[ Checklist Licensing ] 8 façons simples de se prémunir contre un audit


Lorsqu’ils signent un contrat SPLA, les partenaires acceptent de participer à n’importe quel moment aux audits Microsoft qui sont menés par des auditeurs indépendants, durant la durée du contrat (3 ans).

Certains fournisseurs de services (Services Providers) se retrouvent audités et non « compliant », non par malhonnêteté, mais par manque d’information. Pour vous éviter des sueurs froides inutiles, voici quelques « best practices » à garder en tête.

1- Si vous exécuter un logiciel Microsoft pour les besoins de votre offre hébergée, quel qu’il soit, vous devez OBLIGATOIREMENT avoir des licences pour Windows Server. Tout logiciel Microsoft a besoin de reposer sur un système d’exploitation (OS) Windows.

2- Si vous utilisez SharePoint, vous devez acquérir les licences pour SharePoint mais aussi pour SQL Server et… Windows Server (cf le point 1)

3- Le fait d’installer de l’Office sur un serveur, nécessite forcément des licences Remote Desktop (RDS). Vous devez avoir le même nombre de licences Office que de licences RDS.

4- Plus généralement, si vous proposez des applications de bureautiques, que ce soit les vôtres ou celles d’un partenaire tiers, vous devez acquérir des licences RDS

5- Si vous faites de la « Licence Mobility » et que des clients ont amené leurs propres licences dans votre environnement, vous devez héberger ces licences dans un environnement physique dédié.

6- Si vous reportez un usage de « licences utilisateurs » (appelées « SAL » pour Subscriber Access License) vous devez acquérir une licence pour chaque utilisateur qui accède au service.

7- Le fait de reporter 0 durant plusieurs mois d’affilés est suspect. D’ailleurs, Microsoft se réserve le droit de clore un contrat en cas de déclaratif mensuel égal à 0 ou inférieur à 100$ durant 6 mois consécutifs.

8- Licences SPLA à usage interne. C’est admis, Si et Seulement Si, vous utilisez l’équivalent de 50% des licences acquises pour le fonctionnement interne de votre entreprise. A titre d’exemple, si vous hébergez 10 licences Exchange pour votre offre commerciale, vous pouvez alors utiliser 5 licences Exchange pour vos employés. Attention, ces 5 licences supplémentaires ne sont pas gratuites. Vous devrez reporter tous les mois 15 licences Exchange (10+5). Mais cela peut représenter une opportunité d’économie par rapport à votre contrat de licence en volume.

Afin d’être certain de ne pas oublier de licences ou de ne pas se tromper, posez-vous une question toute simple : « Si je retire ce produit de mon offre hébergée, est-ce qu’elle fonctionnera de la même façon ? ». Si la réponse est « non », alors vous devez licencier ce produit !

Enfin, le SPUR (Service Provider Use Rights) est LA référence en matière de SPLA et de ce qu’il est permis de faire ou non. A la moindre question, au moindre doute, il faut vous y référer : http://spur.microsoft.com/products.aspx

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