Ora buttiamo i documenti sul tavolo e gli apponiamo dei timbri prima di inserirli nei basket tutti condivisi....Intervista ad Andrea Bondi, Provincia di Ravenna
«Prima la gerarchia era determinata dalle cartelle. Ora buttiamo i documenti sul tavolo e gli apponiamo dei timbri prima di inserirli nei basket tutti condivisi: un cambiamento che ha soddisfatto tutti e reso molto piùfunzionale il lavoro» Andrea Bondi, responsabile dei servizi informativi della Provincia di Ravenna, riassume con una simbologia efficace gli effetti della nuova Intranet dell’amministrazione. Sino allo scorso anno solo un sito web di informazioni e documenti statici che richiedeva un esperto di web publishing per gli aggiornamenti, con relative perdite di tempo nella pubblicazione. All’inizio dello scorso anno l’area servizi informativi dell’Amministrazione provinciale ha deciso di sperimentare la versione beta di SharePoint Portal e da quel momento èpartito il progetto di completa ristrutturazione della Intranet: «bbiamo visto le potenzialitàofferte e abbiamo deciso di mettere mano completamente al servizio – spiega Bondi – con due obiettivi prioritari: utilizzare le tecnologie per rendere condiviso il piano esecutivo di gestione e rendere condivisa l’organizzazione dei documenti per dipartimento» La nuova Intranet èdiventata operativa da poche settimane e, per ora, le aree coinvolte sono sei su quindici: informatica, biblioteche, ambiente, pubbliche relazioni, personale, ragioneria. L’obiettivo èdi completare l’attivazione per l’intera amministrazione provinciale, dove lavorano 450 persone, entro la fine del 2005.
La nuova Intranet della Provincia non ha puntato soltanto alla riorganizzazione dei contenuti, ma anche al conseguente miglioramento e alla valorizzazione dei processi produttivi collettivi e individuali. Lo spazio Web a disposizione dei dipendenti ora èorganizzato in tre diverse macroaree: un’area pubblica, i siti dipartimentali di lavoro, quelli personali degli utenti della Intranet stessa. Questa ripartizione riproduce i livelli di interazione con le informazioni e le competenze di ogni dipendente. Nello spazio pubblico si trovano bacheche, link utili, indirizzari comuni, sistemi di prenotazione risorse e l’accesso ai documenti pubblici suddivisi per settori. Qui le bacheche tematiche (sindacale, ricreativa, news) sono sottoscrivibili a scelta e risolvono il problema della diffusione indiscriminata di informazioni. I siti dipartimentali, invece, costituiscono il vero punto di accesso operativo per il dipendente. Contengono tutti gli strumenti necessari al lavoro di gruppo: indirizzari, documenti, strumenti per svolgere attività Inoltre, sono disponibili strumenti di comunicazione interni ed esterni (dall’instant messaging alla posta elettronica), una bacheca per la comunicazione tra colleghi dello stesso settore (che sostituisce l’email al gruppo), una bacheca pubblica per trasferire informazioni all’ente intero. Ogni settore, grazie a SharePoint Portal, ha guadagnato autonomia per pubblicare informazioni utili all’intera struttura o al singolo dipartimento, generando flussi di comunicazione mirati. I siti personali, infine, costituiscono il punto di accesso a tutte le informazioni che servono ai dipendenti per svolgere la propria attivitàlavorativa: sostituiscono e superano il desktop dell’utente. Possono essere personalizzati, integrando posta elettronica, documenti personali e condivisi, link utili, immagini, alert, documenti recenti e l’elenco delle attivitàda svolgere.
Molto interessante l’ammontare dell’investimento: per la realizzazione dell’intero progetto, compresi i corsi di formazione per i dipendenti, l’amministrazione ha stanziato 50.000 euro per l’attivitàdel system integrator Altevie Technologies.