudo mais é um aplicativo que você pode adicionar caso precise.

Lembra-se dos ladrilhos do Guia de Introdução? Muitos deles representam aplicativos comuns que você talvez queira adicionar ao seu site:

• "Trabalhando em um prazo final?" instala os aplicativos Tarefas e Calendário. Esses aplicativos ajudam a organizar a agenda e controlam quem está fazendo o quê. Leia a postagem da Eilene sobre esses recursos.
• “Manter e-mail no contexto” instala um aplicativo novo em folha com o qual estamos entusiasmados, chamado "Caixa de Correio do Site". É uma caixa de entrada no Microsoft Exchange que todos os membros do seu site podem acessar. Mais uma vez, vamos discutir mais sobre isso em uma postagem futura.
• "Adicionar listas, bibliotecas e outros aplicativos" é um atalho para a página "Adicionar um aplicativo", que lista todos os aplicativos disponíveis para instalação no site e direciona ao Repositório do SharePoint, onde você pode encontrar ainda mais aplicativos para realizar o trabalho.  

(Se você tem experiência com o SharePoint, deve estar um pouco confuso com o termo "aplicativo". No SharePoint 2013, "Aplicativo" se refere a uma peça de funcionalidade que você pode adicionar a um site. Listas e bibliotecas são aplicativos, mas há outros novos tipos de aplicativos também, por exemplo, o aplicativo Caixa de Correio de Site não é uma lista ou uma biblioteca.

À medida que você adicionar novos aplicativos ao seu site, eles estarão disponíveis na página "Conteúdo de Site". Os cinco aplicativos instalados mais recentemente também aparecerão no Início Rápido, sob o título "Recente". Você pode editar o Início Rápido para mantê-lo organizado e para garantir que a maioria dos itens importantes em seu site esteja disponível. Por exemplo, depois de instalar o aplicativo Tarefas, vou editar a navegação e arrastar Tarefas um pouco para cima, pois é importante.

Avante e para cima

À medida que o projeto segue em frente, o site pode se adaptar às suas necessidades. No caso da remodelagem da minha cozinha, vou acabar compartilhando o site com a empreiteira para que ela possa ter acesso a todas as informações do projeto e possa adicionar suas atualizações. Mais tarde, vamos compartilhar certos documentos no site com as subempreiteiras (mas não vamos lhes conceder acesso a todas as informações). Simplificamos consideravelmente a experiência em torno do compartilhamento de sites e documentos. Fique de olho aberto esperando por uma postagem que foque nesse tópico.

Quando a construção da minha cozinha estiver sendo realizada, vou adicionar uma Biblioteca de Imagens e fazer upload mostrando o progresso. Talvez eu compartilhe isso com amigos e família.

Há muito mais coisas a serem mostradas sobre sites e o resto da nova Experiência do SharePoint!  Verifique o Office 365 Preview para que você mesmo veja um site de equipe do SharePoint agora é um local vivo para fazer isso acontecer.

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Esta é uma publicação localizada. O artigo original está em The New Team Site