How to create a User Registration Form using PowerApps, Flow & SharePoint Lists

  • Article

For creating Form, we need to use Microsoft PowerApps, Microsoft Flow, SharePoint Online and follow this algorithm of proceeding: 

  1. Create a list in a SharePoint online site to capture the user’s details 
  2. Open and create a PowerApps App using the SharePoint list Menu 
  3. Design a form using PowerApps designer and bind data with controls and then save the data back to SharePoint Online list 
  4. Open and create a Microsoft Flow to send email on item creation using SharePoint List 
  5. Check the PowerApps functionality and configure an email to be sent from Microsoft Flow 

Let’s go over it in details. 

  1. Create a new list of SharePoint Online site containing the required columns to capture the relevant User Registration details. 

2. Browse the SharePoint List, click on the ‘PowerApps menu’ and then click on ‘Create an app’ menu.

3. Provide a ‘Name’ for an app and click on ‘Create’ button to continue.

4. The app is created.

5. Open PowerApps designer, click on ‘New screen’ to create a User Registration form.

6. Add TextBox’s, TextInput’s and Camera controls.

7 .Setup following formulas and properties for controls: 

TextInput 

  • SetReset property to Button1_1.Pressed 
  • SetPhotoDateTime to get System date time 

Camera 

  • Set the camera control to use the formula below which will capture the image and clear the collection. Update the date time. 

ClearCollect(CameraImage, Camera1.Photo); UpdateContext({PhotoDateTime: Now()}) 

  • Addthis formula into the Save button to capture entered data in SharePoint List 

Patch(UserRegistration, Defaults(UserRegistration), {Title:”New”,First_x0020_Name : TextInput1_6.Text,Last_x0020_Name:TextInput1_1.Text,Age:TextInput1_2.Text,Email:TextInput1_3.Text,MobileNo:TextInput1_7.Text,Address:TextInput1_5.Text,PictureDate:TextInput1.Text, Imagedata: First(CameraImage).Url});Navigate(Screen2, None)

8. Run an app and insert the data in SharePoint list.

9. Add a new screen to display captured data in list grid view. 

 Use below formula to get the total count of the users: 

“Total Registered Users : ” & CountRows(UserRegistration) 

Use below formula to Add ( ) new screen: 

Navigate(Screen1, None)  

Use below formula to refresh data on screen: 

Refresh(UserRegistration)  

To delete: 

Remove(UserRegistration, ThisItem)  

To Back: 

Back()  

10. Save the app and go to the App settings to setup following: 

  • Icon
  • Backgroundcolor 
  • ScreenSize and orientation 

11. Click on Share and setup following: 

Details – you check details of your app. 

Share – you can share the created app within Organization. 

Versions – by clicking on this tab, you can check and delete versions of your app. 

Settings – you set an appropriate category for your app. You can use a maximum of 2 categories. 

Note: You can’t share PowerApps outside your Organization/Office 365. 

 Create a Flowtosendanemailnotificationwhen a newpersonregisters  

  1. Goto SharePoint list and click on ‘Flow’ menu.

  1. Click on ‘Create a flow’ and select ‘Send a customized email when a new SharePoint list item is added’ flow from the following screen. 

3. Click on ‘Continue’ button to proceed.

4. Add and edit details for flow. Click on ‘Create flow’ button to continue.

5. TestFlow by creating a new item for the SharePoint list. 

6. Create a list item and check Inbox for the notification email.

7. Install this app on Windows, iOS and Android mobile device to test the functionality.