ドキュメントライブラリで承認機能・バージョン管理 / お勧めガイドブックの紹介など

こんにちは、GroupBoard 開発チームです。さる11月2日から12月9日にかけまして、Softbank Creative 主催・Microsoft 協力によります 「スマートビジネス実践導入セミナー」 と銘打った無料セミナーが東京・大阪・福岡にて計4回開催されました。セミナーでは GroupBoard担当マーケティングによりますGroupBoardのご紹介セッション、および実機を持ち込んだデモコーナーも出展させていただきました。 東京と大阪会場では わがGroupBoard 開発チームもデモンストレーションのお手伝いとして参加させていただきました。かくいう私もデモコーナーに立っていたのですが、会場にお集まりいただいた方々大勢の、GroupBoardに対する熱意と期待を一身に受けまして、あらためて製品開発に携わるものとして身の引き締まる思いをした次第です (体重も引き締まればいいのですが・・・)。 さて、今回はその会場にてお伺いしたご質問のうち、2,3のご質問に回答できるような内容として書いてみます。 Q. ドキュメントライブラリにアップロードされたファイルは承認されるまで公開しないようにしたいのですが?ドキュメントライブラリには投稿者以上の権限があればだれでもファイルをアップロードすることができますが、やみくもにファイルが増えるのも困るときがありますね。また、手順書やマニュアルなど、改変されたときには担当のチェックを受けてからチームメンバーに公開したいドキュメントもあると思います。 こんなときはドキュメントライブラリの承認機能を使ってみましょう。 承認機能をONにする ドキュメントライブラリの左側の [操作] から [設定と列の変更] をクリックします。 [全般設定の設定] をクリックして、設定ページで [コンテンツの承認] セクションで “送信されたアイテムに対してコンテンツの承認を必須にする” を [はい] に設定します。 OK をクリックしてドキュメントライブラリに戻ります。 承認機能をONにすると、何が変わったのでしょうか?よーくみると、[ビューの選択] のところに2つの新しいビューが追加されていることがわかります。 [承認/却下アイテム] と [自分の送信したアイテム] です。 [承認/却下アイテム] ビューは承認の権限を持つユーザーしか開くことができません。[自分の送信したアイテム] は、自分がアップロードしたファイルが承認されたか、未承認なのかステータス別に表示されるビューです。基本的な使い方としては、承認する権限を持つユーザーが [承認/却下アイテム] ビューを開いて、承認待ちのファイル確認をしてOKを出すか却下するか、という流れになります。承認する権限を持つユーザーの方は、ドキュメントライブラリに [通知] の設定をしておけば、だれかがファイルをアップロードしたとき自動的にメールで通知がきますので、大変便利ですね。 既定では、[Web デザイナ]  または [管理者] グループが承認する権限を持ちます。ですが、あるリストのファイルの承認だけのために管理者の権限を多くのユーザーに割り振るのはあまりお勧めしません。ここはやはり権限設定をしっかり、投稿者権限にファイルを承認する権限を追加したユーザーグループを作成して、そのグループに承認する人々を追加するのがよいと思います。 投稿者権限をベースにして、ファイル承認もできるカスタムグループを作る  トップページの上部から [サイトの設定] をクリックして、さらに管理セクションの [サイト管理へ移動] をクリックします。…


年賀状もやっぱりGroupBoardとはがきスタジオで

こんにちは、GroupBoard 開発チームです。とうとう12月になってしまいました。街はもうクリスマスの飾りつけでにぎやかです。こちらの職場でも、廊下の棚の上にはUSBで駆動するちいさなクリスマスツリーが飾られてます (スイッチを入れるとクリアケースの中で雪が降るというアレです)。来年のお正月にはUSBで駆動する鏡もちになっているのでしょうか?? お正月といえば年賀状、ということで、今回はGroupBoard お役立ちツールの取引先リストを年賀状作成に使ってみましょう。 取引先リストって何?  連絡先リストと違うの? 「GroupBoard お役立ちツール」は、GroupBoardを利用されている方なら無料でご利用いただける追加ソフトですが、これをサーバーにインストールすると通常の 『連絡先リスト』 より機能が豊富な 『取引先リスト』 が利用できるようになります。この取引先リストはあらかじめリストビューに50音順のインデックスをもっており、大量の連絡先でもすぐに探し出せるように工夫されています。また、新規登録のときには、通常の連絡先リストにはない自動氏名記入機能があります。もともとは企業の営業活動のサポートとして開発されたものですが、企業利用でなくても通常の連絡先リストをお使いであればぜひこちらへ乗り換えることをお勧めします。   取引先リストを年賀状ソフトと連携してつかうすでにGroupBoardをお使いのかたはご存知だと思いますが、GroupBoard上のリストはExcelと非常に相性がよく、データのやり取りは非常に簡単です。では、ここでは、取引先リストで 『2006年 年賀状送付』 というフィールドを作成して、そのフィールドがチェックされている方の住所と名前を年賀状ソフトに読み込ませることにしましょう。 新規にフィールドを作成する1) 取引先リストの画面左側の [操作] メニューから [設定と列の変更] をクリックします。2) カスタマイズページの [列] セクションの [新しい列の追加] をクリックします。3) [列名] に “2006年 年賀状送付” と記入し、列のタイプを [はい/いいえ (チェックボックス)] にします。4) [OK] をクリックして終了します。  既定で表示されるビューは [自分の取引先] なので、今作成されたフィールドが [自分の取引先] ビューに表示されていると思います。既定値は [いいえ] ですので、年賀状を送りたい方には編集ページでこのチェックボックスにチェックをいれます。次に、チェックの入った [自分の取引先] のみを表示するビューを作成してみましょう。このビューは年賀状を送るために年賀状ソフトで必要な情報を表示させることにします。使う年賀状ソフトはもちろん 『マイクロソフト はがきスタジオ 2006』 です (パチパチパチパチ~~)。 取引先リストで新規に『はがきスタジオ2006』用のビューを作成する1) 取引先リストの画面左側の [操作] メニューから [設定と列の変更]…


GroupBoardをショートカットでさくさく使う。GroupBoardにPDFアイコンを追加する。

こんにちは、GroupBoard 開発チームです。めっきり寒くなってきました。突然ですが、ウォームビズ、してますか?こちらはなぜか会議室だけヒジョーに寒くて、会議中だけ厚着です。 職場の方はPCの熱でほのかに暖かいのですが・・・ さて、今日はすぐに使える小技を二つ、お知らせします。 GroupBoard の隠されたショートカットをつかう GroupBoard のサイトでスケジュールを作成すると、ページの下のほうまで記入したあとで [保存] ボタンを押すためだけにページを上にスクロールしなくてはいけないことがあります。[保存] ボタンをページの下のほうにもつけてほしいというご要望は結構多いのですが、とりあえずすぐに使える小技として、ショートカットキーをお知らせします。 実は GroupBoardサイト上の [保存] ボタンは Alt +S キーでアクセスできるようになっています。つまり、新規スケジュール作成ページで下のほうまでいったときに、キーボードで 「Altキー + Sキー」 をおすと 瞬時にページ上部の [保存] ボタンにフォーカスがあたります。そこですかさず Enterキーを押せばスケジュールの保存が簡単にできるというわけです。あたまで考えるとちょっと難しそうですが、慣れると マウスより早いので結構便利ですよ。 Alt +S で Enter キー、覚えてくださいね。 スケジュール 作成で使えるそのほかのキーとしては  「Altキー + Iキー」で [ファイルの添付]   「Altキー + Gキー」で [戻る]   「Altキー + Nキー」で [新規作成] (カレンダー表示のとき)などがあります。 また、スケジュール作成以外でもショートカットキーはあります。たとえば 「Altキー + Jキー」 の後 Enterキーでサイトのどのページからでもトップページに戻ります。みなさんもいろいろ発見してみてくださいね。 PDFアイコンをドキュメントライブラリに表示させるWord、Excel、PowerPointなどOffice関連の拡張子を持つファイルの場合、ドキュメントライブラリに保存したときにアイコンが正しく表示されます。一方、 PDFなどそのほかの拡張子のファイルの場合、ドキュメントライブラリのアイコンは一般的なアイコンとなるのでなかなか判別しづらいときがあります。ないものは追加してしまおう、ということで、それぞれの拡張子にあわせたアイコンを表示することができる方法をお知らせです。 1) アイコンに使用する .gif…


GroupBoard サイトを携帯電話から使う

こんにちは、GroupBoard 開発チームです。ボジョレ・ヌーボー、でましたね。みなさま、飲まれましたか?飲んでる途中でふと「明日の朝の会議、何時からだっけ」とおもったとき、心配しながら飲むよりは、一度確認して、安心してから飲みたいものですね。こんなとき、GroupBoard のスケジュールリストを簡単に携帯から確認できるとすばらしいと思いませんか? 今回は前回からのつづきで、外出先から GroupBoard を使うお話です。 前回は、小規模な組織で通常のブロードバンドルーターを使用して外部からアクセス可能なサーバーを構築することと、そのサーバーはセキュリティ対策が必要なことをお話しました。でも、いつもノートPCを開いていては、宴会の席もしらけてしまいます。できれば、こっそりと携帯電話で確認できるように GroupBoard サーバーを作ってみましょう。 GroupBoard サイトを携帯電話から使うためにはGroupBoard のサイトのうち、よく使う「新着情報」「スケジュール」「回覧板」「電話メモ」は携帯電話でみることができます。携帯電話からGroupBoardサイトをみるためには、以下の手順が必要になります。 1) モバイル コントロール デバイス アップデート をサーバーにインストール 2) GroupBoard の 携帯モジュールをサーバーにインストール 3) GroupBoard のモバイル機能管理ページで携帯アクセスを有効化  4) 同じく GroupBoard のモバイル機能管理ページで携帯アクセスするユーザーを設定  5) 携帯電話にモバイルアクセス用のURLをメールで送付 手順1. モバイル コントロール デバイス アップデート をインストールまず、以下のリンク先から “NET Framework 1.1: Device Update 4.0 日本語版” をダウンロードして、GroupBoard が稼働しているサーバーにインストールします。これは .NET Frameworkの一部として、携帯電話などのモバイル機器と ASP.NETが動作しているサーバーの橋渡しをするものです。 http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=02fa15fe-40d9-4dce-9bb1-4dd61a5b7ccb&DisplayLang=ja 手順2. GroupBoard の携帯モジュールをインストールつぎに、GroupBoard Workspace の CD-ROMから 携帯モジュール をインストールします。モジュールはCD-ROMの “Mobile” フォルダにある[SETUP.MSI] というファイルです。GroupBoardでは既定のインストールでは携帯電話でのアクセス機能はなく、この追加モジュールをインストールすることで携帯電話へのサポート機能が追加されます。…


グループウェアをモバイルPCで外出先から使う

こんにちは、GroupBoard 開発チームです。いつのまにか、前回から2週間も間があいてしまいました。できれば週に一回は更新したいと思っていたのですが…… さて、今回はこれまでの 『GroupBoardの機能の使い方』 とはちょっと趣向をかえて、『外出先からGroupBoardを使おう』 というお話をしたいと思います。 通常、GroupBoardは社内ネットワークで使わていると思いますが、実はインターネットからアクセスして使うこともできます。とくに外出が多い営業担当の方などで、インターネットが使える環境であれば社内にいるのと同じようにGroupBoardサイトの情報にアクセスできるのは非常に有用です。電話メモや回覧板などをこまめにチェックすれば連絡の行き違いをグンと減らせますし、行き先掲示板を外出先から変更して直帰にすることもできます。 サーバーをインターネットからアクセス可能にするまず、ネットワークの構成として GroupBoard がインストールされているサーバーに対して外部からのアクセスがルーティングされることが必要です。比較的小さなネットワーク環境では、使用しているルーターの設定をすることでサーバーを外部に公開することができるでしょう。特に最近のブロードバンドルーターでは外部へのWebサーバーの公開をひとつの機能として売りにしているものも多いので、もし購入も検討されるのであればこの点も比較されるとよいと思います。 大きな組織での GroupBoard の導入の場合では、組織の規模にあったアクセス方法を検討する必要があります。例えば 部門ごとに GroupBoard サーバーがある場合などは、個々の GroupBoard  サーバーをインターネットへ公開するのではなく、Windows Serverで提供されるVPN機能で一度社内ネットワークにリモートアクセスしてから各部門のGroupBoardサーバーにアクセスしてもらう、などです。 このBlogでは内容を小規模ネットワークでの運用形態に限らせていただきますが、大規模運用の場合は 以下の記事をご参考ください (Microsoft ISA Serverをつかった SharePointサーバーの外部公開に関する技術的記事です)。 Windows SharePoint Services のリバース プロキシ構成(http://www.microsoft.com/japan/technet/prodtechnol/windowsserver2003/technologies/sharepoint/revproxy.mspx) セキュリティ対策を忘れずにちょっと怖い話になりますが、サーバーを外部に公開するにあたっては、そのリスクを十分に理解する必要があります。例え数人しか使わないグループウェアであっても、そのサイトに含まれる情報(連絡先の個人情報・見積書や契約書などのドキュメント類)は保護すべき情報です。もしも情報の漏洩が起こったとして、サーバーが誰でもアクセスできるような状態だったとしたら、管理者としての責任問題にもなりかねません。 1) まず、当然のことですが、サーバーには常に最新のセキュリティの更新プログラムを適用しておきます。 2) サイトはSSLによる暗号化のみを許可しアカウントとパスワードを暗号化して通信するようにします。 3) 公開されたGroupBoardサーバーが万が一攻撃された場合を考え、サーバーをDMZに配置します。通常のクライアントと同じネットワーク上にあると、攻撃を受けた場合の被害が拡大してしまうためです。DMZの設定については各ルーターの説明書をご参照ください。 いずれにしても、いまお使いのGroupBoardサーバーがある場合には、それをいきなりインターネットへ接続するのではなく、まず他のサーバーなどを使って動作を確認してから本番のGroupBoardサーバーの構成を変更したほうがよいと思います。 続きは次回にて・・・・ コミュニティにおけるマイクロソフト社員による発言やコメントは、マイクロソフトの正式な見解またはコメントではありません。  


GroupBoardで宴会の幹事もおまかせ

こんにちは、GroupBoard 開発チームです。秋も深まり、早いもので今年もあと2ヶ月余りとなりました。これから年末にかけて忘年会などお酒を飲む機会が増えますが、宴会の幹事を引き受けると日程やお店の要望の取りまとめなど、いろいろ苦労しますよね。今回は幹事になっても苦労しない「アンケート」機能のご紹介です。アンケート機能では、サイト上でアンケートの質問の設定から回答結果の集計まで行えます。  質問作成・・・画面の説明に従って入力していくだけで、選択問題や自由回答の質問を作成できます。  回答・・・通常の紙面のアンケートと同じ形式なので、どんなかたでも違和感なく回答していただけます。  結果・・・サイト上でグラフ表示することができますので、一目瞭然です。アンケート機能はビジネスに利用できるのはもちろんですが、これを宴会の取りまとめに使えばこれまでのような苦労は一気に解消します。当然ですが、GroupBoard 開発チームでは毎回(毎宴会?) このアンケート機能を活用しております。では、早速簡単なアンケートを作ってみましょう。アンケートリストの作成     1) トップページの左ナビゲーションバー(クイック起動バー)で [アンケート] をクリックします     2) [ドキュメントとリスト] ページで [アンケートの作成] をクリックします。     3) [ページの作成] で [アンケート] をクリックします。     4) 名前と説明を記入してアンケートリストを作成します。     5) [次へ] をクリックすると質問の追加ページになります。質問の追加質問の文章と回答形式・回答内容を設定します          例) 質問: 忘年会の場所はどこがいいですか?         この質問に対する回答の種類: 選択肢 (メニューから選択)              選択肢: ちゃんこ 花園                          タイ料理 ナムナム                          居酒屋 一休              選択肢を追加できるようにする: はい                            …


ファイルサーバーでファイルが見つからない?

こんにちは。GroupBoard 開発チームです。 今回はドキュメント ライブラリにフィールドを追加して、保存されているファイルをラクに分類する方法をご紹介します。 ファイルサーバーに Word や Excel などのファイルを保存するときに、それぞれのファイルを区別できるようにフォルダ構成やファイル名に苦労したり、ほかの人が作成したファイルがどのように分類されているかわからずに、なかなか見つからなかったりすることはありませんか? これは、書店で本を探すことに例えることができると思います。ある書店では著作者名の50音順に本が並んでいると思えば、ある書店では出版社別の並び順だったり、またほかの書店では新刊は別の棚になっていたり・・・もしみなさんが 「去年の12月ごろでた本」 という情報で本を探したいとしても、これらの書店で目的の本を探し出すことはほとんど不可能ですよね。GroupBoardのドキュメント ライブラリでは、ドキュメントに関連づけられた情報(メタデータ)をつかって分類・整理するので、このような苦労はありません。 時間軸での並び替えが必要な時、作成者の名前での並び替えが必要な時、そのときそのときの必要性に応じて並び順や分類を変更できるので、ファイルが探しやすくなります。また、更新日時や作成者といったファイルそのものにはじめから関連付けられているもの以外の情報も自由に追加して、分類に利用することができます。さらに、並び替えやフィルタを設定した表示形式(ビュー)を作成しておけば、毎回変更しなくても1クリックで見たい形式の表示で参照することができます。ドキュメントライブラリにプロパティを追加しようまず、[Office Online: トレーニング : 列の追加とビューのカスタマイズ] を参考に、ドキュメントライブラリにフィールドを追加します。追加するフィールドは日常のビジネスで役立ちそうなものを作ります。例えば、年度や月ごとにファイルを分類したい場合には [年度] や [月] という一行テキストフィールドや選択肢フィールドがあればいいでしょう。 GroupBoard 製品ページでも [Office 文書を探しやすく整理する] という記事がありますので、こちらも参考になると思います。プロパティを元に分類・整理しようドキュメント ライブラリ での分類・整理の方法は、[並び替え] [グループ化] [フィルタリング] [ビューの作成] の4つがあり、それぞれを組み合わせて使うことができます。[並び替え] と [グループ化] については前回の[画像ライブラリ] の回で取り上げました。[フィルタリング] と [ビューの作成] では、ある条件に合致するものだけを表示するようにフィルター設定したビューを複数作成することで、目的のファイルを見つけやすくします。この手順については こちらの [Office Online: トレーニング : ビューを作成/編集する] をご参照ください。 高度な使い方ドキュメントに関連付ける情報を別のリストから持ってくることも可能です。例えば、[連絡先] と ドキュメント ライブラリ を連携させれば、見積書とその顧客先をひもづけてドキュメントライブラリに保存することができます。連絡先の名称や担当者を元に、その連絡先に送付した文書をカンタンに探し出すことができるようになるのです。このように、ドキュメントライブラリでは目的に応じてさまざまにカスタマイズすることができます。 また、「GroupBoard ワークスペース お役立ちツール」…


画像ライブラリを使いこなす

こんにちは。GroupBoard 開発チームです。季節の変わり目のせいか、当開発チームでは風邪をひいている人がおおくなりました。みなさまも風邪には十分にお気をつけくださいませ。前回の「トップページのロゴを変更する」では、トップページに表示する画像ファイルを保存するために [画像ライブラリ] を新規作成する手順をご紹介しました。今回はその [画像ライブラリ] についてのお話です。 [画像ライブラリ] では、例えば、建築現場の写真、商品のサンプル写真、チームイベントでの写真などを効率よく整理してチームで共有するために利用できます。実際に GroupBoard 開発チームでは、会議中のホワイトボードの内容をデジタルカメラで撮影して [画像ライブラリ] でチームメンバーに公開しています。これで、会議に参加できなかった人も、あとから討議の大まかな内容を確認することができます。 画像ライブラリの操作手順については、以下の [Microsoft Office Online] サイトで商品のサンプル写真を実例として解説されていますので、ぜひご覧ください。   ☆ デジカメで撮った写真をチームで共有する ☆今回は一歩進んだ使い方として、[プロパティの追加] をご紹介します。 写真にプロパティを追加することで、写真を希望の順番に並べたり、グループ化して表示することができます。プロパティの追加方法 (例として [商品価格] を追加します。)   1) 作成した [画像ライブラリ] を開きます。   2) 画面左側にある [操作] メニューから [設定と列の変更] をクリックします。   3) リストのカスタマイズページで、[列] セクションの [新しい列の追加] をクリックします   4) [列の追加] ページで、列の名前とタイプを決定します。必要に応じてオプションの設定をします。              列名: [商品価格]               列の種類: [通貨]        オプション: 変更なし   5) [OK] ボタンをクリックしてページを閉じます。 以上で [商品価格]…


トップページのロゴを変更する

しばらく間があいてしまいました、GB開発チームです。 今回もGroupBoardの見映えのお話です。 GroupBoardのトップページには、製品名のロゴが表示されています。なかなかシンプルでいいデザインだと思うのですが、このロゴを自分の会社のロゴに変えることはできないかというお客様からのお問い合わせが結構あります。 実はあの部分のイメージは自由に変更することが可能です。 たとえば会社のロゴや建物の写真、またはちょっとした1コマ漫画なんかも表示させておくことができます。 手順は簡単、以下のとおりです。 1)今回は、画像の保存先として GroupBoard サイト内に [画像ライブラリ] を新規作成し、その中へ画像ファイルを保存します。       [画像ライブラリ] の作成方法は、以下のとおりです。          i)   トップページの上部ナビゲーションバーで [作成] をクリックして [ページの作成] を開きます。          ii)  [画像ライブラリ] をクリックして [新しい画像ライブラリ] ページに移動します。          iii) ライブラリの名前や説明を記入し、[作成]ボタンをクリックします。          iv) 作成した画像ライブラリへ目的の画像ファイルをアップロードします。 2) トップページの右上にある [共有ページの変更] をクリックします。  ドロップダウンメニューが表示されるので、[このページのデザイン] をクリックします。  ページが [デザインモード] で表示されます。 3) タイトルが [サイトイメージ] となっている Webパーツで、タイトル右にある下向き矢印をクリックします 。    (マウスをあわせると ”Webパーツメニュー” と表示されます) 4) メニューから [共有Webパーツの変更] をクリックします。    ブラウザ右にWebパーツの設定を行うペインが表示されます。 5) ペイン内の [イメージへのリンク] で、先ほど追加した画像ファイルのURLを入力します。 6) ペイン下部の [OK] をクリックしてペインを閉じます。 7) 手順2)を再度実行して、ページを通常モードに戻します。 今回は同じサイトにある画像ファイルを表示する手順でしたが、イントラネットのほかのページやインターネット上でもURLでの参照を使用することによって画像イメージをトップページに表示させることも可能です。 注意点として画像の大きさは自動調整されませんので、オリジナルの画像を表示したい大きさにしてからアップロードしてください。…


あなたの GroupBoard は綺麗ですか?

GroupBoard の画面を、テーマという機能で、もっとステキなデザインにすることができます。テーマとは、サイトの各パーツの見た目や配色のセットをあらかじめ組み合わせて指定したものです。トップページだけではなくその他すべてのページまで統一したデザインになります。 テーマの適用は以下の手順で行えます。 1) ページ上部にあるトップ リンク バーの [サイトの設定] をクリックして、[サイトの設定] 画面で [サイトにテーマを適用] をクリックします。 2) [テーマの選択] ページで、[GroupBoardスタイル] テーマを選択して [適用] ボタンをクリックします。 3) お使いのサイトが、以下のようになります。   * 落ち着いたブルーを基調とした、控えめかつ見やすいデザイン。   * 「スケジュールと施設予約」カレンダーで、週末 (土曜日、日曜日)の色が赤くなります。   * すべてのページで、左のフレームの下部分がくびれて画面が見た目広く感じます。   * Webパーツのタイトルが丸みが出てやさしい感じになります。 なお、すべての機能を堪能するには、Internet Explorer をお使いください (IE6.0以上推奨です) 今年8月には、「GroupBoardサイトテーマ集」をリリースしました。 シーズン(四季)のテーマでサイトの模様替えをして、デスクトップに季節感を与えてみませんか。 ダウンロードは以下のURLから http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=0fdafdc7-b13b-4126-8204-89a328447806&DisplayLang=ja  私たちが自信をもってお送りするテーマをぜひ! では。   コミュニティにおけるマイクロソフト社員による発言やコメントは、マイクロソフトの正式な見解またはコメントではありません。