Dynamics CRM 2015 Online Update 1: Exchange フォルダーレベルの追跡機能


みなさん、こんにちは。

今回は Dynamics CRM Online 2015 Update 1 で提供される新機能から
Exchange のフォルダーレベル追跡を紹介します。

概要

これまで新規に受信した電子メールを任意の Dynamics CRM レコード
に追跡するには、Outlook アドインが必須でした。

今回のリリースでは新たに、Exchange 上の受信フォルダ配下に作成
したサブフォルダに置かれた電子メールを、特定の Dynamics CRM
レコードに関連づけて追跡する方法が提供されます。

設定方法

システムの設定

こちらの機能は既定で無効となっているため、以下の手順に沿って
組織単位で機能を有効にする必要があります。

1. ブラウザで Dynamics CRM Online に接続します。

2. 設定 | 管理 | システムの設定を開きます。

3. 電子メールタブを開きます。

4. 電子メール処理の構成として、「サーバー側同期」が指定されて
いることを確認します。

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5. 「フォルダーレベルの追跡と電子メールの関連付け構成」にて
「Exchange フォルダーに対するフォルダーレベルの追跡を使用」に
チェックを付けます。

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6. OK をクリックして設定を保存します。

メールボックスの構成

次に、各メールボックスでサーバー側同期が利用できるように
設定を確認します。詳細は以下の記事をご覧ください。
※以下の記事は設置版についての記事ですが、基本的な構成は
同じ手順で行えます。

http://blogs.msdn.com/b/crmjapan/archive/2013/12/09/dynamics-crm-2013-server-side-sync-2.aspx

受信トレイのサブフォルダ作成

次に各ユーザーごとの設定を説明します。まずは Exchange
受信トレイのサブフォルダ作成です。

1. 以下のアドレスで Exchange Online にブラウザより接続します。

https://outlook.office365.com/owa

2. ブラウザ版の Outlook 画面が開いたら、画面左側のメニューで
フォルターの下にある「その他」リンクをクリックします。

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3. ユーザー | 受信トレイ配下にサブフォルダーを作成します。

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4. 今回は CRMSync と CRMSync2 フォルダを作りました。

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個人設定の変更

1. ブラウザで Microsoft Dynamics CRM Online に接続します。

2. 画面右上の設定アイコンよりオプションを選択します。

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3. 電子メールタブをクリックします。

4. フォルダー追跡ルールの構成リンクをクリックします。

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5. 「新しいフォルダーのマッピング」をクリックします。

6. 左側の作成したフォルダ、右側に関連付けるレコードを指定します。

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7. 「保存」ボタンをクリックして画面を閉じます。

動作確認

最後に動作確認です。

1. Exchange Online のメールアドレス宛にメールを送信します。

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2. それぞれのメールを CRMSync と CRMSync2 サブフォルダに
振り分けます。

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3. Dynamics CRM のレコードで関連が設定されていることを確認します。

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まとめ

Outlook アドインに比べると、Dynamics CRM レコードごとにサブ
フォルダを作成する必要がありますが、アドインが不要であるため
手軽に利用できます。サブフォルダへの振り分けは、振り分け用の
ルールで自動化することもできますので、是非お試しください!

- 中村 憲一郎

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