「案件」リストとグラフの意外な関係

こんにちは、GroupBoard 開発チームです。今週はもう春かと思ってしまうような暖かな日があって、ちょっとうれしくなりました。春のいいところとしては、思いっきり深呼吸できるところでしょうか。冬だと冷気が鼻を刺激して息を吸い込むのもつらいですが、暖かな陽気だと呼吸もラクです。(花粉症の方はつらい季節になるのかもしれませんが・・・) さて、前回は「案件」リストのご紹介で終わってしまいましたが、今回はこの「案件」リストとグラフの意外な関係をお伝えします。 1. 「案件」リストレポート機能前回お伝えしたように、「案件」リストでは「ToDO」リストにはない機能を搭載しているのですが、さらに追加で「Office 2003 アドイン : Web Parts and Components」(これは以前グラフ表示のところでご紹介しましたね)をサーバーにインストールすることで、「案件」リスト独自のグラフを表示することができます。非常に気がつきにくい場所なのですが、「案件」リストの「操作」エリアには「レポートの表示」というリンクがあります。  (テーマを春にしてみました・・・) このリンクをクリックすると、以下のグラフメニューが表示されます。 1) カテゴリ別の案件数 2) 担当者別の案件数 3) 特定の期間に作成された案件数 4) 特定の期間内の案件数 では、順に見ていきましょう。 グラフ1. カテゴリ別の案件数前回のBlogでは、ヘルプデスクでの使用の例として、「分類」フィールドを以下の値からの選択に変更しました。    ソフトウェア     ハードウェア     メール     電話     ネットワーク     アカウント 「カテゴリ別の案件数」では、これらの分類項目別に、現状のステータスの情報を加味してグラフを表示することができます。どのようなトラブルが多いのか、分類カテゴリ毎の案件数と、現在のステータス(解決済み、未解決など)を表示します。左脇にあるドロップダウンメニューで、分類や進捗状況を絞り込んでグラフ表示させることもできます。   グラフ2. 担当者別の案件数これが一番わかりやすいグラフかもしれませんが、担当者ごとにどれくらいの案件を抱えていて、その進捗状況はどうなっているのか、一覧できる便利なグラフです。この例ですと、山田さんは担当案件数は少ないのに未解決が2つもあることがわかります。前のグラフと同じく、左脇のドロップダウンメニューで担当者の絞り込みや進捗状況の設定などができます。 グラフ3. 特定の期間に作成された案件数ちょっとわかりづらいタイトルですが、期間を自分で指定してその期間内で作成された案件数を折れ線グラフで表示します。例としてあげたヘルプデスクですと、問い合わせの多い日と暇な日をグラフで表示することができます。期間の設定は左脇のメニューでできますし、作成者をメニューで指定できるので、個人別の仕事の業績具合をグラフ化することもできると思います。 グラフ4. 特定の期間の案件数このグラフが一番使い方が難しいかもしれません。指定した期日内で選択された担当者や進捗状況に合致した案件数をグラフ表示します。例えば、「進捗状況」を「すべて」に設定した場合はグラフは必ず右肩上がりになりますが、「進捗状況」を「未解決」でフィルタすれば、問題が拡散しているのか収縮しているのか、グラフで見ることができます。つまり、グラフが右肩上がりであれば、問題を解決する前に次の問題が発生している現状を表していますので、あまりいい状態ということができないということになります。 今回はグラフをぺたぺた貼っただけの記事でちょっと申し訳ないのですが、この「案件」リストのグラフは非常に優れているにもかかわらずほとんど世間には知られていないので、ぜひ実際に見ていただきたいと思っております。   みなさまからのご質問、お待ちしております。質問以外でも、GroupBoardやSharePointで使える裏技などご存知でしたらぜひお知らせください。私どもも結構知らない事柄が多く、先日もメールをいただいて初めて知った技もあるぐらいですから(その技は後日ご紹介したいと思います)。メールはこちらまで。 sgsdog@microsoft.com   トリノオリンピック、日本人選手にはなかなか運が回ってこないようですね。もちろん技量の差もあるとは思うのですが、なにか歯車があっていない感じです。こういうときはあまりがんばらないで無欲でのぞんでいただきたいものです。 コミュニティにおけるマイクロソフト社員による発言やコメントは、マイクロソフトの正式な見解またはコメントではありません。

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「案件」リストに隠された秘密

こんにちは、GroupBoard 開発チームです。先週、このBlogでメールアドレスを掲載させていただきましたが、おかげさまで直接みなさまからメールをいただく機会が多くなりました。本当にありがたいのは、メールを送っていただいた方みなさまが GroupBoard について真剣に取り組まれていること、そして、ご自身の会社や組織のためになんとか情報の流れをよくしようとがんばっておられる、その真摯な姿勢に私どもも大きな感銘を受けました。また、このようなつたない文章でも少しでもお役に立てていることを実感できまして本当にやる気を奮い立たせることができました。この場を借りてお礼申し上げます。もちろん、これから試してみようという方や、ちょっと聞いてみたいだけ、というメールも大歓迎です。GroupBoard に関するリクエスト、質問など、以下のメールアドレスまでお寄せくださいませ。 sgsdog@microsoft.com さて、今回は先週の予告通り、「案件」リストをご紹介したいと思います。 1. 案件リスト と ToDoリスト最近ではビジネス書などでも 「一日の始めにはToDOリストを作成せよ」 というように、「ToDo」 という語句を目にする機会も増えてきました。一般的な意味合いでいえば、「やるべきこと」や「分担された仕事」といったものでしょうか。一方で「案件」のほうは、使われる文脈によって幅広い意味を持っていてなかなか理解しにくい語句ではあります。もし英語版のSharePointサイトを見てみるならば、これら2つのリストはそれぞれ 「Tasks」リストと「Issue」リストとなっていることがわかります。この場合の「Tasks」のほうは、そのまま日本語で言うところの 「仕事」といってもいいかも知れません。一方、 「Issue」については、問題、とくに仕事を進めていく上で解決しなくてはならない問題や課題を意味する、と考えるとこれらのリストの性格がわかりやすいかと思います。 (これはまったく主観的な説明ですが) つまり、「ToDo」リストは、ユーザー個人個人が管理できる範囲の仕事のリストであり、その仕事は基本的には担当した個人が最後まで完了する性格のものです。「ToDo」リストは、ユーザー自身にとってみれば「やるべきこと」リストであり、また上司や管理者側から見れば個々の仕事の進捗管理ができるリスト、ということになります。一方で、「案件」リストは、プロジェクトやサポート業務など、複数の人間が協調して働いている場合に、共通の問題として認識している事柄について事実を記録し、管理するものです。「案件」リストでは担当者の変更は頻繁かもしれませんし、案件に登録される事柄も大きな範囲になる場合もあるかも知れません。 今回このBlogのために改めて「案件」リストを研究してみたのですが、どうもこの「案件」リストは製品のサポート業務や商品の障害報告などのシナリオでずばり適用できそうな機能を持っています。なので、ここでは社内・社外への一般的なヘルプデスクでの使用、というような背景でご説明していこうと思います。 2. 案件リストの作成なにはなくとも、とりあえず「案件」リストを作成しましょう。 1) GroupBoardサイト トップページ上部の「作成」をクリックして、リスト内から「案件」をクリックします。2) 「名前」として適切なリスト名を入力して「作成」をクリックします。 案件リストができましたが、このままでは見た目はToDoリストとほとんど違いがありません。さて、ここではヘルプデスクの業務を例にとり、作成したリストに変更を加えます。 1) 作成した案件リストを開き、ページ右側の「操作」エリアから「設定と列の変更」をクリックします。2) 「列」エリアの「分類」をクリックします。3) 既定の設定では、選択肢として「(1) 分類 1」から「(3) 分類 3」が登録されています。これを実際の業務に合うように変更します。ここでは例としてヘルプデスク業務ということで、障害の分類として以下の4つを登録しました。    ソフトウェア     ハードウェア     メール     電話     ネットワーク     アカウント4) OKボタンをクリックして編集を確定させ、リストに戻ります。 リストに戻り、「新しいアイテム」をクリックすると、いま設定した分類がドロップダウンリストで選択可能になっていることがわかります。 3. 案件リストと新着情報WebパーツGroupBoardでは、作成された「案件」リストは自動的にトップページの 「新着情報と今日のToDo」に表示されます。新規案件アイテムが作成され、それが自分が担当者であった場合には、この 「新着情報と今日のToDo」に担当する案件が表示されますので、とても便利です。 複数の案件リストも表示できます。 4. 案件リスト独自機能: 編集履歴の同時表示ここまでですと、ToDoリストとあまり変わる点がないので、わざわざ案件リストを使う必要がないように感じるかも知れません。そこで、案件リスト独自機能をご紹介したいと思います。今回の例のように、サポート業務などですと、問題のレベルや解決までの技術レベルなどにより、大勢の方がひとつの問題にかかわることがありえます。大勢の方が情報をアップデートするとき、以前に記録された情報を間違って消してしまったりすると、解決に至るまでに時間がかかったり、同じ質問を問題を抱えているユーザーに聞いてしまったりして、効率的ではありません。そこで、案件リストでは、他のリストにない特殊な「コメント」フィールドが用意されています。このコメントフィールドでは、アイテムの編集をしたときに、以前に保存した文章は表示されません。その代わり、コメント入力をして保存をすると、自動的に過去のアイテムを履歴としてページの下部に添付して保存していきます。今回のように障害対応であれば、それぞれの担当者が行ったトラブルシュートの内容やその結果を順次履歴として保存していくことができますので、問題を抱えたユーザーへ重複した質問をしないでも済みますし、どのような診断がされてきたのかもわかります。「追記型コメントフィールド」といったところでしょうか 。 5. 案件リスト独自機能: 関連案件アイテムの同時表示案件アイテム間で関連があるときに、リンクを追加する機能です。新規または編集のページに「関連する案件の追加」というフィールドがあり、関連するアイテムのIDを数字で入力すると、アイテムの表示のときに関連付けられた案件アイテムも同時に表示します。例えばあるトラブルと別のトラブルには関連性がある場合、または過去の案件で今回の問題を解決するために有効なヒントがある場合などに、このリンク機能を使えば案件が多い場合にも有機的な結びつけをすることができます。 関連付けの例 6….

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