Fluxos de Trabalho não são disparados automaticamente

O Microsoft Dynamics CRM 4.0 possui uma nova ferramenta de automação de Fluxos de Trabalho. Entre as novidades para os Fluxos de Trabalho, podemos citar a intuitiva interface gráfica, desenvolvimento através do Visual Studio de passos e utilização do Windows Workflow Foundations. Tantos recursos novos que algumas vezes quando devemos adaptá-los a ambientes muitas vezes complexos, o resultado pode não ser o esperado e os Fluxos de Trabalho não funcionarem adequadamente.

Para isto, verificaremos uma situação que ocorre, caso não haja uma combinação entre a configuração da Organização e a criação do Fluxo de Trabalho.

Problema:

O Fluxo de Trabalho não é disparado quando esperado.

Ambiente:

Um Fluxo de Trabalho é disparado após a criação de uma Carta, atualizando o campo texto desta.

Este Fluxo foi criado por um usuário pertencente à uma Unidade de Negócio filha (BU1).
Porém, este Fluxo de Trabalho deveria ser disparado automaticamente para ações efetuadas por usuários pertencentes à Unidade de Negócio (BU2).

Caso um usuário da Unidade de Negócio BU2 criar uma Carta, este Fluxo não realizará a atividade esperada.
Nota-se em Trabalhos do Sistema que um Workflow Expansion Task é criado, porém a instância do Fluxo de Trabalho responsável pela atualização da Carta, não é criada.

O Escopo definido para este Fluxo de Trabalho está configurado como Usuário.
Isto significa que somente Cartas pertencentes ao Usuário que criou o Fluxo de Trabalho serão atualizadas por este fluxo.
Então, caso uma Carta seja criada pelo usuário que criou este Fluxo de Trabalho, a instância responsável pela execução do fluxo será criada.

Para disponibilizarmos este Fluxo de Trabalho aos outros usuários do Microsoft Dynamics CRM, devemos entender cada opção disponível em Escopo:

Usuário – O Fluxo será disparado somente aos registros pertencentes pelo criador do próprio Fluxo de Trabalho.

Unidade de Negócios – O Fluxo será disparado somente aos registros pertencentes a usuários da mesma Unidade de Negócio do criador do próprio Fluxo de Trabalho.

Divisões Primárias: Secundárias –O Fluxo será disparado somente aos registros pertencentes a usuários da mesma Unidade de Negócio do criador do próprio Fluxo de Trabalho ou usuários da unidade “Pai” superior.

Organização – O Fluxo será disparado para todos os registros da Organização

Conclusão:

A definição do escopo de um Fluxo de Trabalho implica o envolvimento da estrutra organizacional do CRM e também, dos direitos de acesso do usuário proprietário dos registros envolvidos no Fluxo. O escopo de um Fluxo de Trabalho é somente um dos fatores de segurança presentes no Microsoft Dynamics CRM 4.0.

Rodrigo Cristelli Lugarinho