Seguir y dejar de seguir registros en CRM

Con la inclusión de los Activity Feeds en la última actualización de CRM, se ha introducido el nuevo concepto de “seguir” registros. Cuando sigues un registro, verás todas las actualizaciones relacionadas con el contacto en tu Muro Personal.

En este post veremos las distintas maneras de seguir un registro en CRM, es necesario recordar que para seguir un registro de una entidad es necesario que esté activado el seguimiento para esa entidad en particular.

Seguir un registro desde el formulario del registro

Una vez que la entidad ha sido habilitada para los Activity Feeds, verás que puedes seguir cualquier registro de esa entidad desde el propio formulario.

Después de haber abierto el registro, abre la pestaña Muro del registro donde podrás encontrar un botón de “seguir”, para seguir el registro tan solo has de pulsar en el botón.

Verás que después de pulsar el botón el texto del botón cambiará, para ahora dejar de seguir el registro.

Seguir registros en masa desde el grid de la entidad o una búsqueda avanzada

Si quieres seguir más de un registro, puedes hacer un seguimiento en masa desde el grid de la entidad, selecciona los registros que quieres seguir, y después pulsa en el botón seguir que hay en el ribbon.

Verás que aparece un diálogo donde deberás de confirmar si efectivamente quieres seguir a estos registros o cancelar la operación.

Otra manera de seguir registros en masa es desde a través de la búsqueda avanzada, una vez veas los resultados de la búsqueda podrás seleccionar los registros que quieras seguir y después pulsar el botón del ribbon para seguir a los registros.

Dejar de seguir registros desde la vista de “Registros que estas siguiendo”

En tu muro personal como en el Muro del Registro de tu usuario, hay un panel en la parte derecha con la información de quién te sigue y qué registros sigues tú. Existe un enlace que te enseña el número total de registros que sigues actualmente. Si pulsas sobre ese enlace se abrirá una nueva ventana con todos los registros a los que sigues.

Desde esta vista podrás seleccionar los registros que quieres dejar de seguir y pulsar en el botón de dejar de seguir.

Seguir una entidad automáticamente vía Workflow

En este ejemplo crearemos un workflow con el cuál seguirás, automáticamente a todos los nuevos registros que se creen de la entidad cuenta. Te asegurarás de que todas las nuevas cuentas que se creen, las sigas automáticamente.

Dirígete a la configuración > Procesos > Nuevo, para crear un nuevo workflow.

Introduce un nombre, selecciona en entidad “Cuenta” y en la categoría selecciona “Workflow”.

En iniciar cuando selecciona cuando se cree un registro, añade ahora un nuevo paso que cree un seguimiento y pulsa en propiedades.

En las propiedades, tendrás que definir el propietario del seguimiento cada vez que se cree un registro del tipo cuenta.

Como en este caso queremos ser nosotros mismos el propietario, mediante el lookup buscaremos nuestro propio usuario.

Una vez hecho esto cada vez que se cree una cuenta, la seguirás de manera automática. Ahora podrás personalizar el workflow para que se ajuste a tus necesidades.

Quiero recordar que estas no son las únicas maneras de seguir un registro, pero si las más comunes.

¡Feliz Seguimiento!

Andres Alvarez Skinner
Ingeniero de Soporte Microsoft Dynamics CRM