Office 365 unterstützt bei der Kommunikation und hilft Kosten sparen


Die ESO Education Group ist mit über 100 Mitgliedseinrichtungen und mehr als 1.000 Bildungs- und Integrationskonzepten einer der größten Zusammenschlüsse privater Bildungsträger in Deutschland. Das Portfolio umfasst Kindergärten, Berufsfachschulen, Fachoberschulen bis hin zu renommierten Hochschulen. Deshalb wurde nach einer standortübergreifenden E-Mail-Infrastruktur gesucht.

In dieser Situation beschloss das IT-Team, die E-Mail-Landschaft zu konsolidieren und einen zentralisierten gehosteten Exchange Server einzurichten. Allerdings hätte das eine Investition zwischen 500.000 und 1 Million Euro erfordert. „Als wir dann Office 365 geprüft haben, war schnell klar: Das ist die Lösung für uns“, erklärt Gunnar Bölke, verantwortlich für die Kommunikationsinfrastruktur der zentralen IT. Office 365 bietet mit Exchange Online eine leistungsstarke E-Mail-Lösung mit hoher Verfügbarkeit und ist als Cloud-Lösung von überall aus abrufbar. „Diese Kommunikationsplattform können wir deutschlandweit für alle Einrichtungen und Studierenden einsetzen“, erörtert Bölke. „Zudem müssen wir Office 365 nicht selbst bereitstellen und erhalten als Bildungsorganisation den Einstiegsplan Office 365 für Bildungseinrichtungen mit allen Basisdiensten kostenfrei. Das erspart uns auf Dauer einen hohen sechsstelligen Betrag.“

Darüber hinaus bietet Office 365 Teamräume sowie Werkzeuge für Datentausch, Videokonferenzen und Instant Messaging – was der ESO Education Group interessante Optionen für die Zukunft eröffnet. Und als Bildungsorganisation erhalten sowohl Mitarbeiter als auch Schüler und Studenten noch Office 365 Pro Plus für die Nutzung auf Windows, Apple iOS und Android ohne Mehrkosten dazu.

Vor der Einführung wurden selbstverständlich noch Datenschutz und Datensicherheit geprüft. Bei Microsoft liegen die Daten redundant in zwei europäischen Rechenzentren, die nach ISO 27001 und dem neuen Standard ISO 27018 für den Schutz von personenbezogenen Daten in der Cloud zertifiziert sind. „Zudem hat sich Office 365 an die Anforderungen der EU-Datenschutzrichtlinie gebunden, integriert Auftragsdatenverarbeitung und EU-Standardvertragsgrundlagen (EU Model Clauses)“, ergänzt Bölke. Damit waren die Vorgaben der ESO Education Group erfüllt. So wurde beschlossen, auf Office 365 für Bildungseinrichtungen zu wechseln.

Mobiles Arbeiten wesentlich erleichtert – Office 365 hat auch die mobile Nutzung stark vereinfacht: Die Kollegen tragen Termine ein und können sie nun auf ihren mobilen Endgeräten abgleichen. „Exchange Online bezieht alle mobilen Geräte vom Windows Phone bis hin zum iPhone ein“, berichtet Bölke. „Sobald jemand einen Termin verschiebt, wird dieser über alle Einrichtungen hinweg synchronisiert.“ Intensiv genutzt wird bereits Skype for Business. Viele chatten darüber und einige Einrichtungen führen damit Videokonferenzen durch. „Office 365 stellt viele interessante Werkzeuge für die Kommunikation bereit“, so Bölke. „Wir werden künftig sicher mehr davon nutzen.“

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