AX 2012 - No se puede realizar la comprobación presupuestaria. El periodo fiscal con la fecha contable no está en un periodo fiscal abierto.

Considere el siguiente escenario de negocio, en donde se tiene el Control de presupuesto activo, y durante alguno de los pasos del ciclo de adquisición de bienes y servicios, se obtiene el siguiente mensaje del sistema: “No se puede realizar la comprobación presupuestaria. El periodo fiscal con la fecha contable no está en un periodo fiscal abierto”. [Ver Imagen 1]

Imagen 1 - No se puede realizar la comprobación presupuestaria

En esta publicación analizaremos la razón del mensaje, así como las alternativas que existen en el sistema para poder realizar la adquisición evitando la presencia de ese mensaje.

El mensaje se presenta cuando los siguientes factores están presentes:

a. Se tiene el Control de presupuesto activo

b. Se ha registrado una Requisición de compra o una Orden de compra

c. El periodo contable en el cual se registró la Requisición de compra o la Orden de compra, generalmente por cuestiones relacionadas al cierre de mes, está en Estatus ‘En espera’, o bien, el ‘Nivel de acceso a módulo’ restringe el acceso al usuario que realiza la adquisición al Módulo de Contabilidad en ese periodo. [Ver Imagen 2]

Imagen 2 – Calendario contable

Considerando el escenario anterior, el mensaje “No se puede realizar la comprobación presupuestaria. El periodo fiscal con la fecha contable no está en un periodo fiscal abierto” se debe a que la validación del presupuesto se realiza considerando los siguientes aspectos:

1. La fecha de validación utilizada es la ‘Fecha contable’ de la Requisición de compra o de la Orden de compra [Ver Imagen 3], la cual puede ser heredada desde la misma Requisición de compra.

Imagen 3 – Fecha contable

2. En cuanto a los Periodos contables, si el periodo contable en el cual se generó la Requisición de compra o la Orden de compra tiene estatus ‘En espera’, dado que la ‘Fecha contable’ se encuentra en ese periodo, el sistema entregará el mensaje arriba citado. Por otro lado, si el periodo permanece con estatus ‘Abierto’, y el control al cierre de mes se decide realizar por la opción de ‘Nivel de acceso a módulo’, como la validación del presupuesto se realiza mediante el módulo de Contabilidad, se presentará el mensaje.

Dado lo anterior, existen las siguientes opciones para poder continuar con el proceso de compra:

i. Dejar el periodo contable con estatus ‘Abierto’, hasta que se termine el ciclo de compra.

ii. Dejar el periodo contable con estatus ‘Abierto’ e incluir en un Grupo de usuarios a quienes realicen estas operaciones, dentro del módulo de Contabilidad, utilizando la opción de ‘Nivel de acceso a módulo’.

iii. Modificar el valor de la ‘Fecha contable’ a un periodo contable abierto, ya sea en la Requisición de compra o en la Orden de compra, dependiendo el momento del proceso de adquisición en el que se presente el evento.

En las siguientes ligas se presenta información relacionada con el procedimiento de validación de presupuesto.

https://technet.microsoft.com/es-es/library/hh209152.aspx

Fecha contable. La fecha de contabilidad se usa para registrar el asiento contable en la contabilidad general y para validar si los fondos presupuestarios están disponibles.

https://technet.microsoft.com/es-es/library/aa570189.aspx

Fecha contable. Especificar o ver la fecha que determina el período cuando se realiza la validación del presupuesto y las transacciones registradas en el diario en la contabilidad general.

https://technet.microsoft.com/es-es/library/hh242700.aspx

En la ficha desplegable General (de la orden de compra) , compruebe la fecha de contabilidad. La fecha de cuenta determina el período fiscal para la comprobación presupuestaria. La fecha actual es la predeterminada, pero se puede modificar.

Para B