Kernthemen der Zukunft von SharePoint zusammengefasst (#FutureofSharePoint)


Am 04.05.2016 hat Microsoft mit einem schönen Star-Wars Wortspiel (“May the 4th be with you”) die Neuigkeiten und Roadmap Informationen zu Office 365 und SharePoint On-Premiss präsentiert. Ich möchte heute mit diesem Beitrag die vier zentralen Themen sowie die “Randnotizen” zu SharePoint Server 2016 zusammenfassen.

Themen in diesem Beitrag:

  • Zahlen und Fakten
  • Aus “Seiten” wird “SharePoint”
  • Simple and powerful file sharing
    • Neuer Seitenerstellungsprozess
    • Dokumente teilen und weitere Details
  • Mobile and intelligent Intranet
    • Metadatenbearbeitung (im Massenmodus)
    • Spaltenerstellung
    • Webparts in Teamwebseiten
    • Links in der Quick-Launch
    • Mobile App
    • Workflows mit “Flow”
  • Security, Privacy and Compliance
    • Zentrale Verwaltung von Apps über O365
    • Temporäre Berechtigungsvergabe
  • Open and connected platform
    • Eine Office Graph API für alle O365 und Yammer Anwendungen
    • Client-Side Rendering mit Javascript
  • On-Premises Version von SharePoint
    • Feature Packs
    • Migratoren

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Zu Beginn des Events wurden sehr beeindruckende Zahlen gezeigt, was SharePoint ausmacht und warum es aus dem Unternehmensalltag nicht mher wegzudenken ist.

Zudem zeigt Microsoft, dass Inhaltsverwaltung und Kollaboration – und damit SharePoint – der zentrale Bestandteil von Office 365 sind. Die entsprechende Kachel wird daher im Schaubild in die Mitte grückt und später zusätzlich gezeigt, dass die “Sites” Kachel in O365 nun direkt in “SharePoint” umbenannt wird, was zusätzlich den Stellenwert von Microsoft SharePoint unterstreicht.

Nun wollen wir uns den vier Kernthemen des Events und der Zukunft von SharePoint widmen:

 

Simple and powerful file sharing:
Das Erstellen neuer Seiten wurde neu designed. Neben dem Titel und der Beschreibung der neuen Seite, kann der Nutzer auch gleichzeitig eine O365 Gruppe erstellen lassen. Außerdem kann die Seite einer Privatsphäre-Richtlinie zugewiesen werden sowie die enthaltenen Daten hinsichtlich ihrer Sensitivität klassifiziert werden. Dies arbeitet somit gleich mit den DLP Richtlinien in O365 zusammen.

Auf der zweiten Seite des Dialogs können nun ganz einfach Nutzer als Besitzer und als Teilnehmer hinzugefügt werden. Wirklich eine einfache Art, direkt Inhalte mit einer neu erstellten Seite zu teilen.

In OneDrive oder der neuen Ansicht der Inhaltsbibliotheken wird man auf der rechten Seite weitere Details zu einem Dokument sehen können (ähnlich wie bei Detailansichten unter Windows). Darüber hinaus werden die Links angezeigt, unter welchen die Datei (oder Ordner etc.) geteilt wurden. Diese können also einfach erneut verwendet werden, möchte man die Datei mit weiteren Kollegen teilen. Mit einem Klick kann man auch einen neuen Link erzeugen, um zusätzliche Kollegen einzuladen.

 

Mobile and intelligent intranet:
Um gleich bei den Inhaltsbibliotheken zu bleiben, so wird obige Ansicht nicht nur zum Teilen verwendet, sondern auch Metadaten und Einstellungen werden angezeigt. Darin wird man in Zukunft noch einfacher die Daten direkt ändern können (ähnlich wie bei der QuickEdit-Ansicht). Das ganze soll sogar auch im Massenmodus möglich sein. In der Kategorieansicht, also z.B. eine Gruppierung nach Personengruppe, mit der die Inhalte geteilt wurden, kann ein Dokument von einer Kategorie in eine andere per Drag-and-Drop verschoben werden und die dahinterliegenden Metadaten (und Berechtigungen) werden automatisch angepasst. Mit einem Klick kann dann auch noch zusätzlich ein Dokument am Anfang der Bibliotheken angeheftet werden, sodass es immer oben angezeigt wird. Dies kennen wir so ähnlich aus den “Featured Links” in der SharePoint Suche.

Für die Bibliothek selber wird man bald auch noch einfacher zusätzliche Spalten hinzufügen können, ohne die Liste über die Ribbon-Bar und Bibliothekseinstellungen verlassen zu müssen. Dies ist echt eine tolle Innovation, die besonders bei neu erstelletn Listen enorm Zeit sparen wird.

Genauso einfach sollen bald auch neue Seiten angepasst werden können. Auch hier muss man nicht mehr über die Ribbon-Bar gehen, sondern kann direkt neue Web- und App-Parts in die Seite über eine einfache Benutzeroberfläche integrieren.

Ebenso einfach können die Links bearbeitet werden, was in den vorherigen und aktuellen Versionen doch wirklich noch sehr “hakelig” ist.

Bei ogiben Screenshot sehen wir auch gleichzeitig die Revolution der Teamwebseite. Das Design wird dabei auch an OneDrive und den neuen Inhaltsbibliotheken angepasst.

Ebenso verkündet wurde die Mobile-App, mit der Nutzer nun noch besser auf ihre Inhalte mobil zugreifen können. Man sieht dafür in den folgenden Screenshots schön:

wie die neue Ansicht der Team-
webseiten mobil gerendert wird
wie man Zugriff auf z.B.
gefolgte Seiten haben wird 
wie man Details der dazugehörigen
Kollegen und Besitzer von
Dokumenten sehen kann

Auch ein Thema zum intelligenten Intranet ist das neue Microsoft Flow. Dies ist eine Art Workflow-Designer, mit dem man einfache Abläufe und Prozesslogiken direkt im Browser erstellen kann. Ebenos einfach soll das Erstellen von Unternehmens-Apps (Power Apps) funktionieren. Gezeigt wurde dies an einem Beispiel für die Genehmigung von Vertriebs-Verträgen.

   

 

Security, Privacy and Compliance:
In Sachen Privatsphäre und Datenschutz haben wir bereits ein paar Neuerungen weiter oben beim Erstellen neuer Seiten gesehen. Weiter hinzu kommt die zentrale Überwachung von Apps and Programmen, die per Unternehmensrichtlinien gesteuert werden können. So kann beispielsweise das Kopieren von Inhalten über Apps hinweg unterbunden werden, damit keine sensiblen Daten das Unternehmen ungewollt verlassen können.

Zusätzlich können diese Apps mit einem weiteren PIN als 2-Faktor-Authentifizierung versehen werden. Wird ein Handy also gestohlen und entsperrt, so schützt der zusätzliche PIN in den verwalteten Apps die möglicherweise sensiblen Unternehmensdaten, bevor sie in falsche Hände geraten. Also ein toller weiterer Schritt für die Sicherheit von Unternehmen im Zeitalter von mobilem Zugriff, Home Office und “Bring Your Own Device”.

 

In einem Nebensatz wurde außerdem erwähnt, dass es bald möglich sein wird, Berechtigungen nur temporär zu vergeben. Dies wird alle Sicherheitsprobleme lösen, die bei Werkstudenten, Praktikanten und anderen zeitlich begrenzten Mitarbeitern in Verbindung mit “faulen” 😉 Administratoren entstanden sind.

 

 

Open and connected platform:
Als letztes Kernthema wurden die Entwickler adressiert. Über Office Graph soll es einen zentralen API Namespace geben, sodass Entwickler mit nur dieser Schnittstelle Zugriff auf alle Funktionen über die Microsoft-Umgebung haben, egal ob SharePoint, Mail, Yammer etc.

Außerdem wurde verkündet, dass nun Client-Side-Rendering mit Javascript verwendet werden kann. Damit werden nicht nur Dokumentenbibliotheken deutlich schneller angezeigt, sondern auch innerhalb mobiler Seiten und Apps wird die Geschwindigkeit auf diese Weise deutlich besser sein.

 

On-Premises Version von SharePoint:
Zunächst einmal wurde die generelle Verfügbarkeit von SharePoint Server 2016 verkündet. Microsoft behält dabei Recht, dass diese Version tatsächlich die letzte On-Premises Version sein wird. Aber kein grund zur Sorge. Die Code-Basis zwischen SharePoint Online und On-Premises ist nun gleich, sodass man die neuste Version als “Foundation” für die Zukunft verstehen kann. Also ähnlich wie bei Windows 10, so bleibt auch SharePoint 2016 die letzte Vollversion, die aber kontinuierlich verbessert wird. Dies wird Microsoft ab 2017 mit sogenannten Feature Packs realisieren. Das heißt, Neuerungen erscheinen als erstes in der Cloud, aber man möchte dies auch weitgehend On-Premises zur Verfügung stellen. Ausnahmen können solche Funktionen sein, wie Delve oder Video, die aufgrund der hohen Hardware-Anforderungen nur aus der Cloud zur Verfügung stehen werden, um weiterhin eine gute Nutzererfahrung sicherstellen zu können. Dennoch ist dies eine klare Verpflichtung gegenüber den unternehmenseigenen Umgebungen und beruhigt die Gemüter bei der bisherigen Debatte über den gefühlten Zwang, in die Cloud gehen zu müssen.

Außerdem möchte es Microsoft weiter den Firmen erleichtern, ihre Inhalte nach O365 zu migrieren. Neben der High-Speed-Migration API für die Migration von FileShares sowie der Anbindung von Google Drive als Quelle zur Migration, ist nun auch der Online-Speicher Box verfügbar. Zum Ende des Jahres soll dann sogar SharePoint On-Premises als Quelle für Migrationen nach O365 auswählbar sein. Ein Service, der bisher nur über Drittanbieter möglich war. Allerdings bleibt abzuwarten, was damit alles möglich sein wird. Denn wie bereits die Limitationen bei der FileShare HSM API zeigen, so ist genauso wahrscheinlich, dass auch die Migrationen von den anderen Quelle nur sehr begrenzte Möglichkeiten bieten werden, im Vergleich zu den seit Jahren am Markt etablierten Drittanbieterlösungen. Es ist dennoch ein Schritt in die richtige Richtung, um den Weg in die Cloud zu ebnen.

Ich bin gespannt, wann ich selbst die vorgestellten Neuerungen ausprobieren darf. Ich hoffe, eure Neugier ist genauso geweckt.

Happy “SharePointing”!

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Weiterführende Links und Quellen:


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