Capitulo 3 - El Organigrama
Como viéramos en el análisis previo, el organigrama juega un papel muy importante a la hora de realizar el diseño de los procesos en una forma consistente y sostenible con el crecimiento de la organización y de los propios procesos.
El diseño del mismo no es un problema siquiera medianamente complejo, pero habrá que tener en cuenta algunos elementos importantes a la hora de que el mismo potencie el diseño de los procesos.
En primera instancia, definiremos al organigrama como una estructura de nodos (estructura de árbol), donde cada nodo tendrá un conjunto de atributos básicos. Para cada nodo definiremos un nombre y una lista de supervisores del nodo.
Las imagenes que se muestran a continuación, corresponden al organigrama que he publicado como código abierto en CodePlex, en el proyecto https://www.codeplex.com/orgchart (colaboración para completar el código es bienvenida...)
Figura 1 - Arbol del organigrama
Adicionalmente, podemos definir otros atributos avanzados en la estructura de nodos o árbol del organigrama, pero en este caso solo nos referiremos a un atributo adicional.
En caso de grandes organizaciones (u organizaciones que han crecido en forma desordenada con sus servicios de directorio) será necesario integrar diversas fuentes de validación y extracción de usuarios con el organigrama. La tecnología disponible hoy en día hace que sea muy fácil integrar usuarios de diversas fuentes explotando las interfases de active directory. Opcionalmente, definiremos para cada nodo un directorio u unidad organizacional con las que deberá sincronizarse.
Figura 2 - Propiedades del Nodo
Ahora, comenzaremos por definir los elementos que representarán a los usuarios en el organigrama. El elemento indispensable a definir será el usuario en sí, ya que si bien no será normalmente utilizado para asignación directa del trabajo, si será necesario para identificar al usuario para su acceso al sistema, para almacenar sus configuraciones particulares y para definir los elementos que potencien la explotación del organigrama en el diseño de los procesos.
Dividiremos las propiedades que se definen para el usuario en 3 grandes grupos:
- Identificación del usuario.
o Nombres.
o Credenciales de red y servicio de directorio.
- Configuraciones del usuario para el uso del sistema
o Dirección y opciones especiales de correo electrónico
o Preferencias del usuario en cuanto al uso del sistema
o Configuraciones operativas (tales como el calendario por el cual se rige el usuario, en el cual están definidos sus horarios de trabajo, días laborable sy días festivos, etcétera).
- Propiedades definidas en el sistema
o Para simplificar el diseño de los procesos podemos dejar lugar para propiedades definidas en el sistema por los administradores del mismo. Esas propiedades pueden explotarse posteriormente en el diseño del proceso, por ejemplo, haciendo una evaluación de si un usuario puede o no autorizar una determinada orden de compra en base al monto total de la compra y a la propiedad asociada al mismo llamada límite de autorización o firma.
Figura 3 - Propiedades del Usuario
Hasta ahora, los usuarios y nodos nos dan los elementos básicos del organigrama y representan las relaciones funcionales que harán posible las designaciones indirectas de usuarios haciendo referencia a la jerarquía funcional (por ejemplo, referenciar al supervisor del usuario que está realizando determinada tarea).
Definidos los elementos básicos del organigrama, definiremos los elementos que nos simplifiquen el manejo de las asignaciones de trabajo y que nos permitan realizar asignaciones indirectas del trabajo, dejando fuera del diseño del proceso el mecanismo de designación final del responsable de realizar cada tarea, dotando así al proceso de mayores prestaciones o flexibilidad y delegando en la estructura organizacional el mapeo final de las nominaciones.
En primer lugar definiremos el elemento Rol Organizacional o Cargo. El mismo será simplemente un artificio para nominar usuarios en forma indirecta, ya que cada cargo se asignará a uno y solo un usuario. Ejemplo de estos elementos son: Jefe de ventas, Gerente General, etc.
En segundo lugar, definiremos las colas de trabajo. Las colas son grupos de usuarios donde la asignación de la tarea se puede realizar de diversas formas:
- Un moderador asigna la tarea a uno de los miembros de la cola.
- Uno de los miembros de la cola toma la tarea de una lista de tareas pendientes de asignación y se la auto-asigna.
- Un mecanismo automático de balance de carga reparte el trabajo entre los miembros de la cola de trabajo.
Figura 4 - Edición de un Rol
Si bien se pueden seguir definiendo elementos de diversas categorías y diversas prestaciones en el organigrama, para completar el conjunto de elementos básicos definiremos los grupos de usuarios. Estos solo necesitan una identificación o descripción de los mismos y funcionarán en el sistema como simples agrupaciones de usuarios, usados para simplificar la administración del mismo. Cuando analicemos la seguridad, en el capítulo 14 veremos en detalle el concepto de grupos.
Adicionalmente a estos elementos, en el diseño de del sistema, pueden incluirse usuarios temporales, personas que van a ser identificadas de alguna manera con un rol (por ejemplo, un proveedor, identificado por su correo electrónico, o por una cuenta de MSN Messenger), pero que estarán definidos a nivel de proceso y no del organigrama.