RTM’d today: MOS 2010 Study Guide for Microsoft Word, Excel, PowerPoint, and Outlook
We’re happy to announce that the much-anticipated MOS 2010 Study Guide for Microsoft Word, Excel, PowerPoint, and Outlook (ISBN 9780735648753) has shipped to the printer! This book will be orderable on March 15, 2011, so watch for the announcement post around that time.
Demonstrate your expertise with Microsoft Office 2010! This all-in-one guide is designed to help you practice and prepare for the four core Microsoft Office Specialist (MOS) exams covering Word, Excel, PowerPoint, and Outlook.
Here is the Table of Contents:
Contents
Taking a Microsoft Office Specialist Exam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xix
Microsoft Office Specialist Certification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xix
Selecting a Certification Path . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xix
Test-Taking Tips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xx
Certification Benefits. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxi
For More Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxii
Using This Book to Study for a Certification Exam . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxiii
Features and Conventions of This Book. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxiv
Using the Book’s Companion Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxv
Exam 77-881: Microsoft Word 2010. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxv
Exam 77-882: Microsoft Excel 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxvii
Exam 77-883: Microsoft PowerPoint 2010. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxviii
Exam 77-884: Microsoft Outlook 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxx
Modifying the Display of the Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxi
Dynamic Ribbon Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxxi
Changing the Width of the Ribbon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxii
Adapting Procedure Steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxv
How to Access Your Online Edition Hosted by Safari . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xxxvii
How to Download the Online Edition to Your Computer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xxxviii
Getting Support and Giving Feedback . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xli
Errata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xli
Getting Help with Microsoft Office 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xli
We Want to Hear from You . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xlii
Stay in Touch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xlii
Exam 77-881 Microsoft Word 2010
Prerequisites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Selecting Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Moving Around in a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1 Sharing and Maintaining Documents
1.1 Apply Different Views to a Document
Switching Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Modifying the Program Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Magnifying Document Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Splitting a Document Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Displaying Multiple Program Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
1.2 Apply Protection to a Document
Marking a Document as Final . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Restricting Formatting and Editing Changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Restricting Document Access. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
1.3 Manage Document Versions
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
1.4 Share Documents
Sending Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Saving Documents in Shared Locations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Publishing Documents as Blog Posts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
1.5 Save a Document
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
1.6 Apply a Template to a Document
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44
2 Formatting Content
2.1 Apply Font and Paragraph Attributes
Applying Character Formatting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46
Applying Styles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
2.2 Navigate and Search Through a Document
Moving Around in a Document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Searching for Content and Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .54
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
2.3 Apply Indentation and Tab Settings to Paragraphs
Indenting Paragraphs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Setting Tab Stops . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
2.4 Apply Spacing Settings to Text and Paragraphs
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64
2.5 Create Tables
Creating Basic Tables. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Formatting Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Inserting Preformatted Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
2.6 Manipulate Tables in a Document
Modifying Table Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Modifying Table Structure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
2.7 Apply Bullets to a Document
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
3 Applying Page Layout and Reusable Content
3.1 Apply and Manipulate Page Setup Settings
Controlling Page Settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .80
Setting Page Breaks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Setting Section Breaks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Flowing Text in Columns. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86
3.2 Apply Themes
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .90
3.3 Construct Content in a Document by Using the Quick Parts Tool
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
3.4 Create and Manipulate Page Backgrounds
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .96
3.5 Create and Modify Headers and Footers
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100
4 Including Illustrations and Graphics in a Document
4.1 Insert and Format Pictures in a Document
Inserting Pictures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .102
Formatting Pictures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105
4.2 Insert and Format Shapes, WordArt, and SmartArt
Inserting and Formatting Shapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105
Inserting and Modifying WordArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108
Inserting and Modifying SmartArt Diagrams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112
4.3 Insert and Format Clip Art
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114
4.4 Apply and Manipulate Text Boxes
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118
5 Proofreading Documents
5.1 Validate Content by Using Spelling and Grammar Checking Options
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .124
5.2 Configure AutoCorrect Settings
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .127
5.3 Insert and Modify Comments in a Document
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .130
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .130
6 Applying References and Hyperlinks
6.1 Apply a Hyperlink
Inserting Hyperlinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .132
Inserting Bookmarks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .134
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .136
6.2 Create Endnotes and Footnotes
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .138
6.3 Create a Table of Contents
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .142
7 Performing Mail Merge Operations
7.1 Set Up Mail Merge
Preparing Source Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .144
Merging Source Documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .148
Checking for Errors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .156
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .157
7.2 Execute Mail Merge
Previewing the Results of a Mail Merge Operation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .158
Completing the Mail Merge Operation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .159
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .160
Objective Review
Exam 77-882 Microsoft Excel 2010
Prerequisites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .162
Managing Worksheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .162
Managing Worksheet Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .162
Managing Excel Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .163
Managing Data Entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .163
1 Managing the Worksheet Environment
1.1 Navigate Through a Worksheet
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .168
1.2 Print a Worksheet or Workbook
Printing Part or All of a Workbook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .168
Setting Page Breaks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
Printing Gridlines and Headings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
Printing Page Headers and Footers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
1.3 Personalize the Excel Environment
Managing Program Functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
Customizing the Ribbon and Quick Access Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .177
Managing Workbooks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .183
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .185
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .186
2 Creating Cell Data
2.1 Construct Cell Data
Pasting Structured Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .188
Inserting and Deleting Data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .189
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .192
2.2 Apply Auto Fill
Filling a Data Series . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .193
Copying Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .197
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .198
2.3 Apply and Manipulate Hyperlinks
Creating Hyperlinks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .198
Modifying Hyperlinks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .201
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .201
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .202
3 Formatting Cells and Worksheets
3.1 Apply and Modify Cell Formats
Formatting Cell Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .204
Formatting Cell Fills and Borders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .207
Setting Row Height and Column Width. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .208
Formatting Numbers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .210
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
3.2 Merge or Split Cells
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216
3.3 Create Row and Column Titles
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .218
3.4 Hide or Unhide Rows and Columns
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .219
3.5 Manipulate Page Setup Options for Worksheets
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .222
3.6 Create and Apply Cell Styles
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .224
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .224
4 Managing Worksheets and Workbooks
4.1 Create and Format Worksheets
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .227
4.2 Manipulate Window Views
Freezing and Splitting Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .228
Displaying Multiple Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .229
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .230
4.3 Manipulate Workbook Views
Switching Worksheet Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
Customizing the Program Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
Customizing Worksheet Appearance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .232
Changing the Zoom Level . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .232
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .233
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .234
5 Applying Formulas and Functions
5.1 Create Formulas
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .240
5.2 Enforce Precedence
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
5.3 Apply Cell References in Formulas
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .244
5.4 Apply Conditional Logic in Formulas
Creating Conditional Formulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245
Nesting Functions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .246
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
5.5 Apply Named Ranges in Formulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .249
5.6 Apply Cell Ranges in Formulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .250
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .251
6 Presenting Data Visually
6.1 Create Charts Based on Worksheet Data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .254
Plotting Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .254
Applying Layouts and Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .257
Moving and Sizing Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .258
Editing Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259
Configuring Chart Elements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .260
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .263
6.2 Apply and Manipulate Illustrations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .264
Inserting and Formatting Clip Art. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .264
Inserting and Modifying SmartArt Diagrams . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .265
Inserting and Formatting Shapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .267
Capturing Screenshots . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .269
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .270
6.3 Create and Modify Images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .271
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .273
6.4 Apply Sparklines. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .273
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .275
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .276
7 Sharing Worksheet Data with Other Users
7.1 Share Spreadsheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .278
Saving Workbooks in Specific Formats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .278
Sending Workbooks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .283
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .284
7.2 Manage Comments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .285
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .287
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .287
8 Analyzing and Organizing Data
8.1 Filter Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .290
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .293
8.2 Sort Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .293
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .295
8.3 Apply Conditional Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .295
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .300
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .300
Exam 77-883 Microsoft PowerPoint 2010
Prerequisites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .302
Understanding PowerPoint Views. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .302
Moving Around in a Presentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .303
Selecting Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .303
1 Managing the PowerPoint Environment
1.1 Adjust Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .306
Switching Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .306
Zooming In and Out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .307
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .308
1.2 Manipulate the PowerPoint Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .308
Working with Multiple Program Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .308
Sizing Panes in Normal View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311
1.3 Configure the Quick Access Toolbar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .313
1.4 Configure PowerPoint File Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .318
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .318
2 Creating a Slide Presentation
2.1 Construct and Edit Photo Albums . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .320
Creating Photo Albums. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .320
Editing Photo Albums . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .322
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .323
2.2 Apply Slide Size and Orientation Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .325
2.3 Add and Remove Slides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .326
Inserting New Slides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .326
Reusing Slides. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .327
Inserting Outlines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .330
Rearranging Slides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .330
Deleting Slides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331
Hiding Slides. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .332
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .332
2.4 Format Slides. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .333
Applying and Modifying Themes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .333
Formatting the Background of Slides. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .336
Inserting Footer Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .338
Dividing a Presentation into Sections. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .339
Customizing Slide Masters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .342
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .343
2.5 Enter and Format Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .344
Entering Text in Text Placeholders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .344
Entering Text in Independent Text Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .344
Editing Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .345
Formatting Characters and Paragraphs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .346
Formatting Bulleted and Numbered Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .350
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .354
2.6 Format Text Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .354
Changing the Shape of Text Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .354
Sizing and Positioning Text Boxes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .356
Aligning Text Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359
Formatting Text Boxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .360
Adjusting the Text Layout. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .362
Setting Default Formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .363
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .364
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .364
3 Working with Graphical and Multimedia Elements
3.1 Manipulate Graphical Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .366
Opening the Format Dialog Box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .366
Applying Styles, Borders, and Effects . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .366
Sizing and Positioning a Graphic. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .368
Changing the Stacking Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .370
Grouping Graphics. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .371
Aligning Graphics. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .371
Linking Graphics to Other Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .372
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374
3.2 Manipulate Images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374
Cropping Images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 374
Formatting Images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 376
Compressing Pictures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .378
Resetting or Replacing Images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .379
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .379
3.3 Modify WordArt and Shapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .380
Working with WordArt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .380
Working with Shapes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .381
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .383
3.4 Manipulate SmartArt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .384
Creating Diagrams. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .384
Making Design Changes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .386
Changing Shapes in Diagrams. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .387
Converting Diagrams to Shapes or Bullet Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .388
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .388
3.5 Edit Video and Audio Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .389
Inserting and Editing Video Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .389
Inserting and Editing Audio Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .392
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .395
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .396
4 Creating Charts and Tables
4.1 Construct and Modify Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .398
Inserting Tables and Editing Table Content. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .398
Changing Table Structure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .399
Formatting Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .402
Inserting and Modifying Excel Worksheets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .404
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .406
4.2 Insert and Modify Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .406
Inserting Charts and Editing Chart Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .406
Changing the Chart Type and Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .409
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .412
4.3 Apply Chart Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .412
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414
4.4 Manipulate Chart Layouts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414
Selecting Chart Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 414
Sizing and Positioning Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416
4.5 Manipulate Chart Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .420
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .420
5 Applying Transitions and Animations
5.1 Apply Built-In and Custom Animations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .422
Applying Built-In Animations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .422
Applying Fancier Animations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .423
Copying Animations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424
5.2 Apply Effect and Path Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .425
Fine-Tuning Animation Effects. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425
Adjusting Motion Paths . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .426
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .427
5.3 Manipulate Animations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .428
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .432
5.4 Apply and Modify Transitions Between Slides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .432
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .434
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .434
6 Collaborating on Presentations
6.1 Manage Comments in Presentations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .436
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .438
6.2 Apply Proofing Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .438
Using AutoCorrect. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .438
Correcting Spelling Mistakes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .440
Finding and Replacing Text and Fonts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .441
Using the Thesaurus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .442
Comparing and Combining Presentations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .444
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .445
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .446
7 Preparing Presentations for Delivery
7.1 Save Presentations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .448
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .453
7.2 Share Presentations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .453
Compressing Media. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .453
Packaging for CD Delivery . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .454
Creating Videos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .455
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .457
7.3 Print Presentations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .457
Previewing and Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .457
Printing Handouts and Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 459
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .461
7.4 Protect Presentations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .462
Removing Extraneous Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .462
Assigning Passwords . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .463
Marking as Final. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .465
Attaching Digital Signatures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .465
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .466
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .466
8 Delivering Presentations
8.1 Apply Presentation Tools . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .468
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470
8.2 Set Up Slide Shows. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470
Adjusting Slide Show Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470
Setting Up Presenter View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .472
Broadcasting Slide Shows. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .473
Creating Custom Slide Shows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 476
8.3 Set Presentation Timing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 476
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 478
8.4 Record Presentations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 478
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .479
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .480
Exam 77-884 Microsoft Outlook 2010
Prerequisites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .482
Module-Specific Behavior . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .482
Switching Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .483
Creating Outlook Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .483
Addressing Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .484
Editing and Formatting Message Content. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .484
1 Managing the Outlook Environment
1.1 Apply and Manipulate Outlook Program Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .486
Managing Mail Module Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .486
Managing Calendar Module Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .496
Managing Contacts Module Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .502
Managing Tasks Module Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .504
Managing Notes Module and Journal Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .505
Managing Language Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .506
Managing Advanced Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .507
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .512
1.2 Manipulate Item Tags . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .512
Working with Color Categories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .512
Setting Message Sensitivity and Importance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515
Setting Message Properties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 516
Flagging Items for Follow-Up . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517
Changing Read Status. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 519
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 519
1.3 Arrange the Content Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 519
Displaying and Hiding Program Window Panes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 519
Displaying Module Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .525
Displaying List Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .527
Modifying List Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .527
Working with the Status Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .528
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .530
1.4 Apply Search and Filter Tools. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 531
Using Instant Search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 531
Using Search Folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .533
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .534
1.5 Print an Outlook Item . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .535
Printing Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .535
Printing Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .535
Printing a Calendar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .536
Printing Contact Records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .537
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .539
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .540
2 Creating and Formatting Item Content
2.1 Create and Send Email Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .542
Formatting Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .542
Setting Message Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .542
Sending Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .544
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .545
2.2 Create and Manage Quick Steps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .545
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .549
2.3 Create Item Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .549
Inserting Visual Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .549
Inserting SmartArt Graphics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 551
Inserting Charts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .553
Inserting Screen Images . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 555
Modifying Visual Elements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .556
Creating Hyperlinks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .557
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 559
2.4 Format Item Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .560
Applying Text and Paragraph Formatting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .560
Applying and Managing Styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .562
Applying and Managing Style Sets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .565
Applying and Managing Themes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .566
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .568
2.5 Attach Content to Email Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .569
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .570
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .570
3 Managing Email Messages
3.1 Clean Up the Mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .572
Managing Mailbox Size. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .572
Managing Conversations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 574
Saving Messages and Message Attachments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .575
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 576
3.2 Create and Manage Rules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 576
Managing Mail by Using Outlook Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 576
Creating Automatic Reply Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .579
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .580
3.3 Manage Junk Email . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .581
Working with Junk Email Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .581
Configuring Junk Email Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .582
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .585
3.4 Manage Automatic Message Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .585
Creating and Using Automatic Signatures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .585
Setting a Default Theme, Stationery, and Fonts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .587
Identifying Response Text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .589
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .589
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .590
4 Managing Contacts
4.1 Create and Manipulate Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 592
Creating Contact Records. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 592
Creating Electronic Business Cards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .596
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .599
4.2 Create and Manipulate Contact Groups. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .600
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .602
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .602
5 Managing Calendar Objects
5.1 Create and Manipulate Appointments and Events. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .604
Scheduling Appointments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .604
Scheduling Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .606
Setting Recurrence and Privacy Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .608
Working with Appointments and Events . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .609
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 610
5.2 Create and Manipulate Meeting Requests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .611
Creating Meeting Requests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .611
Scheduling Meetings. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 614
Responding to Meeting Requests. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 617
Rescheduling and Canceling Meetings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .619
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .621
5.3 Manipulate the Calendar Pane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .622
Arranging Calendar Content . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .622
Displaying Different Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .625
Displaying Multiple Calendars. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .625
Changing Calendar Colors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .629
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .629
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .630
6 Working with Tasks, Notes, and Journal Entries
6.1 Create and Manipulate Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .632
Creating Tasks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .632
Displaying Views of Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .635
Managing Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .637
Managing Task Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .638
Managing Task Assignments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .640
Finalizing Tasks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .642
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .643
6.2 Create and Manipulate Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .644
Creating Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .644
Displaying Views of Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .644
Organizing Notes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .645
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .646
6.3 Create and Manipulate Journal Entries. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .646
Activating the Outlook Journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .646
Automatically Recording Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .647
Editing Journal Entries. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .648
Practice Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .650
Objective Review . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .650