Anmerkungen zur Softwarebescheinigung NAV 2015

Anlässlich der Erstellung der Softwarebescheinigung für Microsoft Dynamics NAV 2015 und mit Blick auf die aktuelle Fassung der GoBD vom 14. November 2014 möchten wir an dieser Stelle auf zwei Themen hinweisen, die künftig bei Prüfungen ggf. genauer in Augenschein genommen werden.

Es geht um die Bereitstellung folgender Informationen aus Buchungen (Ziffer 94 der GoBD).

- Erfassungsdatum
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Zum Erfassungsdatum

Bei der Frage nach dem „Erfassungsdatum“ einer Buchung sei auf das „Errichtungsdatum“ einer Buchung verwiesen. Dies ist in Microsoft Dynamics NAV im „Fibujournal“ zu finden (Tabelle 45, Feld 4). Das „Errichtungsdatum“ wird bei der Buchung gespeichert und ist mit dem Systemdatum belegt.

Zur Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird üblicherweise im Debitoren bzw. Kreditoren hinterlegt.

Wenn ein Beleg oder eine Buchungsblattzeile erstellt wird, dann wird die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer - wie andere Stammdaten auch - in den Beleg bzw. in die Buchungsblattzeile übernommen und bei der Buchung dann später in die Posten übertragen und auf Belegen wie der Verkaufsrechnung entsprechend ausgegeben.

In der Finanzbuchhaltung-Einrichtung gibt es das Feld „Rech. an/Verk. an MwSt.-Berech.“ (Feld 103 in Tabelle 98). Abhängig von dieser Einstellung wird bei einem abweichenden Rechnungsempfänger entweder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des „Verk. an Deb.-Nr.“ oder des „Rechng. an Deb.-Nr.“ vorgeschlagen.

Im Standard ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in den Belegen bzw. in den Buchungsblattzeilen derzeit nicht eingeblendet.

Mit der „Zoom-Funktion“ ist es allerdings auch im Standard möglich die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vor der Buchung zu überprüfen.

Falls erforderlich und bei entsprechend vorhandener Berechtigung (Lizenz, Zugriffsrechte) kann das Feld durch Verwendung des Objektdesigners in den Belegkopf bzw. in die Buchungsblattzeile eingeblendet werden.

Dadurch kann der vorgeschlagene Wert vor einer Buchung im Beleg bzw. in der Buchungsblattzeile verändert werden, falls das erforderlich ist.

Bei der Buchung wird dann die geänderte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in die Posten übertragen.

Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Blogartikels ist die aktuelle Fassung der GoBD unter diesem Link zu finden:

Grundsätzlich ist anzumerken, dass die bloße Vorlage einer Softwarebescheinigung nicht genügt um den GoBD zu entsprechen.

Um den GoBD zu entsprechen ist immer ein Zusammenspiel der entsprechenden Funktionalität sowie der ordnungsgemäßen Einrichtung und Nutzung der Funktionalität erforderlich. Das gilt u.a. auch für die Verwendung der Lizenz, die Verwaltung der Zugangsdaten und Zugriffsberechtigungen und wichtige Systemeinstellungen. Dazu gehören unter Umständen auch manuelle Umbuchungen.

Mit freundlichen Grüßen

Das Microsoft Dynamics NAV Team