¿Menores costos o mayores beneficios?


¿Qué entiende usted por costo y que por valor? En términos financieros, el costo se puede entender por lo que una empresa tiene que pagar por tener o mantener algún bien mueble o inmueble, producir un bien o simplemente entregar un servicio. El valor representa el beneficio obtenido por la posesión del bien, la producción del bien o entrega del servicio.


 


En estos términos, el software representa un bien que tiene un costo y del cual se obtiene un valor o beneficio para la empresa, visto de otra forma, hoy es simplemente un costo innecesario para las empresas.


 


He platicado con varios directores y gerentes de sistemas al igual que con directores generales y directores financieros y he percibido claramente en ellos un objetivo común: “si tengo que reducir costos y no veo un valor claro en la tecnología, es el primer lugar en el cual recortaré gastos, o simplemente no gastare en nuevas versiones”. Esto nos lleva inmediatamente a pensar que los proveedores de tecnología no hemos sabido transmitir el valor que nuestros productos y servicios pueden generar en los negocios de nuestros clientes.


 


¿Cómo puedo crear valor para mi empresa con el uso de tecnología? Esta es una pregunta frecuente que me han realizado muchos de nuestros clientes y creo firmemente en que hay que conocer el negocio principal de las empresas para poder dar una afirmación concreta y correcta, sin embargo para este artículo trataré un par de temas que pueden sonar familiares en muchas empresas.


 


Para crear valor en una empresa, regresando al aspecto financiero, se traduce de forma simplista en dos grandes factores:


1)      reducir costos operativos o gastos administrativos (palabras importantes para cualquier contador o financiero)


2)      aumentar las ventas de la empresa (o tener los elementos para poder vender más sin incrementar en lo absoluto la fuerza de ventas o la infraestructura actual)


 


El primer ejemplo que me gustaría exponer es el caso del procesamiento de gastos por viajes (o viáticos). He conocido empresas que tardan un promedio de 30 o 40 días en realizar un reembolso de viáticos una vez iniciado el proceso. Pero no solo eso, si no que los empleados utilizan entre 3 y 4 horas después de realizar un viaje para poder presentar el reporte de gastos para solicitar el reembolso, y después sucede un efecto domino para los jefes de esas personas, los directores y/o personal administrativo, que si contabilizamos las horas/hombre que consume el realizar un reembolso de gastos y lo multiplicamos por el monto promedio de costo/hora-hombre, casi seguro se justifica la inversión en un proyecto de automatización de el “simple” proceso de reembolso de viáticos.


 


Con este ejemplo, imaginemos lo que puede suceder con otros procesos más propios de un negocio, por ejemplo, una comercializadora, donde normalmente el hecho de comprar y vender resulta ser el objeto social de muchas empresas en México. Evidentemente es claro que no solo se trata de una transacción simple, se debe comprar barato, agregar valor al producto o servicio y vender con una “prima” o ganancia. Si todas las empresas hicieran lo mismo, ¿Cuál sería el diferenciador? Pues simple, quien da un mayor valor y ofrece un mejor precio. Y ahora bien, ¿Quién obtiene mayores beneficios? esta respuesta puede no ser tan simple como el que gana más por comprar o vender, ya que existen gastos propios de la transacción que impiden que la ganancia sea la diferencia del precio de venta menos el precio de compra. Hay costos por manejo de inventarios, velocidad de rotación de inventarios, etc. Imagine que usted no es el que más vende, pero sí el que vende con un menor costo de transacción, más rápido y con mejor servicio.


 


BUENO, y ¿a que viene todo esto?. Simple, la tecnología nos puede ayudar a que los costos mencionados sean más bajos o simplemente ayudan ofreciendo la información importante y relevante, en tiempo y forma, de manera que el responsable de tomar una decisión importante para el negocio tenga los elementos necesarios y suficientes para tomar LA MEJOR DECISION.


 


¿Cómo tomar la mejor decisión para un proyecto de tecnología? Fácil. El proyecto que ofrezca el mayor beneficio para el negocio es el que debo ejecutar primero; aun cuando puede ser necesario implementar cierta infraestructura inicial para que el proyecto principal pueda llevarse acabo, y cuando ese proyecto no sea el “más barato” que tengo para realizar.


 


Un estudio realizado a 150 empresas de mediano tamaño elaborado recientemente en México, concluye que sólo el 25% de los encuestados cuenta con los elementos necesarios para poder medir el impacto de la tecnología en su negocio. ¿Imagine el porcentaje de los que evalúan si efectivamente el proyecto entregó los beneficios o reducciones de costo esperados?.


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