Microsoft Dynamics CRM Synkronisering
Informasjonen i dette inlegget gjelder Update Rollup 7 eller nyere av Microsoft Dynamics CRM.
Microsoft Dynamics CRM for Outlook synkroniserer data på to forskjellige måter:
- Outlook synkronisering: Synkronisering av kontakter, oppgaver, avtaler og e-post mellom Outlook og CRM (både Online og Offline versjonen).
- Online/Offline synkronisering: Synkronisering av CRM data mellom den lokale SQL Express databasen og CRM serveren (bare i Offline versjonen av Dynamics CRM for Outlook).
Det er lett å blande sammen disse to; noe som fort fører til misforståelser når man diskuterer funksjonalitet. Derfor forsøker jeg meg på litt oppklaring her:
Outlook synkronisering:
Hvis man ønsker å bruke Dynamics CRM integrert med Outlook, installerer man Outlook-klienten, enten i en Online eller en Offline utgave. Uansett hvilken av disse versjonene man velger så trenger man å synkronisere data mellom Outlook og CRM fordi begge løsningene jo må holde rede på felles informasjon: e-post fra kunder, avtaler med kunder eller kontaktinformasjon til kunder. Dette løses ved en integrert synkroniseringsprosess som kjøres på klienten. Når du sporer et element fra Outlook i CRM, så kopieres jo elementet over til CRM. Dermed eksisterer to kopier, en i hvert system. Når du oppdaterer noe på den ene siden, vil endringen synkroniseres til den andre. Alle endringene som en bruker gjør i Outlook på et element som er sporet i CRM vil logges i en egen tabell. Det finnes også en tabell som mapper IDer til de elementer som skal synkroniseres. Legg merke til at teknologien for dette er basert på en “MAPI change notification”, noe som gjør at endringer vil synkroniseres selv om de skjer uten at Outlook CRM add-in’en kjører. Dette gjør at endringer som gjøres i Outlook Web Access også synkroniseres til CRM. Synkroniseringen støtter “fletting” av data hvis et element er oppdatert både i Outlook og i CRM. Dette skjer på feltnivå, slik at hvis én bruker har oppdatert telefonnummeret på en kontaktperson i Outlook og en annen har oppdatert adressen på kontaktpersonen på CRM Serveren, så vil data synkroniseres riktig til alle steder. Hvis samme feltet er oppdatert på begge sider, så vinner den nyeste versjonen.
Forskjellen på “primary client” og “secondary client”? Når synkroniseres hva? Er det noen felter som ikke synkroniseres? Hvordan håndteres slettinger? Disse spørsmålene – og mange andre – får du svar på i dette nye white paper’et:
Outlook Synchronization in Microsoft Dynamics CRM.
Online/Offline synkronisering:
Hvis man skal kunne bruke CRM uten tilknytning til nettverk, installerer man Dynamics CRM for Outlook Offline versjonen. Denne utgaven inkluderer en lokal SQL Server Express database som aksesseres av en lokal web-server (Cassini, del av .NET). Den lokale web serveren sørger for at CRM funksjonaliteten er tilgjengelig i Outlook selv om man ikke er på nett.
I dette scenariet er det en GoOnline og GoOffline prosess som sørger for å synkronisere; ikke bare alle data, men også data-modellen og endringer i customizing.
Det finnes mye detaljert informasjon tilgjemgelig om Online/Offline synkronisering i et eget white paper:
Offline and Online Synchronization in Microsoft Dynamics CRM.
_Jorulf_