Padrões de Metadados no SharePoint Server 2010

Artigo original publicado em 13 de outubro de 2011, quinta-feira

O SharePoint Server 2010 coloca em ação novos recursos, como metadados gerenciados e navegação de metadados, que tornam os metadados ainda mais importantes. Mas um grande problema para muitos projetos do SharePoint é colocar metadados em documentos. É importante considerar a troca de metadados com a taxa do usuário. À medida que o número de colunas de metadados que devem ser preenchidas aumenta, torna-se menos provável que os usuários preencherão os metadados, porque gera muito trabalho adicional passar e ver quais colunas realmente se aplicam. Se uma grande quantidade de colunas necessárias for usada, então a adoção do usuário pode ser lenta, porque é muito pesado fazer upload do conteúdo. Em um cenário muito aberto e colaborativo, isso pode ser prejudicial. Mas, à medida que a importância do conteúdo e esforço para criar esse conteúdo aumenta, torna-se mais provável que os usuários gastarão o tempo para preencher os campos apropriados, especialmente quando esta operação não é frequente.

Para qualquer projeto do SharePoint, você deve considerar com cuidado quais metadados precisarão executar as operações necessárias e para quais usuários localizar conteúdo. Avalie quanto tempo demorará para os usuários preencherem esses metadados e avalie o impacto do usuário. Se muitos metadados forem necessários, mas os usuários finais não adotarem o sistema porque a sobrecarga para criação de conteúdo for alta, será difícil ter uma implementação com sucesso.

Os padrões de metadados ajudam com esse problema porque você pode preencher os metadados para usuários automaticamente. Se um campo particular tiver o mesmo valor durante 50% ou mais do tempo, então você deve especificar um padrão de metadados para ajudar os usuários a preencherem formulários mais rapidamente. Os padrões de metadados podem ser especificados para cada coluna no nível de site, nível de lista e nível de pasta. Eles são herdados entre si, e o padrão filho sempre será sobreposto. Por exemplo, se um padrão for definido em uma pasta e houver padrões para a lista e a coluna do site, o padrão para a pasta será aplicado. Se houver padrões para uma coluna e uma lista, e nenhum padrão para uma pasta quando um item for adicionado a essa pasta, ele obterá o padrão de lista. Quando os usuários criarem ou fizerem upload de um item novo, o padrão de metadados será aplicado e exibido no formulário editar propriedades. O usuário pode, então, alterar a propriedade conforme necessário. Planejando e configurando padrões de metadados antecipadamente, será mais fácil avaliar quais devem ser os padrões de metadados e como eles podem ser usados para facilitar com que os metadados sejam aplicados aos itens.

Os padrões de metadados são suportados nos seguintes tipos de coluna:

· Linha Única de Texto

· Opção

· Número

· Moeda

· Data e Hora

· Sim/não

· Metadados Gerenciados

Configurando padrões de metadados ao editar colunas:

Ao criar ou editar uma coluna no nível de site ou de lista, há um campo para especificar um valor padrão. Você pode especificar padrões no nível de site e depois sobrepô-los no nível de lista.

Configurando padrões de metadados com o controle de árvore:  

Em bibliotecas, você pode usar um controle de árvore para definir padrões de metadados para a biblioteca e por pasta. Para isso, vá para as configurações da biblioteca e clique no link “Configurações de valor padrão da coluna”. Isso dará um controle de árvore que você pode usar para navegar nas pastas da biblioteca. Você pode definir padrões na raiz da biblioteca e também para cada pasta individual. As pastas herdarão valores padrão, a menos que você especifique um valor padrão particular para a pasta-filha.

Padrões de metadados são uma ótima forma para ajudar a colocar metadados em colunas. Você pode até mesmo usá-lo para aplicar padrões em colunas ocultas para que os usuários nunca tenham a opção de editar o campo, mas que eles possam usar os metadados para navegar e recuperar o conteúdo.

Quentin Christensen

Gerente de Programa, Gerenciamento de Documentos e Registros

Esta é uma postagem de blog localizada. O artigo original encontra-se em Metadata Defaults in SharePoint Server 2010