Excel のセル内容をドキュメントライブラリに表示する

こんにちは、GroupBoard 開発チームです。突然ですが、オリンピックのカーリング、面白いですね。日本チームの活躍もそうですが、競技のルールがよくできていると思いますし、なにより考える場面が多く将棋や囲碁に似た面白さがあります。ホウキのような器具を持ってあれこれ話し合っている選手の姿をみると、これがオリンピック中継かと思うようなほのぼのとした雰囲気が漂ってきます。もちろん競技は難しいのでしょうし、選手は真剣だとは思いますが・・・ さて、今回は、ドキュメントライブラリに保存されたファイルの中身を自動的に表示させるテクをお話したいと思います。 1. ドキュメントライブラリでよくある問題例えばある部署で、「Excelで作成した見積書はドキュメントライブラリに保存する」 というルールがあるとします。このとき他の人が保存したファイルの中身を知りたい場合は、当然ですが、それぞれのファイルをExcelで開いていく必要があります。「ファイルの中身が少しでも書いてあればいちいち開かなくてもいいんだけどなぁ・・」と思うときも(たまに)あると思います。ドキュメントライブラリでは、Officeファイルでユーザーが設定したカスタムプロパティの値を自動的に取得して同じ名前のフィールドに格納することができます。「カスタムプロパティ」というとなんのことだかわかりませんが、Excel を例にすれば、あるセルを名前をつけて定義してあげることによってドキュメントライブラリから読みとれるようにしてあげることを意味しています。見積書の相手先会社名や担当者のお名前、電話番号、商品内容などをセル定義をすると、保存時にすべて自動でドキュメントライブラリの対応するフィールドにデータが流れる、という仕組みです。 ただ、この機能は現状ではけっこう制限が厳しくて、データ形式が文字列のときだけ有効な機能です。あと、保存するときファイルを直接ドキュメントライブラリに保存する必要があります。条件は厳しいのですが、隠しておくにはもったいない機能なので・・・ということでご紹介させていただきます。工夫次第で使いものになるかも知れません。 今回確認をしたのは Excel 2003 ですので、Excel での「見積書」というベースで進めますが、Wordでも応用できると思います。 2. セルに名前をつけるまず、見積書テンプレートの Excel ファイルを開きます。今回は Office Onlineでダウンロードした 「見積書 2 Excel」 というシートを使います。このシートを一度ローカルに保存して開きます。今回は例としてシート右上の 「見積書番号」 と見積商品の商品名の一列目をドキュメントライブラリに表示したいと思います。「見積書番号」のセルを選択した状態でメニューの 「挿入」 から 「名前」 を選択して、「定義」を選択します。   「名前の定義」のダイアログがでましたら、名前のところに「見積書番号」と記入してOKをクリックします。「参照範囲」が正しいことも確認しましょう。 同じように、商品名の1行目のセルに対して名前の定義をします。ここでは「商品名1」と定義したことにします。 3. プロパティとしてセットする 次に、メニューの 「ファイル」 から 「プロパティ」 を選択して、プロパティダイアログを表示します。このダイアログの一番右端のタブ 「ユーザー設定」 を開きます。ダイアログ中ほどに 「内容にリンク」 というチェックボックスがありますので、これにチェックを入れると、「リンク元」の表示として先ほど名前を定義した 「見積書番号」 と 「商品名1」 が選択できるようになります。はじめに 「見積書番号」 を選択して、上の 「プロパティ名」 に同じく 「見積書番号」 と記入します。「追加」 ボタンをクリックすると、「一覧」 にいま作成した 「見積書番号」 が鎖アイコンつきで表示されると思います。この鎖アイコンはシートの中の名前のついたセル内容とリンクしていることを示しています。「見積書番号」が正しく追加できたら、次に…


GroupBoardのデータベースに関するFAQ ・ Office文書を開くときパスワード要求されるのはなぜ?

こんにちは、GroupBoard 開発チームです。Blogばやりの昨今ですが、皆さんもご自分のBlogをお持ちですか?ある調査によると、日常的にコンピュータに接している20代の若者のうち約1/3は自分のBlogサイトをもっていて、メモ代わりに使ったり、日記として公開したりしているそうですが・・・私としてはなんとなく年齢のギャップを感じてしまう今日この頃です。(“20代の若者” という言葉遣いで年齢がばれてしまいそうです。) さて、今回は今までいただいた質問の中から、複数の方からのお尋ねのあった質問に答える Q&A のコーナーです。 Q1. GroupBoardで使うMSDEのデータベース容量の制限は2GB?GroupBoardをインストールする前には、まずWindows SharePoint Servicesをインストールする必要がありますが、このときに既定の設定では同梱のMSDEをデータベースとして利用することができます。ご存知の方も多いと思いますが、MSDE2000 (Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine) にはデータベースサイズとして2GBの制限が設けてあります。一方、Windows SharePoint Services (以下WSS) に同梱されているMSDEは、名称はMSDEなのですが正確には “SQL Server 2000 Desktop Engine(Windows)(WMSDE)” といって通常のMSDEにある容量制限が設けてありません。容量だけに関していえば、通常のSQL2000と同じ機能を持っているといえます。 しかしながら、このSharePointに同梱されているMSDE (以下WMSDE) には通常のMSDEやSQLにはない特別な制限があります。 1) ネットワーク上の他のマシンからWMSDEのデータベースにアクセスすることができない。2) WMSDEを実行しているマシン上でも、WSS以外のアプリケーションからWMSDEを使うことができない。 1) について実際に起こりうるシナリオとしては、データベースに関する管理タスクやセキュリティの設定をするために 他のマシンにインストールされている [SQL Enterprise Manager] を使ってWMSDEを操作しようとするとき、リモートで接続を確立することができない、ということになります。このような場合は、実際にWSSがインストールされているマシン (つまりWMSDEが稼動しているマシン)に [SQL Enterprise Manager] をインストールし、そのコンソール上で操作をする必要があります。2) については、WMSDEは容量制限のないSQL DBになりますので、代わりに利用できるアプリケーションを制限することで既存のSQL製品とのバランスを保っています。 Q2. SharePointのデータベースとしてSQL Serverを選択するメリットは?お手軽さでいえばWSS同梱のWMSDEはもっともよい選択肢なのですが、お手軽な反面やはりデメリットもあります。 1) 全文検索機能が利用できない 2) 管理が面倒 3)…


ドキュメントライブラリで承認機能・バージョン管理 / お勧めガイドブックの紹介など

こんにちは、GroupBoard 開発チームです。さる11月2日から12月9日にかけまして、Softbank Creative 主催・Microsoft 協力によります 「スマートビジネス実践導入セミナー」 と銘打った無料セミナーが東京・大阪・福岡にて計4回開催されました。セミナーでは GroupBoard担当マーケティングによりますGroupBoardのご紹介セッション、および実機を持ち込んだデモコーナーも出展させていただきました。 東京と大阪会場では わがGroupBoard 開発チームもデモンストレーションのお手伝いとして参加させていただきました。かくいう私もデモコーナーに立っていたのですが、会場にお集まりいただいた方々大勢の、GroupBoardに対する熱意と期待を一身に受けまして、あらためて製品開発に携わるものとして身の引き締まる思いをした次第です (体重も引き締まればいいのですが・・・)。 さて、今回はその会場にてお伺いしたご質問のうち、2,3のご質問に回答できるような内容として書いてみます。 Q. ドキュメントライブラリにアップロードされたファイルは承認されるまで公開しないようにしたいのですが?ドキュメントライブラリには投稿者以上の権限があればだれでもファイルをアップロードすることができますが、やみくもにファイルが増えるのも困るときがありますね。また、手順書やマニュアルなど、改変されたときには担当のチェックを受けてからチームメンバーに公開したいドキュメントもあると思います。 こんなときはドキュメントライブラリの承認機能を使ってみましょう。 承認機能をONにする ドキュメントライブラリの左側の [操作] から [設定と列の変更] をクリックします。 [全般設定の設定] をクリックして、設定ページで [コンテンツの承認] セクションで “送信されたアイテムに対してコンテンツの承認を必須にする” を [はい] に設定します。 OK をクリックしてドキュメントライブラリに戻ります。 承認機能をONにすると、何が変わったのでしょうか?よーくみると、[ビューの選択] のところに2つの新しいビューが追加されていることがわかります。 [承認/却下アイテム] と [自分の送信したアイテム] です。 [承認/却下アイテム] ビューは承認の権限を持つユーザーしか開くことができません。[自分の送信したアイテム] は、自分がアップロードしたファイルが承認されたか、未承認なのかステータス別に表示されるビューです。基本的な使い方としては、承認する権限を持つユーザーが [承認/却下アイテム] ビューを開いて、承認待ちのファイル確認をしてOKを出すか却下するか、という流れになります。承認する権限を持つユーザーの方は、ドキュメントライブラリに [通知] の設定をしておけば、だれかがファイルをアップロードしたとき自動的にメールで通知がきますので、大変便利ですね。 既定では、[Web デザイナ]  または [管理者] グループが承認する権限を持ちます。ですが、あるリストのファイルの承認だけのために管理者の権限を多くのユーザーに割り振るのはあまりお勧めしません。ここはやはり権限設定をしっかり、投稿者権限にファイルを承認する権限を追加したユーザーグループを作成して、そのグループに承認する人々を追加するのがよいと思います。 投稿者権限をベースにして、ファイル承認もできるカスタムグループを作る  トップページの上部から [サイトの設定] をクリックして、さらに管理セクションの [サイト管理へ移動] をクリックします。…


GroupBoardをショートカットでさくさく使う。GroupBoardにPDFアイコンを追加する。

こんにちは、GroupBoard 開発チームです。めっきり寒くなってきました。突然ですが、ウォームビズ、してますか?こちらはなぜか会議室だけヒジョーに寒くて、会議中だけ厚着です。 職場の方はPCの熱でほのかに暖かいのですが・・・ さて、今日はすぐに使える小技を二つ、お知らせします。 GroupBoard の隠されたショートカットをつかう GroupBoard のサイトでスケジュールを作成すると、ページの下のほうまで記入したあとで [保存] ボタンを押すためだけにページを上にスクロールしなくてはいけないことがあります。[保存] ボタンをページの下のほうにもつけてほしいというご要望は結構多いのですが、とりあえずすぐに使える小技として、ショートカットキーをお知らせします。 実は GroupBoardサイト上の [保存] ボタンは Alt +S キーでアクセスできるようになっています。つまり、新規スケジュール作成ページで下のほうまでいったときに、キーボードで 「Altキー + Sキー」 をおすと 瞬時にページ上部の [保存] ボタンにフォーカスがあたります。そこですかさず Enterキーを押せばスケジュールの保存が簡単にできるというわけです。あたまで考えるとちょっと難しそうですが、慣れると マウスより早いので結構便利ですよ。 Alt +S で Enter キー、覚えてくださいね。 スケジュール 作成で使えるそのほかのキーとしては  「Altキー + Iキー」で [ファイルの添付]   「Altキー + Gキー」で [戻る]   「Altキー + Nキー」で [新規作成] (カレンダー表示のとき)などがあります。 また、スケジュール作成以外でもショートカットキーはあります。たとえば 「Altキー + Jキー」 の後 Enterキーでサイトのどのページからでもトップページに戻ります。みなさんもいろいろ発見してみてくださいね。 PDFアイコンをドキュメントライブラリに表示させるWord、Excel、PowerPointなどOffice関連の拡張子を持つファイルの場合、ドキュメントライブラリに保存したときにアイコンが正しく表示されます。一方、 PDFなどそのほかの拡張子のファイルの場合、ドキュメントライブラリのアイコンは一般的なアイコンとなるのでなかなか判別しづらいときがあります。ないものは追加してしまおう、ということで、それぞれの拡張子にあわせたアイコンを表示することができる方法をお知らせです。 1) アイコンに使用する .gif…


ファイルサーバーでファイルが見つからない?

こんにちは。GroupBoard 開発チームです。 今回はドキュメント ライブラリにフィールドを追加して、保存されているファイルをラクに分類する方法をご紹介します。 ファイルサーバーに Word や Excel などのファイルを保存するときに、それぞれのファイルを区別できるようにフォルダ構成やファイル名に苦労したり、ほかの人が作成したファイルがどのように分類されているかわからずに、なかなか見つからなかったりすることはありませんか? これは、書店で本を探すことに例えることができると思います。ある書店では著作者名の50音順に本が並んでいると思えば、ある書店では出版社別の並び順だったり、またほかの書店では新刊は別の棚になっていたり・・・もしみなさんが 「去年の12月ごろでた本」 という情報で本を探したいとしても、これらの書店で目的の本を探し出すことはほとんど不可能ですよね。GroupBoardのドキュメント ライブラリでは、ドキュメントに関連づけられた情報(メタデータ)をつかって分類・整理するので、このような苦労はありません。 時間軸での並び替えが必要な時、作成者の名前での並び替えが必要な時、そのときそのときの必要性に応じて並び順や分類を変更できるので、ファイルが探しやすくなります。また、更新日時や作成者といったファイルそのものにはじめから関連付けられているもの以外の情報も自由に追加して、分類に利用することができます。さらに、並び替えやフィルタを設定した表示形式(ビュー)を作成しておけば、毎回変更しなくても1クリックで見たい形式の表示で参照することができます。ドキュメントライブラリにプロパティを追加しようまず、[Office Online: トレーニング : 列の追加とビューのカスタマイズ] を参考に、ドキュメントライブラリにフィールドを追加します。追加するフィールドは日常のビジネスで役立ちそうなものを作ります。例えば、年度や月ごとにファイルを分類したい場合には [年度] や [月] という一行テキストフィールドや選択肢フィールドがあればいいでしょう。 GroupBoard 製品ページでも [Office 文書を探しやすく整理する] という記事がありますので、こちらも参考になると思います。プロパティを元に分類・整理しようドキュメント ライブラリ での分類・整理の方法は、[並び替え] [グループ化] [フィルタリング] [ビューの作成] の4つがあり、それぞれを組み合わせて使うことができます。[並び替え] と [グループ化] については前回の[画像ライブラリ] の回で取り上げました。[フィルタリング] と [ビューの作成] では、ある条件に合致するものだけを表示するようにフィルター設定したビューを複数作成することで、目的のファイルを見つけやすくします。この手順については こちらの [Office Online: トレーニング : ビューを作成/編集する] をご参照ください。 高度な使い方ドキュメントに関連付ける情報を別のリストから持ってくることも可能です。例えば、[連絡先] と ドキュメント ライブラリ を連携させれば、見積書とその顧客先をひもづけてドキュメントライブラリに保存することができます。連絡先の名称や担当者を元に、その連絡先に送付した文書をカンタンに探し出すことができるようになるのです。このように、ドキュメントライブラリでは目的に応じてさまざまにカスタマイズすることができます。 また、「GroupBoard ワークスペース お役立ちツール」…