Dynamics CRM 2015 Outlook 同期に関するホワイトペーパー その 1


みなさん、こんにちは。

Dynamics CRM for Outlook (以下、Outlook クライアント) の同期に関するホワイトペーパーが
公開されました。 今回から 3 回に分けて紹介して行きます。

Microsoft Dynamics CRM: How it works documentation:
http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=48718

概要

このホワイトペーパーは、主に Dynamics CRM とOutlook クライアントが同期した場合、
CRM データベース、Outlook クライアントの Offline 用データベースと Exchange Server や
POP3 サーバーの間でどのような同期処理が行われているか記載されています。

- Outlook 同期の概要
- シナリオと同期ルール
- Dynamics CRM 2013 / 2015 における同期

今回は、概要とシナリオ、同期ルールからクライアントの種類について紹介します。

Outlook 同期の概要

Outlook クライアントの同期を知るうえで知っておくべき要素が 3 つあります。

- 同期される情報
   Outlook フォルダーに CRM 上の取引先担当者、タスク、予定、電子メールを同期することが出来る。
- サーバー側同期で同期
   Dynamics CRM 2013 から提供されたサーバー側同期を利用することで、CRM サーバーのみで
   メールシステムと連携することができる。
- オンライン、オフライン同期が可能
   オフライン同期は、CRM から Outlook クライアントへのデータの複製を管理する。
   オンライン同期は、Outlook クライアントが再接続した際に、Outlook クライアントで変更した
   データの複製を管理する。

シナリオと同期ルール

Outlook クライアントでは、ユーザーが明示的に同期を実行する手動同期と、
バックグラウンドで定期的に実行される自動同期があります。

クライアントの種類

Outlook クライアントは、複数台で利用している場合、1 台のコンピューターが
プライマリとして設定され、それ以外はセカンダリとみなされます。

プライマリクライアント

プライマリクライアントとなるコンピューターは以下通りです。

1. 1 台で利用している場合、Outlook クライアントが実行されているコンピューター
2. 2 台以上で利用している場合、最初に Outlook クライアントを展開したコンピューター
3. 2 台以上で利用している場合、明示的に同期クライアントとして設定したコンピューター

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代理人

CRM​​ の他のユーザーが代わりに電子メールを送信できるようにしている場合、代理人により
変更された操作は、すぐに CRM に同期されずプライマリクライアントを経由して同期されます。
具体的には、代理人の Outlook で変更した操作は、メールシステムへ反映されます。
その後、メールシステムよりプライマリクライアントへその変更が
反映され、プライマリクライアントの同期により CRM へ反映されます。

すでに追跡されているアイテムを変更した場合

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新たにアイテムを追跡した場合

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- プライマリクライアントがオフラインの場合、プライマリクライアントがオンラインになり
   次の同期が実行されたタイミングで CRM に反映される
- 潜在顧客、取引先企業、活動、カスタムエンティティを Outlook の連絡先やタスクにマッピングした
  シナリオはサポートされない
- 誰かに代わりアイテムを追跡した場合、代理人は CRM ユーザーであり、かつ同期を設定する必要がある

セカンダリクライアント

すでに追跡されているアイテムを変更の場合

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- セカンダリクライアントでは、新たにアイテムを追跡できない

- プライマリクライアントがオフラインの場合、プライマリクライアントがオンラインになり
   次の同期が実行されたタイミングで CRM に反映される
- 潜在顧客、取引先企業、活動、カスタムエンティティを Outlook の連絡先やタスクにマッピングした
  シナリオはサポートされない

まとめ

今回は、Outlook クライアントの同期の概要、シナリオ、クライアントの種類について紹介しました。
次回は、予定、タスク、電子メールのそれぞれにおける同期ルールと Outlook クライアント側の
ベストプラクティスについて紹介します。

- プレミアフィールドエンジニアリング 河野 高也

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